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Análisis de puestos

Te explicamos qué es el análisis de puestos, cómo se realiza y para qué sirve. Además, los elementos de una descripción de puestos.

¿Qué es el análisis de puestos?

El análisis de puestos de trabajo es un proceso que sirve para recopilar información sobre las tareas, responsabilidades, habilidades requeridas y resultados esperados de una posición laboral, a fin de saber qué perfil es el más idóneo para ocuparlo.

El proceso implica recopilar la mayor cantidad posible de datos para realizar una descripción completa del puesto. Los encargados de realizar el análisis son el departamento de Recursos Humanos de una organización o los analistas especializados, junto a la participación continua de toda la institución.

Una vez procesada la información del análisis, el área de Recursos Humanos puede llevar a cabo las etapas siguientes que consisten en publicar la búsqueda laboral, seleccionar entre las ofertas recibidas, entrevistar a las personas más idóneas y elegir al candidato más apto.

Ver también: Administración de Recursos Humanos

¿Cuándo se realiza el análisis de puestos?

El análisis de puestos se realiza ante la necesidad de cubrir un cargo dentro de una organización (que puede ser un puesto ya existente dentro del organigrama o uno nuevo), o para perfeccionar el nivel de los actuales empleados.

Es un proceso fundamental para cualquier institución a pesar de que algunas no reconocen su importancia y optan por otros modos de menor precisión para la selección y la contratación de sus empleados.

Además, existen otras situaciones en las organizaciones, que requieren de un análisis de puestos, por ejemplo:

  • Cuando se decide fundar una organización.
  • Cuando se crean nuevos puestos de trabajo en la institución.
  • Cuando se modifican los puestos de trabajo ante una nueva distribución de las áreas.
  • Cuando es necesario actualizar el sistema de retribución de salarios de la organización.
  • Cuando el número de empleados disconformes representa a una mayoría o ante un reclamo grupal.
  • Cuando la productividad y el rendimiento de la organización no alcanzan los objetivos esperados.

¿Para qué sirve el análisis de puestos?

El análisis de puestos de trabajo brinda diversos beneficios:

  • Conocer mejor el trabajo que realiza cada empleado y cada área, especialmente para el gerente de la organización.
  • Detectar a tiempo ciertas situaciones de conflicto que pueden entorpecer el desempeño de las actividades de un área.
  • Facilitar la incorporación de nuevos empleados al contar con detalle claro del puesto y de las expectativas que se esperan del candidato.
  • Establecer un nivel de salario apropiado para cada puesto.

Métodos de análisis de puestos

Existen diversos métodos para realizar el análisis de puestos, según el tipo de cargo y rubro al cual se refieran, que se pueden emplear de manera individual o combinados:

  • El método de observación. Consiste en la modalidad más antigua y que no pierde vigencia debido a su eficacia. Se basa en el estudio a través de la observación directa de los empleados durante el desempeño de su trabajo y de anotar los datos clave de la observación.
  • El método del cuestionario. Consiste en una encuesta elaborada por un analista especializado que deberá ser completada por el empleado. El cuestionario se desarrolla de manera minuciosa para obtener respuestas concretas e información clara sobre cada puesto de trabajo.
  • El método de la entrevista. Consiste en el enfoque más versátil y provechoso para la obtención de información porque implica una interacción recíproca entre el analista y el empleado, que podrán resolver dudas en el mismo momento. Previo a la entrevista, el analista elabora una serie de preguntas y temas a tratar con el empleado para no olvidar ningún punto importante.

Elementos de una descripción de puestos

Los elementos de una descripción de puestos son los que permitirán llevar a cabo un correcto análisis (a través del método más conveniente). Entre los principales elementos se destacan:

  • La identificación del cargo. Se refiere a los datos del puesto, como el nombre del cargo, a qué departamento o a qué centro de costos corresponde, qué nivel de instrucción es necesario, entre otros.
  • El objetivo del puesto. Se refiere al resultado final esperado del cargo, lo que determina su razón de existir dentro de la organización.
  • El lugar del puesto en el organigrama. Se refiere al lugar que ocupa el cargo en la representación gráfica de la estructura de la organización.
  • Las actividades cotidianas del puesto. Se refiere al detalle de las tareas diarias que debe realizar una persona al ocupar el puesto.
  • Los vínculos claves. Se refiere a la relación con las áreas internas de la organización y con los agentes externos con los que el puesto tiene contacto, y al objetivo de esos vínculos.
  • La toma de decisiones del puesto. Se refiere al nivel de responsabilidad que requiere el puesto para tomar decisiones, ya sea de manera individual o compartida (en ese caso, debe aclarar con qué área o cargo se interrelaciona).
  • Los indicadores clave del desempeño. Del término en inglés KPI (Key Performance Indicator), se refiere a un tipo de medición que permite conocer el nivel de rendimiento o de desempeño y está relacionado con los objetivos del puesto (suele medirse en porcentajes).
  • La promoción interna del puesto. Se refiere a una búsqueda dentro de la organización de perfiles idóneos para ocupar la vacante de un puesto. Es una manera de incentivar el crecimiento de los empleados dentro de la institución.
  • Los insumos necesarios para el puesto. Se refiere al detalle de elementos y de espacio físico requeridos para el correcto desempeño del cargo para que la persona pueda cumplir con los objetivos pautados (por ejemplo, computadora, escritorio, teléfono celular, entre otros).

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Referencias