Análisis de procesos

Es importante destacar que analizar cada uno de los pasos del proceso es fundamental porque algunos de ellos agregan valor y otros solo producen desperdicio. El análisis permite identificar esos pasos que resultan negativos para el funcionamiento de la empresa. Lo que se busca al realizar un análisis de procesos es reducir o eliminar los pasos que producen desperdicio.

Por otro lado, conocer y comprender cómo están operando los procesos ayuda a mejorar y asegurar la competitividad de la empresa. Esto, dado que permite examinar en forma general cómo están operando los procesos e incluso se pueden obtener datos numéricos. Estos datos proporcionan indicadores del tiempo requerido del proceso, el monto del desperdicio, cuántas personas están involucradas y el costo requerido.

En definitiva, lo que se busca al realizar un análisis de procesos es separar los pasos que forman los procesos. Luego, estudiar separadamente cada paso, para finalmente determinar si está funcionando adecuadamente, o de lo contrario buscar cómo mejorarlos.

Antes que nada, los conceptos más significativos que se deben dominar para comprender mejor un análisis de procesos son:

Un proceso es un conjunto de pasos o actividades relacionadas con el fin de lograr un resultado determinado. Todo proceso implica una serie de entradas, las cuales son transformadas para obtener unas salidas. Las salidas corresponden al fin o resultado esperado.

Ahora bien, el análisis es un método que consiste en identificar los componentes que integran un todo o una unidad. Luego se procede a separar cada uno de los componentes. Cada componente se debe examinar detalladamente para conocer sus características, su naturaleza y cómo es su funcionamiento.

Los pasos principales para realizar un análisis de procesos son los siguientes:

Para empezar a realizar un análisis de procesos, primero se deben identificar los procesos que provoquen algún tipo de problema. Esto, con el propósito de poder mejorarlos. Los procesos que deben mejorarse serán aquellos que no estén cumpliendo con los objetivos establecidos.

Luego que han sido identificados los procesos que serán objeto de mejora, el siguiente paso es designar el grupo de personas que deberán revisarlos y analizarlos. Lo más adecuado será elegir aquellas personas que conozcan de los procesos o que tengan relación con ellos.

El equipo de trabajo deberá estar conformado por:

• Una persona que asuma el papel del líder del equipo.
• Un ejecutivo de la empresa que tenga capacidad de decisión.
• Un grupo de trabajadores familiarizados con el proceso.
• Trabajadores de otros departamentos que quieran seguir de cerca las mejoras.

En seguida se procede a la elaboración de un diagrama de procesos. Este diagrama facilita visualizar gráficamente el proceso objeto de mejora. El diagrama permite entender el proceso de manera sencilla y responsabilizar a cada miembro del equipo de las tareas que deben realizar. En este paso es conveniente definir las fechas de inicio y de finalización del análisis del proceso.

Este paso permite conocer como se está desarrollando un proceso. Posteriormente se debe buscar la manera óptima de implementarlo para que se obtengan mejores resultados. Para lograr una mejora del proceso es importante conocer las opiniones de los trabajadores involucrados. También es necesario revisar los datos numéricos de la eficiencia del proceso, cuál es el objetivo final del proceso y los obstáculos que lo puedan estar afectando.

Después de conocer el desempeño actual del proceso, es importante determinar cuáles son los aspectos que deben ser objeto de mejora. Los aspectos por mejorar deberán correlacionarse con los objetivos esperados del proceso.

Finalmente, luego de llevar a cabo todos los pasos anteriores, se rediseña el nuevo proceso mejorado. Este rediseño es posible realizarlo con toda la información que se ha ido obteniendo a lo largo de los pasos mencionados. El rediseño del nuevo proceso deberá estar enfocado en el logro de los objetivos. Si se obtienen los objetivos esperados, el análisis es exitoso y la empresa se desempeñará de manera más eficiente.

Sin duda, el objetivo de realizar un análisis de procesos no es únicamente la recolección de datos y de información. Lo importante es que los datos y la información obtenida se puedan utilizar para realizar las mejoras correspondientes y necesarias en los procesos. De lo contrario, solo se estaría desperdiciando tiempo, esfuerzo y recursos.

Los beneficios que se pueden lograr con el uso de esta metodología son:

• Mejorar la calidad de los procesos.
• Incrementar la eficiencia de la empresa.
• Disminuir los costos de los procesos implementados.
• Simplificar el trabajo y las actividades.
• Lograr que el trabajo en general sea más eficiente y seguro.

Los dos tipos de análisis de procesos más importantes son:

• Análisis de tareas de procesos: En el análisis de tareas de los procesos el enfoque principal son las actividades y tareas que realizan las personas. Por lo tanto, lo más importante en este análisis son las personas o lo que hacen.
• Análisis de productos del proceso: El análisis de producto se centra en lo que se le puede hacer a un objeto. Lo más importante es el objeto o lo que se le puede hacer.

Desde luego, en el análisis se puede encontrar el orden de los pasos de todo el proceso. Estos pasos y su orden correspondiente se pueden representar en forma gráfica utilizando una simbología específica.

Generalmente, para poder realizar un análisis de proceso se puede utilizar una sencilla hoja que debe tener las siguientes columnas:

• Número: Aquí se anota el número correspondiente a cada uno de los pasos del proceso, según el orden requerido.
• Pasos: La columna de pasos se utiliza para anotar y describir cada uno de los pasos que deben seguirse en un proceso.
• Flujo: En la columna de flujo se coloca la simbología utilizada para visualizar el flujo del proceso.
• Tiempo: En esta columna se utiliza una unidad de medida de tiempo adecuada para registrar el desempeño de cada paso.
• Símbolos gráficos: En este apartado se representan por medio de símbolos el orden correcto de cada uno de los pasos del proceso.

La hoja de trabajo de análisis de procesos quedará representada de la siguiente forma:

Para terminar, concluimos diciendo que el análisis de procesos es una metodología de mucha utilidad para cualquier empresa, puesto que cuando se hace un análisis adecuado de procesos es muy sencillo identificar y evaluar todos los pasos que son objeto de mejora en los procesos que presentan algún tipo de problema. Además, ayuda a tomar decisiones para implementar el rediseño de procesos que deben ser mejorados para que se puedan lograr los objetivos.