Definición de registro contable
Registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico.
El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una corporación. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que se registra en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).
Los registros contables detallan movimientos económicos.
Características del registro contable
Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.
Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado económico de la entidad.
La importancia de la información
Cabe destacar que, de acuerdo a cada código de comercio, existen registros contables que resultan obligatorios para las empresas. Es habitual que llevar un libro diario (con todos los registros o asientos contables y sus correspondientes comprobantes) y un libro de inventarios y balances (que detallen los cambios en el estado contable de cada ejercicio) sea una exigencia legal para el funcionamiento de una organización.
Un registro contable exhibe la salida y el ingreso de dinero del patrimonio de una empresa.
La información volcada en los registros contables no sólo es útil para la empresa en cuestión: también resulta imprescindible para el Estado, ya que estos datos son fiscalizados y analizados para determinar si la compañía actúa de acuerdo con las exigencias de la ley.
Cómo se realiza un registro contable
Si bien conviene dejar la elaboración y el mantenimiento de las tareas relacionadas con los ingresos y egresos de una compañía en manos de un profesional especializado, no todos los empresarios desean contratar los servicios de un contador, sino que algunos se embarcan en la emocionante pero ardua aventura de llevar sus propios libros contables sin ayuda. Cabe mencionar que la ley no obliga a nadie a delegar este trabajo; el único requisito es que no haya irregularidades.
A la hora de llevar el registro contable sin ayuda de un contador, existen dos caminos posibles: hacerlo a mano, usando los materiales tradicionales; aprovechar algunos de los muchos programas informáticos que existen con este propósito. La primera opción sigue siendo válida, pero exige un esfuerzo mucho mayor, sobre todo en lo que hace al orden y a la revisión. Con respecto al software, por otra parte, hay varias opciones, algunas de las cuales se listan a continuación:
* Outright: se trata de un programa gratuito que permite registrar los ingresos y los egresos de una compañía, con una sección especial para el control de los impuestos. Dos de sus rasgos más atractivos son la posibilidad de importar el historial de transacciones de todas las cuentas relacionadas con el negocio (entre las cuales se encuentran las de Amazon, eBay y PayPal, además de las bancarias) y una función que muestra la situación financiera actual en cualquier momento;
* Cuéntica: esta plataforma desarrollada en España ofrece paquetes de servicios que van desde 0 hasta 50 euros mensuales. Entre sus funciones se encuentra la facturación online y el registro contable de manera accesible a los autónomos y pequeños empresarios. También ofrece asesoramiento, gestoría y acceso a información fiscal y modelos oficiales de factura y del IVA;
* e-autónomos: se trata de otro entorno español para el registro contable que ofrece opciones tales como la emisión de presupuestos y de facturas, además de automatizar el registro de estas últimas en el libro de ingresos y brindar información relacionada con cuestiones fiscales. Sus servicios pueden obtenerse en un rango de los 10 a los 59,90 euros al mes.