Organigrama de una empresa: concepto, para qué sirve, tipos, ejemplos
¿Qué es el organigrama de una empresa?
El organigrama de una empresa es un diagrama que refleja de forma gráfica la estructura organizacional de una compañía, especificando las responsabilidades, los roles y las relaciones existentes entre las personas que trabajan dentro de la corporación.
Representan ampliamente a una empresa en toda su magnitud o profundizan en una unidad o departamento específico. Se compone de recuadros que contienen cargos o nombres, conectados con líneas para indicar sus relaciones. Puede ser muy simple o muy amplio, según la magnitud de lo que se quiera representar.
También se conoce como diagrama de jerarquía, ya que puede mostrar las líneas de reporte dentro de una empresa. Algunas organizaciones van un paso más allá al agregar fotos de sus miembros o imágenes para representar los diferentes departamentos.
En ocasiones el organigrama reproduce la clara organización de una empresa. Otras veces reproduce la rigidez de los sistemas jerárquicos de arriba hacia abajo.
El organigrama como herramienta empresarial
Las empresas siempre andan buscando formas de enseñar su estructura, combinando los componentes clásicos que hacen útiles a los organigramas con nuevas ideas que comuniquen mejor el estilo o la cultura de la organización.
Muchas veces, las compañías prescinden de sus organigramas para después hacerlos resurgir cuando necesitan una consulta sobre su estructura y organización.
El organigrama de una empresa conecta a las personas en función de una jerarquía. Por esta razón, se ha mantenido increíblemente resistente a lo largo de los años. Esta herramienta no se puede reemplazar, porque resuelve una importante necesidad para una empresa.
¿Para qué sirve el organigrama?
Es sumamente útil cuando una empresa considera cambiar su equipo gerencial o reestructurar a su personal. Además, permite a los empleados ver de manera transparente cómo encajan sus roles en la estructura general de la empresa.
Incorporación de nuevas contrataciones
Cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, este puede verse con la dificultad de poder integrarse de manera rápida por desconocer quién es quien en los distintos departamentos. Ello le puede generar confusión y errar a la hora de dirigirse con la persona adecuada.
El organigrama de la empresa muestra a los nuevos empleados cómo encajan en la organización al momento en que se incorporan. Usándolo podrán aprender rápidamente quién es quién, quién hace qué, quién trabaja dónde y a quién necesitan conocer.
Involucrar a empleados remotos
Más empresas están permitiendo que los empleados trabajen de forma remota. Es posible que estos asalariados rara vez entren en la oficina corporativa, lo que dificulta que se sientan parte del equipo. Puede ser un reto para las empresas ayudarlos a conectarse con sus compañeros de trabajo.
El organigrama es una de las formas en que las compañías pueden reunir un equipo virtual. Como cada empleado tiene información detallada de los compañeros de trabajo, podrá encontrar rápidamente a quien necesite y conectarse con ellos.
Incrementar la productividad
Los empleados pasan todos los días horas buscando personas e información. Esto tiene un impacto significativo en la productividad y eficiencia.
El organigrama sirve para que cualquier persona pueda ubicar a quien se requiera, incluso si no se tiene muy claro de a quién se está buscando.
Encontrar oportunidades de crecimiento profesional
El organigrama sirve para descubrir ciertas destrezas que posiblemente no se hallen en el personal del departamento propio. Así, el grupo de talentos se expande, dando a los empleados la flexibilidad de usar sus talentos y habilidades en todos los departamentos y en toda la empresa.
Las empresas deben establecer vías para el crecimiento profesional y así ofrecer a los empleados algo a lo que puedan aspirar.
Tipos de organigrama
Organigrama jerárquico
Este es el modelo más común de organigrama. Ubica a las personas de más alto rango en la parte superior y debajo de ellos a las personas de menor rango.
Esto brinda gran claridad a las empresas que operan con una jerarquía y necesitan una cadena de mando clara para poder actuar rápidamente.
Los empleados se agrupan de tal manera que cada uno tenga un supervisor claro. Esta agrupación se realiza en función de algunos factores:
- Función: la agrupación de los empleados viene dada de acuerdo la función que brindan. Por ejemplo, grupos de recursos humanos, técnicos, financieros y administrativos.
- Geografía: la agrupación de los empleados se da según el área geográfica donde trabajan en el país. Si se trata de una empresa globalizada, la agrupación podría realizarse por países.
- Producto: si una empresa produce varios productos u ofrece diferentes servicios, los empleados se podrán agrupar según el producto o servicio.
Organigrama plano
Para evitar la impresión que da un organigrama jerárquico de arriba hacia abajo, algunas empresas cambian literalmente el diagrama para ponerlo horizontal.
Al darle un giro a un organigrama jerárquico se transforma en un organigrama plano. En este caso la cabeza de la organización no se encuentra en la parte superior, sino que está en el extremo izquierdo, fluyendo desde allí todo el personal.
El organigrama plano sitúa a las personas al mismo nivel, lo que indica la capacidad de una toma de decisiones independiente y más igualdad de poder.
Lo más importante de esta estructura es que se eliminan muchos niveles de gestión intermedia.
Organigrama matricial
Es una evolución del organigrama jerárquico para poder incluir una forma visual del reporte a varios superiores.
Esta estructura organizacional se parece algo a una tabla. Agrupa a las personas por su conjunto de habilidades comunes, los departamentos en los que trabajan y las personas a las que pueden reportar.
A menudo se conecta a los empleados con más de un gerente, tal como un analista de sistemas que esté trabajando en dos proyectos, uno con su gerente habitual y otro con un gerente de producto aparte.
En este contexto, el diagrama matricial conectaría con líneas verticales al analista de sistemas con cada gerente con el que está trabajando.
Esto proporciona la flexibilidad necesaria para poder representar este tipo de disposición organizacional.
¿Cómo se hace un organigrama?
Diseñar la estructura
Observar cómo se toman decisiones
Gran parte de las empresas se encuentran organizadas generalmente de forma horizontal o vertical.
En una estructura horizontal, los empleados están facultados para tomar decisiones. En una estructura vertical se debe subir por la estructura de jerarquía para tomar una decisión.
Organizar por departamentos o por empleados
Una manera de constituir el organigrama es por departamentos. Para ello no es importante si los departamentos de la compañía están divididos por funciones, productos o ubicaciones.
Se pueden tomar los departamentos principales y subdividirlos luego en las secciones dentro de esos departamentos.
Otra manera de constituir un organigrama es por empleados. Se usan los nombres de los empleados y se organiza el diagrama según los enlaces que tienen entre ellos.
Recopilar la información necesaria
Si se está realizando un organigrama que se basa en empleados, se necesitarán los nombres de los empleados, sus cargos y las relaciones existentes entre sí.
Para un organigrama basado en departamentos se recopilan las denominaciones de todos los departamentos y la relación que tienen entre ellos.
Laborar en el diseño
Hacer un bosquejo
Se crea una imagen de la organización, comenzando primero con las partes mayores de la estructura, como los principales departamentos.
Igualmente se podría empezar con los principales gerentes, si se está utilizando un diagrama basado en empleados.
La finalidad es establecer cómo se debe ver el organigrama y la cantidad de información que se quiere incluir.
Decidir cuánto detalle se quiere
En una corporación grande probablemente no sea factible incluir a todos los empleados. Incluso puede que no sea viable incluir todos los departamentos. Por tanto, se debe decidir la cantidad de detalle a incluir.
Seleccionar un diseño
Un tipo de diseño de un organigrama es que sea como un árbol genealógico. Se tiene al Presidente en el segmento superior del diagrama y debajo de él salen líneas a los gerentes o departamentos principales, encerrados también en recuadros. Este diseño funciona bien en una compañía jerárquica.
Por otra parte, en una empresa menos jerárquica podría funcionar mejor un diseño tipo burbuja. Si se tienen cuatro departamentos similares sin un Director, estos departamentos se pueden conectar, saliendo cada departamento desde un recuadro o burbuja central con el nombre de la compañía.
Uso de software
Microsoft Office resulta ser un buen software inicial para crear el organigrama, porque es fácil de usar y de obtener. Con Excel, Word y PowerPoint se podrá crear un diagrama.
También se pueden encontrar en Internet programas y plantillas que permitirán crear un organigrama.
Agregar los recuadros necesarios
Luego de haber elegido el diagrama se comienza a agregar en el organigrama la información que se ha esbozado. Se añaden todos los recuadros y líneas conectoras que se necesitarán.
Las líneas agregadas no solo mostrarán las conexiones de arriba hacia abajo, sino que también podrán conectar diferentes departamentos.
Completar la información
Agregar la información dentro de cada recuadro. Resulta más sencillo empezar desde arriba, sobre todo si se tiene una empresa mayormente jerárquica. Luego se avanza por cada departamento.
Cuando se está utilizando un estilo burbuja, se empieza en el medio y se va avanzando hacia afuera.
Ejemplos de organigrama
Coca-Cola
Es probablemente el producto de alimentacion más reconocido en todo el planeta. La cantidad de países en los que el producto emblema de esta compañía se consume es prácticamente total. Coca-Cola no sabe de barreras culturales o ideológicas.
Parte de su éito se basa en la manera en la que se organiza. Su organigrama es digno de ser estudiado para poner en práctica esquemas organizativos exitosos en el mundo.
Bimbo
Posee un organigrama muy amplio, conformado por 196 plantas. El grupo Bimbo es una corporación con sede en México, que ha logrado alcanzar su puesto como líder en el mundo de la industria panificadora.
Realizan galletas, pan fresco y congelado, tortillas o pastelitos, entre otros. Tiene más de setenta años en el mercado mundial.
Ver más en: Organigrama de Bimbo.
Mapfre
Empresa de seguros multinacional compuesta por más de 34.000 empleados y más de 85.000 corredores, con un rendimiento neto de más de 528 millones de euros en 2018.
Los 30 millones de clientes que confían en esta empresa obtienen una gran atención en más de 5.000 oficinas de Mapfre en todo el mundo.
Temas de interés
Organigrama de una empresa de servicios.
Organigrama de una empresa industrial.
Organigrama de una empresa constructora.
Organigrama de una empresa comercial.
Organigrama de una empresa de ropa.
Organigrama de una empresa pequeña.
Organigrama de una empresa industrial de calzado.
Referencias
- Andrew Bloomenthal (2019). Organizational Chart. Investopedia. Tomado de: investopedia.com.
- Kevan Lee (2019). 10 Org Chart Styles We Admire. Tomado de: open.buffer.com.
- Pingboard (2019). What Is an Organizational Chart and Why Is It Important? Tomado de: pingboard.com.
- Wiki How (2019). How to Create an Organization Chart. Tomado de: wikihow.com.
- Organigrama (2019). Organigrama de Coca Cola. Tomado de: organigrama.rocks.
- Organigrama (2019). Organigrama de Bimbo. Tomado de: organigrama.rocks.
- Mapfre (2019). Organigrama de directivos. Tomado de: mapfre.com.