Organigrama

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El organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de una organización, permitiendo entenderla rápidamente de manera visual.

¿Para qué sirve un organigrama?

El organigrama es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando.

Esta herramienta es útil para las personas que se incorporan a la empresa. Sirviendo como base en cualquier inducción de un departamento de recursos humanos.

Características de un organigrama

Claro: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo.

Si bien el organigrama en general es de interés interno, es bueno que esté visible en la página web de la empresa, para que así un stakeholder interesado en tomar contacto con ella, sepa con quién hacerlo específicamente para los fines que desea concretar.

Breve: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir sus departamentos y funciones. No se puede pretender reflejar todos los niveles de la empresa en el organigrama, porque de lo contrario se extendería demasiado. Lo ideal es que éste quepa en una página y se entienda en aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la organización.

Si una persona desea obtener información, por ejemplo, del responsable de facturación, podrá inferir que comunicándose con el departamento de contabilidad le será fácil tomar contacto con esa persona.

Ordenado: Quizás en el organigrama están especificadas las áreas funcionales principales de la organización y éste cabe en una página. Pero si en este no se entienden por ejemplo, las relaciones vinculantes, o las cadenas de mando, entonces no servirá como herramienta de presentación de la empresa.

El organigrama debe ser ordenado. Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical, pues que se note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal, entonces que se vean los equipos de trabajo y las instancias de decisión de estos.

Herramientas para elaborar un organigrama

Generalmente las empresas encargan la elaboración del organigrama a un diseñador. Le entregan un croquis y éste lo diseña, pero puede darse la ocasión de que tengas que hacerlo tú mismo, si es que la empresa no cuenta con recursos para pagar un diseñador.

Aquí te presentamos algunas herramientas disponibles para elaborar un organigrama.

Microsoft office: Sí, en tu propio computador y con la ayuda del croquis que te entreguen, puedes transformar ese dibujo en un organigrama haciendo uso de la herramienta “Formas”, que encontrarás en la opción de comandos de Microsoft Word y Microsoft Power Point.

Te sugerimos ocupar formas diferentes para cada grado en la cadena de mando, como también colores distintos para las áreas funcionales de la organización. Desde ambas herramientas de Microsoft podrás guardar tu organigrama en formatos pdf y jpeg, para posteriormente presentarlo en una reunión o enviarlo por correo electrónico.

Internet: Afortunadamente internet es un banco lleno de ayudas para este tipo de herramientas, y podrás encontrar páginas webs donde venden plantillas a muy bajo costo; están pre-elaboradas y puedes pagar con una tarjeta de crédito. También hay plantillas gratuitas que puedes descargar libremente. Echa un vistazo en tu buscador de Google, y podrás sacar ideas.
Softwares de diseño y edición: Para personas con mayor especilización, los programas de edición tienen herramientas de formas más sofisticadas para la elaboración de organigrama, aunque cumplirá el mismo objetivo que las dos anteriores. Si eres fotógrafo, editor, publicista o diseñador, sabrás que con las mismas herramientas que diseñas infografías, o avisos, podrás diseñar un excelente organigrama.

Tipos de organigrama

La clave para resumir la organización en un organigrama es establecer todas las áreas principales. Es decir, aquellas de las cuales derivan las tareas. Claro que no existen una única división. Hay muchos tipos de organigramas diferentes. Los principales tipos de organigramas son: