Inventario

Es decir, el inventario, en términos generales, es un documento donde se anotan todas las pertenencias del individuo o empresa. Esto, con fines contables o de otra naturaleza.

Usualmente se hace alusión al inventario de existencias de una compañía, donde se registran las materias primas, los bienes intermedios y los bienes finales que ofrece la firma a sus clientes.

De igual modo, si nos referimos a una persona, esta debe realizar un inventario de los bienes que se encuentran en su inmueble en caso desee adquirir un seguro contra robos.

Otra situación en la que se elabora un inventario puede ser, por ejemplo, cuando un grupo militar prepara un inventario de las armas que dispone antes de partir a una misión especial.

La historia y origen del inventario se remonta a la antigüedad. Las fuentes consultadas coinciden en que los egipcios dieron el ejemplo más emblemático de cómo desde las primeras civilizaciones se hacían inventarios, en este caso, de alimentos. De ese modo, se buscaba almacenar víveres pera las épocas de escasez.

Pero los egipcios no fueron los únicos. Por ejemplo, las civilizaciones prehispánicas como la incaica también habrían tenido un sistema para llevar un inventario de las cosechas que se distribuían entre la población.

El inventario es importante porque permite, por ejemplo, a las empresas planificarse en sus actividades y mantener siempre un stock mínimo disponible para la venta. De ese modo, se podrá satisfacer la demanda de los clientes. Esto, sin mantener mucho tiempo la mercancía en almacén porque implica un coste.

Asimismo, el realizar un inventario de forma periódica permite a la compañía identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico. Este último es un conteo manual de las existencias de la firma. Si se encuentra una incongruencia, pueden estar generándose robos o extravíos.

Por otro lado, una persona puede efectuar el inventario de sus bienes para estimar el valor de su patrimonio.

Los inventarios pueden clasificarse en base a distintos criterios. Por ejemplo, según el momento en que se efectúa, el inventario puede ser:

• Inicial: Antes de una acción o un periodo contable.
• Final: Al finalizar una operación o ejercicio contable.

Asimismo, de acuerdo con la frecuencia, el inventario puede ser:

• Periódico o intermitente: Cuando se realiza cada cierto tiempo, por ejemplo, de forma mensual, trimestral o anual.
• Permanente: Trata de contabilizar en tiempo real las variaciones de existencias.

Por otro lado, según su forma, es decir, del tipo de existencias, el inventario puede ser:

• De materias primas: Contabiliza los insumos de una empresa que luego pasarán por el proceso de producción.
• De productos en proceso: Incluye aquellos productos que no están terminados para vender al cliente o consumidor.
• De productos terminados: Considera todas las mercancías listas para entregar al cliente.

Finalmente, desde el punto de vista logístico, el inventario puede clasificarse como:

• De previsión o anticipación: Aquel que se tiene para responder a un eventual aumento esperable de la demanda. Es decir, existen fundamentos para esperar un incremento en los pedidos de los clientes. Por ejemplo, previo a la temporada de invierno, se espera una mayor demanda por chalinas.
• En lote: Son aquellos que se solicitan por lote, es decir, en una cantidad significativa. Esto, para reducir costes y aprovechar las economías de escala.
• En consignación: Son las mercancías que se entregan a un tercero para que las ofrezca en nombre del consignador (Ver: consignación).
• De existencias obsoletas: Incluye aquellas mercancías que, por distintas razones, como daño o expiración, ya no pueden venderse.
• De seguridad: Se refiere a aquel inventario del que puede disponerse ante un incremento imprevisto de la demanda. A diferencia del inventario de anticipación, el aumento de las solicitudes no se espera bajo fundamentos ya existentes.
• De naturaleza regular o cíclica: Permite cumplir con una solicitud en el momento en que la firma requiere más stock como parte regular de sus actividades.

Veamos un ejemplo de inventario en una versión bastante simplificada:

Código			Descripción		Stock inicial	Entradas	Salidas	Stock final
A101			Hojas bond A4 color blanco (Paquetes de 100 unidades marca Loro)		43	20	15	48
A102			Hojas bond A4 color blanco (Paquetes de 100 unidades marca Alcorp)		47	24	20	51
A103			Lapiceros color azul marca Favella		150	50	80	120
A104			Lapiceros color negro marca Favella		130	50	70	110
A105			Lapiceros color rojo marca Favella		120	50	40	130
A106			Lapiceros color azul marca Casio		300	20	50	270
A107			Lapiceros color negro marca Casio		270	20	30	260
A108			Lapiceros color rojo marca Casio		310	20	40	290

En el presente artículo daremos algunas pautas muy generales para hacer un inventario, pues hay muchos factores a tomar en cuenta como las características de las existencias (sin son perecederas o no, por ejemplo), el volumen del negocio (no es igual hacer un inventario de una pequeña tienda que de una gran empresa), entre otros. Sin embargo, existen algunas directrices que siempre se deberían seguir:

• Para hacer el inventario es importante que las existencias estén debidamente clasificadas con un código y almacenadas en un lugar específico. Es decir, debemos partir de un orden en el almacén.
• Debemos elegir el sistema mediante el cual haremos el inventario, por ejemplo, si utilizaremos un software o haremos el registro manualmente en una hoja de Excel.
• Se elegirá la frecuencia en la que se hará el inventario, en caso no sea permanente.
• Lo recomendable es hacer un inventario físico con cierta frecuencia, y la fecha en la que se programe debería ser de preferencia un periodo de baja actividad, para que no afecte las operaciones de la empresa.