Las 3 reglas de la productividad más importantes y sus claves psicológicas

Es bien sabido que en los ámbitos laboral y empresarial, el término “productividad” es uno de los más importantes y utilizados; a fin de cuentas, se trata de uno de los principales indicadores que muestran el buen o mal rendimiento de cualquier sistema que genera bienes o servicios: la se trate de una organización o de un trabajador particular junto con sus materiales.

Sin embargo, de poco sirve realizar una estimación de hasta qué punto estamos siendo productivos si no conocemos los principales fenómenos psicológicos involucrados que explican nuestro éxito o fracaso al intentar llegar a los objetivos que nos hemos planteado en este aspecto.

Por suerte, ya hay varios principios que nos pueden ayudar a la hora de optimizar los procesos de trabajo; en este artículo veremos algunos de ellos, a través de un repaso a las reglas de la productividad más importantes.

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¿Qué es la productividad?

En economía, la productividad es la relación existente entre la actividad productiva total y los medios o recursos invertidos para lograr dicha actividad en un período determinado, teniendo en cuenta la medición de la calidad de lo producido.

Estos recursos pueden ser de distinta naturaleza y medirse en función de distintos factores, como por ejemplo el tiempo invertido, en el caso de la productividad personal o, en el ámbito empresarial, en función de los trabajadores, los recursos naturales, las infraestructuras o el capital necesarios para lograr una determinada actividad productiva.

La productividad es, pues, un indicador necesario para saber si la viabilidad de la actividad productiva es mayor o menor. A más recursos utilizados para producir X cantidades de producto en un periodo, menor será la productividad, y viceversa.

Este indicador general sirve, a su vez, para estimar cuál es la productividad exacta de cada trabajador, cada maquinaria o cada porción de tierra cultivada, una información muy necesaria utilizada por empresas y trabajadores para mejorar su rendimiento laboral y detectar fallos en determinadas partes de la secuencia de trabajo.

¿Cuáles son las principales reglas de la productividad?

Expertos en distintas disciplinas han planteado a lo largo del último siglo la existencia de una serie de principios o regularidades que rigen la productividad de cualquier tipo de entidad dedicada al trabajo.

Se trata de las llamadas reglas de productividad; conocerlas es de gran ayuda para potenciar aspectos como la eficiencia al trabajar e incluso para generar un buen clima laboral gracias a la buena gestión del tiempo.

Estas reglas suelen estar expresadas de manera simple, prácticamente en forma de aforismos, y pueden ser considerados consejos a aplicar no solo en el trabajo formal sino en cualquier actividad humana, en la que aplicamos esfuerzo, recursos o incluso inversiones.

Sin embargo, más allá de su apariencia de pertenecer al mundo de la lógica, describen realidades materiales. Aquí conoceremos las 3 más destacables: el principio de Pareto, la ley de Parkinson y la ley de los dos minutos.

1. Principio de Pareto

“El 20% de las acciones dan el 80% de los resultados”.

El principio de Pareto fue enunciado por el economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto en 1907, y postula que se pueden obtener mayores resultados invirtiendo menos tiempo y menor cantidad de recursos. Esto implica, entre otras cosas, que poner más dinero y recursos en una actividad no tiene por qué traducirse en una mejora significativa, y que muchas veces resulta relativamente sencillo obtener resultados mucho mejores sin gastar más.

Este consejo puede ser muy útil para trabajadores que quieran mejorar su productividad en un contexto de crisis en el que es necesario recortar en presupuestos, y hace hincapié en que una mejor planificación durante el día y la detección de errores de eficiencia es clave. Aunque sea paradójico, seguir gastando es la solución fácil, porque ya hemos estado trabajando así y en el momento presente estamos imbuidos en la inercia de los hábitos.

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2. Ley de Parkinson

“El trabajo se va expandiendo hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

Esta ley fue enunciada en 1957 por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson y plantea que cada trabajo se suele llevar a cabo en función del tiempo que uno dispone.

Eso significa que si disponemos de poco tiempo para realizar una tarea, la terminaremos en menor tiempo; y si por el contrario tenemos más tiempo, finalizaremos ese trabajo en un tiempo mayor.

Nuestra manera de trabajar se adapta a nuestra percepción de la jornada de trabajo. Tener en cuenta esto puede ayudarnos a mejorar la gestión del tiempo y a organizar mejor el calendario. Por ejemplo, una de las implicaciones de esta ley de la productividad es que casi siempre es mejor tener muchas metas sencillas a corto plazo que una meta general a medio o largo plazo, dado que en el primer caso estaremos creando un contexto que nos predisponga a aprovechar bien todo el tiempo disponible para el objetivo final.

3. Ley de los dos minutos

“Si es rápido, hazlo ahora”.

El consultor y experto en productividad, David Allen, es el creador del método de productividad “Getting Things Done”, donde plantea este y otros preceptos altamente útiles. Sin duda, un precepto muy necesario especialmente para personas que deben llevar a cabo múltiples tareas de distinta naturaleza durante su jornada laboral. Tiene mucho que ver con la auto-motivación y con las estrategias de trabajo pensadas para combatir la procrastinación: los ratos muertos tienen mucho potencial, no son una excusa para no hacer nada.

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Referencias bibliográficas:

• Allen, D. (2001). Getting Things Done. Londres: Penguin Books.
• Woodcock, K. (2010). Safety Evaluation Techniques. Toronto: Ryerson University