Definición de asiento contable
La noción de asiento tiene diversas acepciones. El término, por lo general, se asocia al mobiliario que permite sentarse, utilizándose como sinónimo de banco, silla o butaca. El concepto, de todos modos, proviene del verbo asentar (sentar, situar algo de manera firme, registrar).
Contable, por su parte, es un adjetivo que menciona lo vinculado a la contabilidad (la disciplina que posibilita llevar cuentas o la aptitud relacionada con la capacidad para procesar las cosas como cálculos).
Un asiento contable, por lo tanto, es la inscripción que se realiza en un libro de Contabilidad y que permite anotar un movimiento comercial o económico que cambia el patrimonio de una organización.
Esta modificación del capital de la entidad puede ser positiva o negativa, de acuerdo a las características del asiento. Lo habitual es que el sistema de registro de los asientos contables se desarrolle en una estructura doble para que los movimientos queden anotados en el Activo y en el Pasivo.
El Activo registra los ingresos o créditos para la entidad, mientras que el Pasivo anota los pagos, salidas de dinero y deudas. La lógica del sistema doble radica en que todo movimiento influye sobre, al menos, dos cuentas (si incrementa el activo reduce el pasivo y viceversa).
Cuando el asiento incide sobre una única cuenta del Activo y otra única del Pasivo, se habla de asiento simple. Si, en cambio, el movimiento influye sobre otros registros adicionales, se lo califica como asiento compuesto.
Cabe resaltar que los asientos contables pueden contener distintos datos. El importe del movimiento es esencial, aunque también suele registrarse la fecha, a qué cuenta afecta y una descripción que resume las características de la actividad.
A través de la contabilidad, podemos usar un criterio y una serie de reglas diferentes para cada conjunto de cuentas. Por esta razón es esencial establecer ciertas pautas con el objetivo de conseguir los mejores resultados, y en este contexto existen varios consejos que los expertos nos brindan para evitar muchos de los errores más comunes.
El primero de los consejos para realizar correctamente los asientos contables es mantener el orden y el control sobre los ingresos y los gastos. Los primeros se originan en las ventas, mientras que los segundos, en las compras, el alquiler de locales o insumos, los gastos financieros y los pagos a los empleados, entre otros. Cabe señalar que ambos grupos se apuntan casi todos los días en la mayoría de las empresas.
Para minimizar la posibilidad de errores en los registros de los asientos contables se recomienda ordenar correctamente los justificantes y las facturas en cuanto se emiten. Una costumbre muy común en las pequeñas empresas es dejar estas cuestiones para el último día, en el cual será necesario navegar por una pila de papeles y plasmar sus valores en una planilla, algo que sería la pesadilla de cualquier contador. No se puede controlar correctamente el flujo de recursos si no existe un orden desde el principio.
Los pagos y cobros pendientes también deben gestionarse de forma responsable. Estos deben anotarse dos veces, tanto cuando quedan pendientes como cuando se hacen efectivos. La previsión es también esencial en estas operaciones, ya que no se deben acumular demasiadas, más de las que pueda afrontar la compañía.
El orden parece ser la constante para que los asientos contables no tengan errores y sean fáciles de revisar. Y este aspecto no sólo se debe aplicar en las operaciones monetarias, sino que debe partir de cualquier acción que pueda afectar la contabilidad a lo largo de todo el período. Por ejemplo, el inventariado debe mantenerse al día para que los potenciales errores salten a tiempo.