Definición de hoja de trabajo
El concepto de hoja de trabajo se emplea en el terreno de la contabilidad para aludir al borrador que desarrolla un contador mientras lleva las cuentas. Se trata de un documento interno que contribuye a ordenar la información para elaborar un estado financiero, aunque su utilización no es obligatoria.
En la hoja de trabajo, el contador reúne los datos de las actividades que realizó una empresa durante un cierto periodo. Allí los organiza de manera lógica y puede hacer todas las correcciones que considere necesarias.
La hoja de trabajo es realizada por un contador a modo de borrador.
Utilidad de la hoja de trabajo
El profesional, en este marco, puede analizar movimientos y observar ajustes de manera sencilla. Es importante tener en cuenta que la hoja de trabajo no se elabora con fines de publicación ni de presentación.
Por lo general, la hoja de trabajo presenta un encabezamiento (con la denominación de la empresa y la fecha del periodo registrado) y columnas como los nombres de las cuentas, la balanza de comprobación con los saldos y movimientos y el estado de ganancias y pérdidas, entre otras. Existen diversos modelos de hojas de trabajo: las hojas de trabajo con ocho columnas y las hojas de trabajo con doce columnas son las más habituales, aunque también hay hojas de trabajo con seis, diez, catorce y hasta dieciséis columnas.
Existen distintos tipos de hoja de trabajo.
Características según el tipo
Estos tipos de hoja de trabajo no difieren únicamente en la cantidad de columnas, sino que sirven para satisfacer distintas necesidades que están íntimamente ligadas a la finalidad con la que se elaboren, a los residuos de la compañía o a la base de la contabilidad (que puede ser devengado o efectivo). Con respecto a estos últimos dos conceptos, debemos explicar que se enmarcan en los métodos y períodos de contabilidad: la base de efectivo sólo reconoce los ingresos en cuanto el dinero entra o sale de la caja, mientras que la base devengado toma en cuenta los ingresos o pagos pendientes de realización desde el momento en el que se contrae la obligación.
La hoja de trabajo de seis y la de ocho columnas se usan solamente sobre la base de efectivo, mientras que el resto, que pueden tener un mínimo de diez y un máximo de dieciséis, sirven para ambas bases. Las más populares entre los contadores son las primeras dos, aunque la estructura usada en cada caso responde a sus necesidades particulares.
La primera columna de una hoja de trabajo común suele dedicarse al balance de comprobación. Allí se colocan los saldos contenidos en el libro mayor de todas las cuentas hasta el momento de la elaboración de la hoja. Otra columna importante es la de los ajustes, donde se detallan las correcciones de los montos que no hayan sido contabilizados o que no sean del todo precisos, todo esto cuando el contador cierra el período de la hoja de trabajo.
Diferencia entre la hoja de trabajo y el estado financiero
La hoja de trabajo, en definitiva, apunta a comprobar si los registros contables son exactos, permitiéndole al contador realizar las correcciones y los ajustes que correspondan y ordenar la información a presentar. La situación financiera de una compañía queda reflejada en sus estados financieros: la hoja de trabajo es un instrumento previo para el cierre de dichos estados.
En este contexto es necesario definir ligeramente el concepto de estados financieros. Otros nombres por los que se conoce son informes financieros, cuentas anuales y estados contables, y se trata de los informes que usan las organizaciones para presentar su situación económica y financiera, así como los cambios que haya atravesado en un período o en un momento determinados. La utilidad de esta información la aprovechan los gestores, los administradores y los reguladores, pero también los acreedores, los propietarios y los accionistas.