Manual de procedimientos

Te explicamos qué es un manual de procedimientos y cuáles son sus objetivos. Su importancia para una organización y algunos ejemplos.

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible.

Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite orientar el desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es instrumento que facilita el control interno de la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar a cabo.

Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a acciones concretas y conjuntos de labores, sino también a los materiales que involucran, al orden en que deben realizarse, al tiempo que normalmente deben tomar y al conjunto sistemático y concatenado de procesos que tienen como resultado la producción de la empresa o del departamento.

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Objetivos de un manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:

Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.
Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda.
Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización.
Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando luego valor documental.
Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado por la empresa.

Importancia de un manual de procedimientos

Es común que las empresas pequeñas carezcan de manuales de procedimientos. Esto puede deberse a que no han tenido tiempo para ello, ni están del todo definidas sus áreas o responsabilidades departamentales (si es que acaso poseen departamentos). En otros casos, simplemente no se han visto en la necesidad de producir un documento para el futuro.

Sin embargo cuando una empresa crece es necesario que se revise, cuestione y supervise la forma en que se hace el trabajo. Además, el nuevo personal requiere guías firmes, escritas, de lo que comprende su trabajo. Por otro lado, los manuales de procedimientos operan como los seguros: es preferible tenerlos y no necesitarlos que necesitarlos y no haberlos elaborado.

Ejemplos de manuales de procedimientos

Algunos ejemplos de manuales de procedimientos de diverso tipo son:

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Referencias

“Manuales de procedimientos y su uso en control interno” en Gestiópolis.
“Cómo diseñar un manual de procedimientos (y para qué lo necesitas)” en Entrepreneur.
“What is the purpose of a procedure manual?” en BizManualzcom.