Matriz RACI

También se conoce con el nombre de matriz de asignación de responsabilidades. Su propósito es poder establecer los diferentes roles y responsabilidades que deberá asumir cada persona que forma en la realización de un proyecto.

Como consecuencia, es recomendable que se elabore al inicio de la realización de un proyecto. De manera que desde el principio quede claro y establecido el papel y la responsabilidad que asumirá cada persona que participa en un proyecto. Esto también asegura que se logre una mayor colaboración por parte de todos los participantes.

El nombre de la matriz RACI, está formada por cuatro letras y cada letra tiene un significado. El significado de cada letra es el siguiente:

Sin duda, la R es la letra que indica quien asume la responsabilidad. Esta letra define el rol de la persona que se encuentra encargada de realizar una determinada tarea. Por lo tanto, toma la responsabilidad de entregar la tarea terminada en el tiempo y de la forma establecida.

De manera similar, la letra A determina quién aprueba. El papel de la persona que actuará como aprobador es aceptar y aprobar la tarea entregada por la persona responsable. En otras palabras, el aprobador certifica que el trabajo ha sido realizado conforme a los requerimientos exigidos.

Por su parte, la letra C indica quien es consultado. Por lo general son personas expertas o conocedoras sobre un tema y tarea que son consultadas para que opinen y sugieran sobre algún aspecto de las tareas del proyecto. El consultado externa su opinión sobre algún aspecto que debe ser tomado en cuenta en la realización del proyecto, dado que es experto en el tema.

Por último, la letra I determina quién informa. El rol de estas personas involucra a todo individuo que debe ser informado sobre el proceso de evolución y desarrollo de la tareas que forman parte del proyecto. También deben ser informados cuando las tareas se han terminado.

Los principales beneficios que se alcanzar cuando se realiza un matriz RACI son:

• Quedan claramente definidos los roles y las responsabilidades de cada uno de los participantes involucrados en un proyecto.
• Se logra determinar qué persona asume la responsabilidad de rendir de cuentas respecto a las tareas o trabajos que deben de realizarse.
• Permite equilibrar las cargas de trabajo entre las personas, los equipos o los departamentos involucrados en el desarrollo del proyecto.
• Facilita llevar un seguimiento controlado en la evolución y la realización de las tareas y de los trabajos requeridos para llevar a feliz término el desarrollo del proyecto.

Para elaborar una matriz RACI se deben seguir los siguientes pasos:

En primer lugar, se determina las tareas que se deberán realizar dentro de un proyecto y se colocan como las filas que conforman la matriz.

En segundo lugar, se identifica a las personas involucradas en el desarrollo del proyecto y son colocados en forma de columnas dentro de la formación de la matriz.

En tercer lugar, se colocan las letras de la palabra que componen el nombre de la matriz RACI. Al asignar cada letra en cada tarea se logra definir quién de las personas involucradas será el responsable, el que aprueba, el que es consultado y el que debe ser informado en la ejecución de cada tarea del proyecto.

Finalmente, se podrá determinar si todo el trabajo queda bien distribuido, si queda algún espacio vacío y si existen duplicidades. Esto con el fin de verificar que todo quede bien conformado y evitar problemas posteriores.

Las ventajas que se pueden conseguir en la realización de un proyecto aplicando la matriz RACI son las siguientes:

Habitualmente, la comunicación resulta ser más sencilla y rápida, puesto que la matriz RACI permite visualizar claramente el rol y la función que debe desempeñar cada persona. Esto no elimina, pero si minimiza los problemas de comunicación entre las personas que participan en el proyecto.

Evidentemente, al minimizarse los problemas de comunicación, esto contribuye a que el tiempo se utilice de mejor forma y como consecuencia se logre un aumento de productividad. El tiempo de realización de cada tarea se reduce y esto agiliza el proceso de ejecución general.

Además, la matriz RACI permite visualizar las responsabilidades y funciones, por lo que se puede identificar si la carga de trabajo se encuentra distribuida de forma proporcionada. Si se logra determinar que algún responsable tiene asignada una carga excesiva de trabajo, se hacen los ajustes necesarios previos a la ejecución del proyecto. Logrando una distribución más equilibrada de las cargas y responsabilidades.

En efecto, al aplicar esta herramienta los resultados que se obtienen al final de la realización de un proyecto son muy parecidos a los resultados que se esperan obtener al inicio del proyecto. Esto se produce porque se puede llevar un mejor control de todas las tareas que deben ser desarrolladas. Además, cada persona sabe específicamente que le corresponde realizar en todo el proceso de ejecución del proyecto.

Aunque las ventajas son grandes y numerosas, también pueden existir desventajas de la matriz RACI.

• Al principio puede ser excesivamente compleja a la hora de aplicarlo, lo que tiene un efecto negativo sobre su comprensión.
• A pesar de que la matriz RACI es una estupenda herramienta, no vale solo con crearla, sino que además hay que cumplirla.
• En línea con lo anterior, para los que no están familiarizados con la matriz, puede resultar costoso generarla por primera vez.
• Existe la posibilidad de que haya proyectos que no exijan una planificación de este tipo, por lo que la creación de la matriz puede ser más algo que frene el proyecto, que algo que lo impulse.

A manera de conclusión, la matriz RACI es una herramienta muy útil que se puede aplicar en cualquier tipo de proyecto. Puesto que determina los roles y las funciones de todas las personas que participan en su realización. Esto favorece un mejor control y la consecución de mejores resultados al término de la realización del proyecto.