Organigrama empresarial

Fundamentalmente, el organigrama define la estructura formal que tiene una empresa. Esta representación gráfica tiene una finalidad informativa. Dado que, con solo observar el organigrama, se puede entender el sistema de autoridad, los niveles jerárquicos y la relación entre ellos.

También, recibe el nombre de carta o gráfica de organización. Ya que todo organigrama describe las líneas de autoridad y de responsabilidad. De la misma forma, define los canales de comunicación y de supervisión que se establecen entre los distintos niveles.

Es importante mencionar que el organigrama es un instrumento muy utilizado en las empresas porque detalla información muy importante para cualquier organización. Por ello, es necesario que al elaborarlo sea fácil de entender y de utilizar. Además, debe contener únicamente elementos indispensables para una mejor comprensión.

Un organigrama informa sobre:

• La manera en que están divididas las funciones.
• Los niveles de la estructura jerárquica.
• Las distintas líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales de comunicación formal.
• La estructura lineal y staff de los distintos departamentos.
• Los jefes encargados de cada grupo de empleados.
• Las relaciones entre los distintos puestos de la empresa y los departamentos.

Generalmente, para representar la estructura lineal y staff se pueden usar colores diferentes. Mientras que para la representación de líneas de comunicación, se pueden usar líneas de diferente grosor. Sin embargo, lo que más se utiliza son líneas llenas para identificar la autoridad lineal y las líneas punteadas para la línea de staff.

Entre las principales ventajas del uso del organigrama podemos mencionar:

En efecto, un organigrama es fácil de entender, no se necesita una larga explicación para comprenderlo. Ya que permite observar de manera sencilla la estructura general y las relaciones de trabajo dentro de la empresa. Lo cual no necesita una extensa descripción.

Así mismo, esta gráfica muestra de forma particular la estructura de cada empresa, lo que permite identificar sus fortalezas y debilidades. Informa a cualquiera que lo observa sobre las relaciones de trabajo de la organización y los cambios que se han dado. Todo esto ayuda a que los principios de la organización funcionen de manera eficiente.

Además, muestra a los nuevos gerentes y al personal en general cómo encajan y se integran dentro de la organización.

Las desventajas que podemos encontrar al utilizar el organigrama son:

Desde luego, el organigrama únicamente señala las relaciones de autoridad formal, pero no informa sobre las relaciones informales. Lo que es una limitación, porque las relaciones informales pueden ofrecer información significativa.

De igual forma, no refleja los grados de autoridad entre los diversos niveles. Si se utilizarán líneas que indiquen relaciones informales de autoridad y comunicación se hace complejo. Al hacerse complejo pierde su utilidad.

Sin duda, el organigrama describe como debe ser la organización, pero puede que no refleje cómo es la organización en la realidad. Las organizaciones cambian y si el organigrama no se actualiza resulta obsoleto.

Los organigramas pueden ser de varias clases, entre los más utilizados encontramos:

En primer lugar, encontramos el organigrama vertical. El organigrama vertical se representa como una estructura jerárquica o piramidal. La estructura empresarial se representa de arriba hacia abajo. El jefe se encuentra en la parte superior y posee la autoridad superior. Esta autoridad se va subordinando en los niveles inferiores.

También, se caracteriza por ser una estructura de autoridad y responsabilidad rígida. Es el organigrama que más se utiliza por ser sencillo y porque se adapta a cualquier tipo y tamaño de organización.

En segundo lugar, se encuentra el organigrama horizontal. El organigrama horizontal se extiende de izquierda a derecha. En este caso la persona que tiene mayor autoridad y jerarquía debe aparecer en el lado izquierdo. Los siguientes niveles de jerarquía se van desplegando hacia el lado derecho.

Claro que, en esta forma de estructura la comunicación y relación se da de manera horizontal. Por lo que los vínculos y líneas de comunicación también son horizontales. Fomenta el diálogo y la participación.

En tercer lugar, se encuentra el organigrama circular. El organigrama circular se forma por un círculo central que representa la autoridad y la jerarquía máxima. Luego a su alrededor se van generando círculos concéntricos y cada uno representa un nivel inferior de autoridad. En estos círculos se colocan los jefes inmediatos con sus respectivos canales de autoridad y responsabilidad.

Finalmente, el organigrama mixto es una mezcla del organigrama vertical, horizontal y circular. Las empresas lo utilizan cuando sus relaciones de autoridad y responsabilidad son muy complejas. Son muy utilizados por las empresas que son muy grandes y por esa razón tienen muchos departamentos y muchos empleados. Lo que se busca es la optimización del espacio de trabajo y que sea comprensible.

Para concluir, se puede decir que el organigrama es un instrumento gráfico muy utilizado por las empresas. Puesto que permite representar de manera gráfica la estructura de la organización, indicando las líneas de autoridad y responsabilidad correspondientes. Sobre todo, muestra la estructura jerárquica de la empresa de una forma sencilla y fácil de entender para cualquiera que lo vea.