Organización funcional

Ante todo, la organización funcional tiene como fundamento el principio de la división del trabajo, por lo que se estructura formando grupos funcionales o departamentos. Cada departamento reúne un conjunto de empleados que se dedican a una labor específica o varias relacionadas, como finanzas, contabilidad o tecnología. Este grupo de empleados está a cargo de un supervisor o gerente.

Igualmente, su estructura está relacionada con la naturaleza de las tareas que se deben realizar. De ese modo, cada unidad funcional o departamento tiene un conjunto de obligaciones y responsabilidades que son similares. Así, se saca ventaja de la división del trabajo para que se aproveche al máximo las aptitudes, las habilidades y la preparación de cada persona, donde tengan un mejor rendimiento.

Frederick Taylor fue el creador e impulsor de la organización funcional. Taylor consideraba que la organización lineal no permitía la especialización y la división de trabajo. Por esa razón, propuso que cada departamento se especializara en las labores que se relacionaban con cada área funcional. Esto, con el fin de ahorrar tiempo y esfuerzo, haciendo que las tareas se realicen de manera más eficiente.

Las características más importantes de la organización funcional son:

Definitivamente, la autoridad en la organización funcional está basada o fundamentada en el conocimiento. Es decir, que ningún superior tiene autoridad total sobre sus subordinados. Su autoridad es parcial y relativa, porque se basa en la especialización.

Sin duda, es una autoridad opuesta a la forma lineal o jerárquica, dado que cada empleado reporta a su superior sobre una tarea especializada. Por ello, no existe unidad de mando.

Por otro lado, la línea de comunicación es directa y se realiza sin ningún intermediario. Esto, con el fin de que la comunicación fluya lo más rápido posible entre los distintos niveles.

Mientras que, las decisiones no se fundamentan en la jerarquía, sino por el conocimiento o la especialización. Por eso, las decisiones se delegan a los responsables de cada departamento. Aunque esta descentralización puede generar duplicidad de funciones. La toma e implementación de decisiones tiene que realizarse por el responsable de cada área funcional.

También, la organización funcional le otorga un papel superior al proceso de especialización en todos los cargos, las funciones y los niveles de la organización, produciendo que todas las funciones y responsabilidades estén separadas conforme a la especialidad.

Entre las ventajas más importantes de la organización funcional encontramos:

Esta estructura logra aumentar las capacidades y la eficiencia de los jefes y de los empleados de una organización, al enfocarse en la especialización. Esto permite a cada departamento o área funcional de la empresa concentrarse total y únicamente sobre su proceso de trabajo y sus funciones. 

Técnicamente se logra una mejor supervisión porque se realiza de forma más rápida y directa, lo que hace que se distorsione menos y sea más efectiva. Hace posible que se den contactos inmediatos entre el supervisor o gerente responsable y sus subordinados. Incluso, sin utilizar canales formales en la comunicación.

Naturalmente, esta forma de organización permite la separación de funciones como la planeación, el control y la ejecución. Esto ayuda a que se logre una mayor concentración en una función específica sin desviar la atención hacia las demás.

Conviene señalar que esta separación de funciones por medio del proceso de división del trabajo es planificada. Es decir, no se realiza de forma accidental. Además, el trabajo intelectual y manual se encuentran separados, haciendo que la presión sobre cada responsable sea menor, ya que cuenta con un número determinado de subordinados a su cargo.

Las desventajas de esta estructura organizacional son:

La pérdida de unidad de mando hace difícil definir la autoridad y responsabilidad de cada supervisor o gerente. Sobre todo, en los aspectos que son comunes y pueden provocar conflictos y roces entre los responsables. Estas organizaciones presentan problemas en cuanto a la delegación de autoridad y la limitación de responsabilidades.

Desde luego, esto se produce porque la organización funcional tiene un responsable por cada área funcional. Esto provoca que se pierda la unidad de mando teniendo como consecuencia la fuga o pérdida de responsabilidad. Dado que, al no existir la unidad de mando, la autoridad se puede perder, lo que puede provocar dificultad de controlar el funcionamiento de cada área.

Por otra parte, todo esto puede originar confusiones y pérdida de tiempo. Ello, porque algunos subordinados no tienen claro a quién recurrir para resolver ciertos problemas o situaciones que se presentan.

De la misma forma, la competencia entre los especialistas se produce porque cada uno espera imponer su punto de vista y enfoque. Esto provoca que se pierda la visión general de la organización y que se establezcan objetivos que puedan resultar contrarios de alcanzar.

Como conclusión, podemos decir que la organización funcional le da mayor importancia al proceso de especialización y de división del trabajo. Por ello, resulta más adecuada para aquellas empresas que se dedican a la producción de bienes y servicios que siguen procesos estandarizados. Asimismo, en aquellas donde el proceso productivo se realice en grandes volúmenes y a bajo costo.