Definición de recibo de pago
El concepto de recibo puede utilizarse como verbo (es una conjugación del verbo recibir) o como sustantivo (se trata de un documento que registra la recepción de dinero o de otro recurso). Un pago, por su parte, consiste en entregar dinero a cambio de un bien o de un servicio.
El recibo de pago, tal como se desprende de estas definiciones, es la anotación que sirve como comprobante de que alguien ha pagado algo. Para que exista este recibo, por lo tanto, es necesario que se haya concretado un pago con anterioridad.
El proceso se inicia con algún tipo de operación comercial o financiera. Supongamos que una persona decide alquilar una casa a través de una inmobiliaria. Tras firmar un contrato, debe acudir todos los meses a la inmobiliaria en cuestión a pagar el alquiler correspondiente.
Cada mes, el inquilino se acercará a las oficinas con el dinero acordado y lo entregará en concepto de alquiler de la vivienda. La inmobiliaria se encargará de proporcionarle un recibo de pago, donde registra que la persona ha entregado el dinero que corresponde al alquiler. Este recibo es el respaldo que tiene el inquilino para demostrar que ha pagado lo acordado, mientras que a la inmobiliaria le sirve también para llevar el control de la gestión del inmueble.
Lo habitual es que exista un talonario numerado de recibos de pago. En muchos casos, el recibo de pago se vincula a una factura. Una empresa emite una factura (la nro. 1-425) por $250, que deben ser pagados por un cliente X. Cuando este cliente entrega ese monto, obtiene un recibo de pago (el nro. 508). Por lo tanto, en un sistema se puede registrar que la factura 1-425 ya fue cancelada con la generación del recibo de pago 508.
Otro nombre por el cual se conoce el recibo de pago es constancia de pago, un término que en sí mismo deja claro su significado. Es importante resaltar que existen diversas formas de utilizar este tipo de documento, y también hay varios formatos posibles que sirven para satisfacer las diferentes necesidades de los emisores.
Lo normal es que quien extiende un recibo de pago lo haga por duplicado, de manera que le deje el original a la persona que ha realizado el pago y se quede el duplicado como comprobante para evitar potenciales intentos de manipulación de los valores o las cantidades de la transacción. Si bien durante muchos años se recomendaba tanto a los clientes como a las empresas efectuar una fotocopia del recibo por si éste se perdía o se deterioraba y se volvía ilegible, en la actualidad es posible escanearlo y contar con una o más copias digitales, de manera que el riesgo de pérdida queda casi anulado.
Dependiendo del caso, el recibo de pago puede ser emitido por una persona o una compañía, y su cuerpo puede presentar una serie de datos diferentes, según la necesidad de cada uno; lo usual es que incluya el detalle de los productos y/o servicios que han sido abonados en la transacción, los datos de cada parte, la fecha de emisión, una declaración de conformidad de quien lo recibe, los números de la o las facturas que hayan sido pagadas en dicho intercambio, los impuestos y los descuentos pertinentes.
Es muy importante señalar que el recibo de pago no suele funcionar como un comprobante del cobro de impuestos, por lo cual no debería usarse como reemplazo de la factura. Por el contrario, ambos documentos son complementarios y tienen propósitos diferentes: aunque no resulte evidente por su nombre, la factura demanda el pago, mientras que el recibo deja constancia de que el mismo ha sido efectuado.