Definición de registro mercantil
Registro es el proceso y el resultado de registrar (la acción de observar algo y de tomar nota o especificar una información en un documento). El concepto también se emplea para nombrar al sistema, instrumento o papel donde se almacenan los datos. Mercantil, por su parte, es aquello que está vinculado a la actividad comercial y las mercancías.
Se conoce como registro mercantil a la institución a través de la cual se inscriben los contratos y los actos comerciales. Se trata de una entidad pública cuyos límites y alcances están fijados por la ley.
Esta institución de carácter administrativo permite divulgar el estado jurídico de los comerciantes registrados. Lo habitual es que quienes se dedican al comercio deban informar con obligatoriedad ciertos datos y que el registro mercantil difunda la información para contribuir a la seguridad jurídica general.
Lo que hace el registro mercantil, en definitiva, es dar a conocer datos sobre aquellas personas, tanto jurídicas como físicas, que intervienen en las operaciones mercantiles. Gracias a este registro, los potenciales inversores, los individuos que analizan la contratación de sus productos o servicios y las oficinas públicas que requieran de los datos, tienen acceso a la información.
Las características del registro mercantil dependen de cada país. Por lo general se considera que este registro es la prueba que certifica la existencia legal de un comerciante y de su comercio.
Los datos consignados de cada comercio en el registro mercantil pueden incluir la matrícula comercial, el acta de conformación de una sociedad, los libros contables, las sucesiones y los embargos, entre otros.
En España, un concepto relacionado es el Boletín Oficial del Registro Mercantil, el cual suele mencionarse como BORME. Se trata del órgano oficial encargado de la publicidad de todo acto jurídico que sea necesario dar a conocer por el público general. Se edita en formato digital y en papel, y este trabajo, así como la difusión del boletín, lo lleva a cabo la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado.
Funciones del Registro Mercantil de España
* legaliza los libros de las empresas. Los empresarios deben presentar aquellos que son obligatorios en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio, con la finalidad de que lleven a cabo su legalización, la cual consiste de los siguientes dos pasos:
1) dejar constancia escrita en la primera hoja del libro de los datos identificativos del empresario, el tipo de libro (que puede ser de inventarios, diario o cuentas anuales), el contenido y el sistema del sellado, la cantidad de libros pertenecientes al empresario que sean de la misma clase y número de hojas del libro en cuestión;
2) sellar todas las hojas a través de un procedimiento que demuestre la autenticidad del trámite, tal como la perforación mecánica, el estampillado o la impresión.
* nombrar peritos o expertos independientes para valorar las aportaciones a la compañía que no se hacen en dinero. Por ejemplo, si uno de los socios aporta un bien inmueble, la forma de conocer su valoración es acudir al Registro Mercantil y solicitar este cálculo, el cual será puesto en manos de un especialista;
* el nombramiento de auditores o expertos, según sea necesario, como ocurre en caso de escisión o fusión;
* actuar como punto en el cual se depositan las cuentas anuales que las sociedades tienen la obligación de presentar en el plazo de los primeros seis meses del ejercicio siguiente. En el Registro Mercantil se conservan seis años desde que se efectúa la publicación en el Boletín Oficial (BORME);