Expediente administrativo

El expediente administrativo debe estar conformado por todos los documentos relevantes que ayuden a la Administración Pública a resolver un asunto. Es decir, que deberá incluir todos los decretos, acuerdos, pruebas, dictámenes e incluso notificaciones.

Existen ciertos documentos que no deben se incluidos en el expediente administrativo por su irrelevancia:

• Documentos que contengan opiniones o valoraciones subjetivas.
• Información preparatoria auxiliar o de apoyo que no aporte nueva información.
• Comunicaciones internas entre funcionarios de la Administración Pública.
• Informes no preceptivos.

Las principales características son:

• El expediente administrativo está informado por todos los documentos que recogen actuaciones o diligencias administrativas desde que se inicia una actuación de oficio por la administración o a instancia de parte.
• Se está impulsando que este expediente sea electrónico y no en papel.
• Para que este expediente administrativo cumpla con su función, está organizado de manera cronológica e individualizada.
• Los documentos se encuentran foliados y cada folio tiene que estar rubricado.
• El inicio de todo procedimiento, de cualquier tipo, comienza con la formación de ese expediente, donde se recogen datos básicos.
• Estos expedientes traen causa de actos administrativos o acuerdos. Estos actos u acuerdos pueden ser recurridos ante los tribunales. Por tanto, este expediente sirve como prueba para su posible revisión ante los Tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Un aspecto importante de este expediente administrativo, que recoge de manera cronológica todas las actuaciones, es su envío a los tribunales cuando se impugnan actos administrativos. ¿Cómo se hace este envío con todas sus garantías?

• El expediente debe ser enviado por el órgano administrativo que se basó en el mismo para dictar la actuación recurrida.
• Debe enviar este expediente en un plazo breve determinado por la ley administrativa.
• Si el expediente no se envía al tribunal para que pueda verificar si es conforme a derecho el acto administrativo que se basó en ese mismo expediente, el juez podrá multar a la Administración Pública por su desobediencia.

Los principales tipos de expedientes son:

• Expedientes judiciales: Comienzan con la presentación de demanda y lo forman los funcionarios de justicia. El expediente se termina cuando el juez decreta el archivo del proceso o dicta sentencia. Si un abogado necesita saber en qué momento procesal está su caso, puede solicitar al juzgado que le hagan entrega del expediente completo y así podrá conocer todos los detalles de cómo está el proceso judicial.
• Expedientes administrativos: Pueden surgir de cualquier índole. Puede ser con carácter disciplinario. Por ejemplo, se ha abierto expediente a un funcionario que no cumplía con sus funciones. O puede ser para que se resuelva una petición de un ciudadano. Por ejemplo, se ha abierto expediente para obtener la nacionalidad.
• Expediente policial: Este expediente tiene carácter penal, ya que su función es recabar la información necesaria para saber si se está cometiendo algún delito que será llevado ante el juez y a su vez este conforme al expediente judicial.