Definición de plan de cuentas
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable.
Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta.
Un plan de cuentas permite ordenar las distintas cuentas que integran un sistema contable.
Cómo se establece un plan de cuentas
El sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes.
Por lo general, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman parte del sistema contable.
El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener información de manera sencilla. Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).
Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general hacia lo particular.
Al sistematizar la información, un plan de cuentas ayuda a controlar los egresos y los ingresos.
Finalidades y procedimientos
Entre las finalidades de un plan de cuentas podemos mencionar:
* La contribución al cumplimiento de los objetivos planteados por la contabilidad.
* La plasmación de toda la información referente a los objetivos.
* La facilitación del control de todos los ingresos y egresos.
* La provisión de unos registros contables que faciliten la imputación.
Para realizar correctamente un plan de cuentas deben sistematizarse de forma ordenada los datos, con una flexibilidad tal que permita que en un futuro podamos agregar nuevas cuentas; además, debe hacerse con la suficiente claridad como para permitir que otros usuarios comprendan lo que en ellas se ha plasmado.
Debe tenerse en cuenta que el fin fundamental que se persigue en este tipo de documento es facilitar la lectura de las características de cada cuenta. Además, muchos sistemas vienen provistos de un esqueleto que les permite ordenar los diferentes datos y agruparlos, tomando en cuenta la codificación que distingue a cada uno de ellos.
Términos asociados al concepto de plan de cuentas
Existen algunos conceptos cuya comprensión puede ser sumamente necesaria para comprender la forma en la que se desarrollan los planes de cuenta.
Disponibilidades: Hacen referencia a la existencias tanto de dinero, como cheques, depósitos bancarios y todo aquello que pueda tener la particularidad de ser cierto, efectivo o líquido.
Créditos: Son aquellos derechos que la empresa tiene sobre terceros y que le permite percibir determinadas sumas de dinero, servicios particulares o bienes. Hay que recordar que aquellos créditos que provienen de prestaciones realizadas sobre determinadas actividades de la empresa deben ser expuestas en forma particular, separada del resto de las operaciones y deben ser presentados de forma separados deudores comunes y deudores documentados.
Bienes de cambio: Hacen referencia a aquellos bienes que se obtienen a partir de la venta o comercialización de bienes producidos por la propia empresa.
Bienes de Uso: Dentro de esta clasificación entran todos aquellos elementos que son utilizados para realizar la actividad principal de la empresa; los mismos deben tener una vida útil superior a un año y no deben estar destinados a la venta. Son bienes de uso los inmuebles, vehículos y muebles que intervienen en el proceso de producción.
Intangibles: Son aquellos bienes que son representativos de la compañía y que pueden brindarle algún tipo de privilegio con un potencial de generar ganancias en el futuro. Dentro de esta clasificación entran patentes, valor de la llave, marca, etc.