Definición de proceso contable
La contabilidad es la disciplina dedicada a recopilar, interpretar y exhibir información vinculada al patrimonio y a los recursos económicos de una entidad. Para cumplir con su finalidad, los expertos en la materia (llamados contadores) deben desarrollar una secuencia lógica de pasos que están relacionados entre sí y que componen lo que se conoce como proceso contable.
Muchos son los estudios y publicaciones que establecen cuáles son las etapas que deben dar forma al citado proceso contable. Así, por ejemplo, una determina que las fases del mismo son las siguientes:
-Registrar las operaciones en el libro diario.
-Utilizar el libro mayor.
-Acometer el balance de comprobación.
-Llevar a cabo lo que son los ajustes y las pertinentes correcciones que fueran necesarias.
-Crear la hoja de trabajo.
-Preparar los estados financieros.
-Acometer los asientos de cierre.
Sin embargo, hay expertos en la materia que determinan que el ciclo en sí se compone de tres partes claramente diferenciadas:
-La apertura. Como su propio nombre indica, se trata del proceso en el que se lleva a cabo lo que es la apertura de los libros de contabilidad, ya sea por el inicio de una actividad empresarial como por la continuación de labor de una empresa que lleva funcionando un tiempo. A su vez dentro de este periodo se desarrollan dos actividades: el inventario y la apertura de la contabilidad.
-La gestión. En este caso, la etapa es la que tiene lugar durante todo el desarrollo del ejercicio económico anual y durante la misma se acometen tanto el registro contable de las distintas operaciones como la interpretación de estas.
-La conclusión. Como es de imaginar por su denominación, en esta fase se ajustan las cuentas, se introducen las modificaciones que son necesarias y se establece una síntesis, que se pone al alcance de todas las partes interesadas.
Un proceso contable se inicia con la apertura de un libro o registro. Allí debe detallarse el estado patrimonial de la organización en cuestión, detallando sus bienes y sus obligaciones. Este inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una empresa empieza su actividad o al comienzo de un ejercicio contable.
Durante el ejercicio contable, dicho libro debe recopilar todas las operaciones económicas de la empresa (compras de materiales, ventas de productos, pago de deudas, etc.), junto a los documentos que avalan cada operación.
Finalmente, antes de que se cierre el proceso contable, se pueden realizar ajustes o modificaciones que permitan llegar a un balance fiable al término del ejercicio. Con el proceso contable concluido, el estado financiero de la empresa queda disponible para aquellos que tienen derecho de acceso a esa información.
El cierre del proceso contable siempre implica la anulación de las cuentas del haber (ingresos y beneficios) y del debe (gastos y pérdidas). La contabilidad queda cerrada una vez que las diversas cuentas de la empresa ya están saldadas.
El saldo de las cuentas, en definitiva, brinda información sobre el patrimonio y los resultados del ejercicio de la empresa, datos que son de gran importancia para los accionistas y las autoridades fiscales.