Cómo mejorar la comunicación efectiva: 10 consejos prácticos
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva personal, en organizaciones y empresas, es muy importante para conseguir objetivos y desarrollar buenas relaciones personales.
Los retos más complejos de la vida, tales como las relaciones sociales significativas (madre/padre-hijos, familia, pareja, trabajo, etc.) o el avance en tu carrera profesional requieren el correcto manejo de la comunicación.
Tanto oral como escrita, la comunicación no es un asunto sencillo. La buena noticia es que la habilidad para comunicarte la puedes aprender. Siguiendo estas pautas, aprenderás a mejorar la comunicación efectiva y pronto notarás cambios a nivel de aceptación, confianza y desarrollo profesional.
Pasos para desarrollar una comunicación efectiva
1. No des nada por sentado
Mucha gente, sobre todo en el ámbito profesional, está convencida de su superioridad comunicativa, sosteniendo creencias como, por ejemplo:
“Yo soy un buen comunicador… son todos los demás los que tienen el problema”.
“Mi modo de comunicarme no es el problema, son los demás los que no saben escuchar”.
Señalar los errores de los demás como justificación de nuestros problemas es el pasatiempo número uno de las sociedades individualistas, distinción propuesta por el científico J. Miller en 1984.
Este efecto comunicacional es un efecto de atribución: interpretación o explicación que se hace acerca de las causas, motivos y razones de algún suceso (incluyendo creencias, actitudes y comportamientos) ya sea en otros o en el individuo que la hace.
El investigador H. Kelley propuso que si los seres humanos actuásemos como científicos, solo podríamos incurrir en una atribución de este tipo si en la situación concreta propuesta:
- Siempre que estamos con esa persona nos ocurre lo mismo.
- Esa persona tiene el mismo problema con más gente.
Sin embargo, debido a razones culturales y de aprendizaje, no somos científicos ni objetivos cuando realizamos juicios de atribución.
Volviendo al ejemplo, lo más sencillo y rápido es culpar al otro de determinado problema, ¿Por qué?
- Sesgo de tendencia confirmatoria: incurrimos en este sesgo atribucional si no buscamos información que esté más allá de nuestra percepción personal o si sobreponemos nuestro juicio ante el de los demás.
Esto es, si actuamos como humanos en lugar de actuar como científicos, probablemente demos por sentado que la culpa es de la otra persona aunque solo la primera observación propuesta por Kelley se cumpla.
El mayor enemigo del aprendizaje y el desarrollo personal es nuestra forma de pensar. Si consideramos que somos perfectos y los demás unos malos comunicadores, jamás nos plantearemos qué es lo que podemos mejorar.
Lo cierto es que todos tenemos puntos fuertes y débiles en los diferentes aspectos de la comunicación interpersonal. No hay una sola persona en el planeta que no necesite trabajar para mejorar su comunicación, dado que se trata de un trabajo de por vida, nunca debemos bajar la guardia.
2. Conócete
Antes de decidirte a realizar cambios en la forma de comunicarte debes saber cuáles son tus puntos fuertes para procurar mantenerlos y aprender de ellos, o cuáles son tus puntos débiles, los que debes mejorar.
Dedica un tiempo a repasar los últimos encuentros comunicativos que has tenido. Hazte preguntas e intenta describir tu estilo comunicativo. Algunas de las preguntas que podrías hacerte en cada escena comunicativa que recuerdes son las siguientes:
- ¿Cómo me he comunicado (comportamientos, actitudes, tipo de argumentos utilizados, etc.)?
- ¿Cuáles fueron las consecuencias por haberme comunicado de ese modo?
- ¿Qué herramientas comunicativas de las utilizadas han sido más positivas y cuáles más negativas?
- ¿Qué herramientas podría utilizar de forma generalizada?
- Y, de entre las negativas, ¿cómo podría evitar incurrir en ellas?
3. Mantén una visión global
Imagina que estás en un contexto grupal de trabajo o estudio. Probablemente lo más importante para ti y para el grupo sea la tarea. Sin embargo, esto es un arma de doble filo.
Cuando hay una tarea a desempeñar, tendemos a centrarnos en ella y a cometer negligencias en el trato con las personas. Cuando suceda esto, intenta mantener una visión global de lo que está ocurriendo.
Dado que la mayoría de los errores en el desempeño de un trabajo son debidos a una mala comunicación, intenta ser la voz objetiva del grupo.
Además, en muchas ocasiones te verás envuelto en discusiones grupales. Si has sido observador, sabrás identificar la causa del conflicto para ponerle solución.
4. Escucha antes de hablar
En estrecha relación con el punto anterior nos encontramos con este fenómeno. Seguramente podrás identificar varias situaciones comunicacionales en tu vida en las que te has encontrado defendiendo a capa y espada tu posición.
Cuanto más importante sea para nosotros el tema a tratar en una conversación, en mayor medida intentaremos que nuestra opinión sea tomada en consideración.
Esto nos puede conducir a no escuchar y monopolizar el discurso, o incluso a enfrentarnos con los demás por la prevalencia de nuestro punto de vista.
Sin embargo, en muchas ocasiones tu punto de vista y el de los demás no será tan opuesto como puede parecer en un primer momento.
Por ello, la mejor estrategia para evitar encontrarnos en situaciones incómodas que nos hagan recordar la conversación como un fracaso, es escuchar antes de hablar e intentar aportar argumentos cortos pero altamente informativos de un modo asertivo.
5. Trabaja la asertividad
Como punto medio entre la pasividad y la agresividad en nuestro discurso comunicacional, nos encontramos con la asertividad. Este término, aunque procedente del latín (afirmación de la certeza de una cosa), fue descrito por primera vez en detalle por Wolpe y Lazarus en 1958.
La asertividad consiste en hacernos valer y respetar, decir lo que pensamos y opinar sin temor a represalias, eso sí, haciéndolo siempre desde una posición de respeto máxima.
¿Qué debo hacer para ser asertivo?
- Di siempre la verdad, sea esta positiva o negativa para tu interlocutor, sin tratarle con desprecio o enviando mensajes hirientes. La asertividad implica amabilidad y respeto para con los demás.
- Transmite tu mensaje de forma clara, concisa, rápida y contundente. La comunicación asertiva no entiende de titubeos. Cuando se trata de comunicación efectiva, menos siempre es más.
- Habla sobre lo que conoces, nunca te bases en meras especulaciones o percepciones. ¿Por qué? Si tu credibilidad como fuente de información se ve mermada, es muy probable que tu interlocutor aproveche para “comerte” con sus argumentos, entrando en un círculo de comunicación agresivo-defensiva.
- Invita al diálogo, haz preguntas y pide participación.
- Escucha de forma activa a tu interlocutor. La escucha activa es una dimensión comunicativa predominantemente no verbal. Tu expresión facial y tus gestos confirmatorios indicarán a tu interlocutor tu opinión sin necesidad de hablar. Esta es una forma estupenda de ahorrar palabras y expresarte a la vez que escuchas. Además, incitarás una mayor motivación comunicativa e interés en ti como persona con la que compartir puntos de vista.
6. Ten una actitud positiva
Todo acto comunicativo entre seres humanos contiene estos dos componentes.
Las actitudes derivan de nuestras creencias, sentimientos e intenciones. El psicólogo Gordon Allport las definió como disposiciones mentales y neurológicas que se organizan a partir de la experiencia que ejerce una influencia directriz o dinámica sobre las reacciones del individuo respecto de todos los objetos y a todas las situaciones que les corresponden.
Si analizamos esta definición, vemos que en un acto comunicativo nuestras actitudes son tan importantes como nuestro comportamiento. En cada intercambio comunicativo nuestras actitudes estarán siempre presentes, aportando información a nuestro interlocutor.
Cuando hablamos de actitudes, nos referimos tanto a aquellas que tengamos para con nosotros como aquellas que tomemos hacia la otra persona, y ambos tipos de actitudes son de suma importancia.
Si tu actitud hacia ti mismo es negativa (baja consideración hacia ti mismo), esto se verá reflejado en tu manera de comunicarte, haciéndote la tarea mucho más difícil.
¿De qué modo? Una persona que no se valora y quiere lo suficiente, provocará este mismo efecto en su interlocutor y su credibilidad se verá mermada.
Por lo contrario, si mantienes actitudes positivas hacia ti mismo, rápidamente verás que los demás tendrán un mayor interés en escuchar tu opinión y aceptar tus argumentos.
7. Adáptate a tu interlocutor
Todo comunica: tú, tu interlocutor, el tema, el momento, el lugar y la manera.
Dependiendo de cuál sea la conversación, el contexto debe ser adaptado. Así, no es lo mismo una conversación de trabajo que una conversación entre amigos o familia.
De todos modos, el aspecto más importante es la persona con la que te comunicas. En esta dirección, Einstein dijo: “No entiendes algo a menos que seas capaz de explicárselo a tu abuela”.
8. Empatía: ¿Qué está pensando mi interlocutor?
Probablemente te haces esta pregunta muy a menudo cuando tienes una conversación. Si es así, muy bien. La empatía es la capacidad para percibir los pensamientos, sentimientos, emociones e intenciones de otra persona.
Cuanto mejor conozcas a una persona, mejor podrás empatizar con ella y, cuanto más te acostumbres a interpretar lo que la otra persona podría estar sintiendo o pensando, tu habilidad será mejor.
Si tu interlocutor siente que empatizas con él, se sentirá más interesado y motivado por vuestra conversación. Es por esto que la empatía es una poderosa herramienta comunicativa. Interesándote por los demás, conseguirás interés.
¿Qué puedo hacer para mostrarme empático en una conversación?
- Pregúntale si tus impresiones son correctas. Durante la conversación, intenta adivinar qué es lo que la otra persona podría estar pensando o sintiendo. Cuando tengas una idea aproximada, pregúntaselo de forma indirecta utilizando expresiones como “Parece que…. ¿estoy en lo cierto?” o “Me da la impresión de que….”. Basándote en la respuesta que obtengas, irás obteniendo claves para interpretar las señales de esa persona en concreto.
- Presta atención a la mirada de tu interlocutor: no en vano se dice que los ojos son el espejo del alma. La mirada de una persona te dirá cómo se siente.
- Reciprocidad emocional: si lo que quieres es que la persona con la que hablas exprese sus emociones, comienza tú por hacer lo mismo. Es muy probable que así la otra persona se adapte a tu nivel de expresión.
En estrecha relación con la empatía se encuentra el concepto de comunicación ética. Este se refiere a tener en consideración el bienestar de la persona con la que interactúas, demostrando tu sensibilidad por sus sentimientos y creencias.
Si una persona se siente comprendida, se mostrará más abierta a escucharte y a expresarte lo que realmente siente
9. Observación y escucha activa
Cuando nos comunicamos, todos nuestros sentidos nos pueden dar información altamente valiosa. Tendiendo a utilizar el sentido del oído de forma prioritaria, recibimos solo un 45% de la información total transmitida por nuestro interlocutor: tono de voz, volumen, ritmo y contenido.
El otro 55% de la información comunicativa puede ser percibida a través del sentido de la vista, pero, para ello, debemos entrenarnos y habituarnos a captar estas claves: expresiones, gestos, posición, ritmo respiratorio, distancia, etc.
Cuando escuchemos a nuestro interlocutor, debemos acostumbrarnos a hacerlo de forma activa, esto es, extrayendo el máximo de información de los estímulos captados: pensar, hacer asociaciones e interpretaciones, etc.
Además, una buena herramienta para motivarle acompañando su discurso es hacer pequeños asentimientos, usando palabras o gestos.
10. Cuidado con las alteraciones comunicativas
Una de las mejores maneras de aprender a comunicarnos efectivamente es fijarnos y remediar nuestros errores. Existen ciertas alteraciones comunicativas que se dan con demasiada frecuencia en todo intercambio comunicativo:
- Distorsión: consiste en interpretar de forma parcial o subjetiva la información transmitida por nuestro interlocutor. Cuando escuchamos, debemos ubicarnos en el marco de referencia de la persona que habla e intentar aislar el nuestro, basado en nuestras experiencias y aprendizajes. Cada persona es un mundo.
- Omisión: dado que la capacidad atencional humana es limitada, normalmente perdemos parte de la información transmitida por nuestro interlocutor. Esto puede llegar a frustrar y desmotivar a la persona con la que hablas. Intenta modular tu atención para asegurarte de recordar la información importante y filtrar la menos relevante. Para poder saber qué es importante debemos fijarnos en el lenguaje no verbal de nuestro interlocutor, que acentuará aquello con un mayor contenido emocional.
- Generalización: esta alteración, al contrario de las anteriores, se refiere a tus mensajes comunicativos en respuesta a los de tu interlocutor. Tendemos a generalizar una situación concreta a un “siempre, nunca, todo, nada, etc.”. Intenta evitar utilizar estas expresiones generalizando casos concretos que te transmita la persona con la que hablas. ¿Por qué? Porque esto provocará una sensación de incomprensión en tu interlocutor que se traducirá en rechazo y frustración hacia ti.
Referencias
- Miller, J.G. (1984). Culture and the development of everyday social explanation. Journal of Personality and Social Psychology, 46, 961–978.
- Kelley, H.H. (1971). Atribución en la interacción social. Nueva York: Prensa General de Aprendizaje.
- Mehrabian, A. (1969): “Some referents and measures of nonverbal behavior”. Behavior Research Methods and Instrumentation, 1, 203-207.
- Xlibris Corporation (2008). Effective Communication Skills: The Foundations for Change.
- Chambers, H.E. (2001). Effective Communication Skills for Scientific and Technical Professionals. Basic Books.