Definición de ponencia
Una ponencia es una propuesta o comunicación sobre un tema específico, que es analizada y examinada en una asamblea. La ponencia puede generar una resolución por parte de la asamblea en cuestión.
En el lenguaje cotidiano, se suele utilizar el concepto de ponencia para hacer referencia a cualquier discurso o presentación que una persona realiza frente a un auditorio. El lanzamiento de productos en el marco de un evento, las exposiciones científicas y la argumentación académica son, en este sentido, distintos tipos de ponencias.
Una ponencia es una presentación o un discurso.
Características de una ponencia
Por lo general, una ponencia consiste en la presentación de un proyecto o una propuesta de trabajo. Como su intención es didáctica o persuasiva, resulta indispensable que el ponente conozca en profundidad los temas tratados. La ponencia debe tener una introducción (para llamar la atención de la audiencia), un cuerpo central (donde se desarrolle el mensaje que se quiere transmitir) y una conclusión (que suele resumir lo expresado en el cuerpo central).
Es importante que la ponencia cuente con un adecuado soporte audiovisual que refuerce los conceptos o que ayude a la comprensión de los términos. Por ejemplo: el ponente puede apoyarse en diapositivas mientras habla, hacer pausas para mostrar pequeños vídeos, etc.
Sobre el final de la ponencia, resulta necesario dejar espacio para las preguntas o el diálogo. El ponente debe invitar al auditorio a realizar consultas, procurando responder con la mayor claridad posible. Es siempre importante no entablar diálogos personales con los participantes, en pos de una comunicación dirigida a todos los presentes, con el objetivo de aclarar o ampliar los temas expuestos.
Las ponencias suelen apoyarse en soportes audiovisuales.
La importancia del entorno
Uno de los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de preparar una ponencia es el entorno en el cual tendrá lugar. De acuerdo a los temas a tratar durante la presentación, los organizadores deberán sopesar las ventajas y desventajas de una mesa redonda, de un aula magna, de un teatro o de una videoconferencia, entre otras opciones. No todas las exposiciones acarrean las mismas necesidades.
En algunos casos es indispensable tener una cercanía física con el público, lo cual posibilita la discusión de gráficos y documentos impresos en papel que no se desee distribuir por medios digitales; otras veces se desea reproducir vídeos de alta resolución en grandes pantallas, para la presentación de productos cuyos puntos fuertes giran en torno al diseño, tales como un nuevo modelo de ordenador o un programa de modelado en 3D.
La ponencia y el público objetivo
Una vez escogido el sitio idóneo para la ponencia, es clave que la promoción de la misma apunte al público adecuado. Esto impacta directamente en el enfoque de la presentación, que puede ser meramente técnico si se desea hablar con profesionales expertos en el área a tratar, o bien basarse en contenido amenizado para ser comprendido por personas que no cuenten con conocimientos específicos. En algunos casos, tales como la revelación de un producto que satisface a un amplio rango de consumidores, se busca un punto intermedio, que intercale información detallada con atractivos e impactantes vídeos.
Por último, es siempre beneficioso para una presentación contar con un ponente que no sólo conozca el tema a tratar en profundidad, sino que sienta una genuina pasión por el mismo y que sea capaz de transmitirla a su público. Además, si bien es necesario que se cumpla con todos los objetivos establecidos durante la organización, o sea, que no queden puntos sin cubrir, la audiencia siempre prefiere un tono espontáneo y con toques humorísticos por encima de un robot que repita sin emoción línea tras línea hasta finalizar su discurso. Un ponente carismático puede causar un impacto imborrable en la gente, generar un profundo interés en el tema expuesto.