Documento comercial

Por tanto, lo que persigue es dejar constancia por escrito de lo sucedido en una operación. En él, se expondrá el hecho, las condiciones acordadas y cualquier otro dato de interés. Por supuesto, debe aparecer la información de las partes de forma clara y detallada.

Existen varias razones para utilizarlos. Las más importantes son las siguientes:

• La primera, ya mencionada, dejar constancia del acuerdo. Esto es esencial, ya que, si todo está por escrito, les facilitará la labor a los jueces; en caso de llegar a los tribunales. Por eso, en relaciones comerciales, mejor que todo esté claro y conciso.
• La segunda, suponen un justificante para contabilizar una operación. Sin ellos, desde un punto de vista legal, no sería posible realizar los asientos contables.
• Tercera, queda establecida de forma clara y por escrito la relación entre las partes. De esta forma, se detallan los derechos y obligaciones de cada uno.

Respecto a los requisitos de un documento comercial, estos serían los siguientes:

1. Nombre, que define el tipo de documento comercial.
2. Fecha de emisión, de efecto o de vencimiento.
3. Un número de orden, que permita su ordenación y archivo.
4. Datos de los intervinientes en la operación.
5. Conceptos y cantidades detallados. La cifra se debe escribir con letras y números.
6. Concepto y detalle de la transacción.
7. Firma de las partes o de sus autorizados.

Existen tres grandes grupos de clasificación de un documento comercial.

1. En primer lugar, en función de si interviene o no un fedatario público (notario) tenemos los privados y los públicos. En los primeros solo es necesaria la firma de las partes y en los segundos hay que elevarlos a escritura pública.
2. En segundo término, estarían los informativos y de soporte. La diferencia es que en los primeros se detalla información comercial relevante y los segundos reflejan una operación monetaria de pago.
3. Por último, tendríamos los negociables y no negociables. Los primeros representan una obligación de pago y pueden convertirse en efectivo. Además, se pueden realizar operaciones comerciales con ellos. Los segundos son solo un soporte informativo o de una transacción.

Para terminar, veamos algunos ejemplos y cómo podríamos clasificarlos.

• Un albarán o nota de entrega: En él se detalla la mercancía entregada al cliente y, en su caso, las condiciones de venta. Suele ser el paso previo a la emisión de la factura. Sería no negociable, privado e informativo.
• Una factura: Consiste en un documento que refleja una operación de compraventa y las condiciones de esta. Sería no negociable, privado e informativo.
• Un cheque: Permite al que lo recibe obtener efectivo de la entidad bancaria del pagador. Estaríamos ante un documento negociable, ya que se puede endosar. Además, sería privado y de soporte (la factura es el documento original).
• Recibo: Es un justificante del pago de una deuda y exime al deudor parcial o totalmente. Sería no negociable, privado (aunque se puede elevar a público) y de soporte, ya que el documento original sería el de la deuda.
• Como último ejemplo, otro documento comercial sería el pagaré: Este se diferencia del cheque en que tiene un vencimiento. El que lo recibe no lo podrá cobrar antes de esa fecha. Sería negociable, privado y de soporte.