Proceso de planificación

Fundamentalmente, la planificación es una herramienta utilizada en la administración para establecer los objetivos y elegir los medios para alcanzarlos. Esto permite que se pueda seguir un curso de acción concreto y definido. Con la planificación se puede determinar qué se va a hacer, cómo se va a hacer, dónde y cuándo se hará y cuánto nos va a costar.

De manera similar, esta herramienta de la planificación nos permite decidir en el momento presente, lo que haremos en el futuro. Primero se define el problema, luego se analiza el pasado y se elabora el plan que tenemos que seguir.

Efectivamente, toda empresa u organización existe para alcanzar una meta concreta. Por ello la misión debe justificar la razón de ser de la empresa en el momento actual. Mientras que la visión indica lo que la empresa espera ser en el futuro.

Por lo tanto, una clara definición de la misión, visión y valores de una empresa determina el tipo de clientes que atiende, los productos que ofrece y las necesidades que satisface. La planificación debe estar de acuerdo con los estos aspectos fundamentales de la organización.

Los pasos principales que se deben seguir en el proceso de planificación son:

En primer lugar, la evaluación de la situación debe incluir un análisis de los factores más importantes para la empresa. Estos factores pueden ser indicadores económicos, las tendencias del mercado, la competencia y los recursos con los que cuenta la empresa.

Es decir, la planificación parte del entorno de la organización. Con ello se determina la finalidad de la empresa y se definen los objetivos de corto, mediano y largo plazo que se esperan alcanzar. Buscando sacar provecho a las oportunidades y evitando las amenazas del entorno.

En segundo lugar, las metas y objetivos definen lo más importante que una organización espera alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Los objetivos deben estar claramente definidos, por ello deben ser realistas, medibles y relevantes para la organización.

Claro que, los objetivos son los puntos comunes por los que todos los empleados de una empresa deben trabajar. Convirtiéndose en puntos claves que guían las acciones y las actividades de las personas.

En tercer lugar, si se quieren alcanzar los objetivos es necesario definir un plan de acción. El plan de acción indica las actividades concretas que se tienen que realizar para cumplir con los objetivos. También, estas acciones concretas pueden ser estrategias o tácticas que se tienen que realizar para cumplir con los propósitos del plan.

En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el plan pueden ser humanos, financieros, físicos y materiales. Estos recursos deben ser asignados de acuerdo con las acciones o actividades plasmadas en la planificación.

Sin duda, estos recursos deberán estar organizados de manera eficiente en el proceso de planificación. Así mismo, se debe mantener un proceso de control a lo largo de la ejecución del plan.

En quinto lugar, la ejecución implica poner en marcha el plan de acción. Para ello es necesario delegar autoridad, de igual modo asignar tareas y responsabilidades para alcanzar las metas del plan. A lo largo de la ejecución del plan se puede dar retroalimentación cuando sea necesario.

Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación para que se logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar un seguimiento de cómo se están llevando a cabo las actividades y cómo se están alcanzando los objetivos.

Los principios más importantes de la planificación son:

Ante todo, al momento de realizar el proceso de planificación debe hacerse lo más claro y preciso posible. Porque el plan tiene que orientar las acciones concretas que se van a realizar. Por eso debe ser lo más concreto posible para que no resulte difuso o muy general. De esa forma se podrá conseguir que los objetivos se cumplan con eficacia y efectividad.

Así mismo, la precisión evita que se dé la improvisación o la vaguedad en la ejecución. Para que el plan funcione se debe basar en datos reales y en razonamientos precisos y exactos.

Naturalmente, las organizaciones siempre están cambiando, por eso es necesario que la planificación sea flexible para que se adapte fácilmente a los cambios. Por lo tanto, debe poder adaptase a las modificaciones que se pudieran presentar después de haber elaborado el plan.

En efecto, todo plan debe tener un margen de holgura ante situaciones imprevistas. Encontrándose nuevas pautas de acción que permitan ajustarse a las nuevas situaciones.

Es importante destacar que, aunque a cada departamento de la organización se le asigne una meta determinada o un objetivo, todo el plan se orienta a la consecución de un objetivo común. Es decir, aunque existan planes específicos para cada unidad, todos deben coordinarse a un plan general.

Ciertamente, todos deben estar perfectamente integrados para lograr la adecuada coordinación de las funciones, los recursos y las actividades. Solo de esta manera es posible alcanzar los objetivos.

Por otra parte, el plan no debe ser tan ambicioso que resulte imposible de lograr. Pero tampoco tan optimista que pareciera que es muy sencillo de alcanzar. Lo recomendable es que el plan pueda realizarse, adaptándose a las condiciones y necesidades de la organización.

Desde luego la planificación debe ser realista, por ello se debe elaborar de acuerdo con la realidad, con la experiencia y con los recursos que cuenta la empresa.

Las características principales de la planificación son:

• Es una herramienta que se utiliza para tomar decisiones importantes en una organización.
• El proceso de planificación busca optimizar el logro de los objetivos.
• Busca adaptar los objetivos de acuerdo con las necesidades de la empresa y a los recursos que tiene disponibles.
• Define acciones concretas que se implementan en el momento presente para alcanzar metas a futuro.
• La planificación es un proceso racional y deliberado.

Entre los tipos de procesos de planificación encontramos:

En cualquier caso, la planificación estratégica es la que define las pautas de acción del plan general de la organización. La realizan los altos directivos de una empresa. Involucra a toda la empresa, generalmente se establecen y definen los objetivos de mediano y largo plazo.

Por otro lado, la planificación táctica incluye los planes específicos para cada unidad o departamento y se encuentran subordinados al plan estratégico. Son planes muy detallados ya que guían el curso de acción de cada departamento. Por ello también se denomina planificación funcional.

Habitualmente, incluye el plan detallado para cada área gerencial de la empresa y siempre está subordinada al plan general de la empresa. También se vinculan con decisiones de corto plazo.

Generalmente son planes de corto plazo, que guardan una estrecha relación con la planificación táctica. Son acciones y actividades que se deben realizar en los niveles más bajos de la organización empresarial.

De esta forma, la planificación operativa determina cómo se asignan los recursos para implementar el plan. Es una planificación de corto plazo para cada área operativa. En ella se establecen los pasos que se deben seguir y los tiempos en que se deben cumplir.

A manera de conclusión, se puede decir que el proceso de planificación es esencial para que una empresa alcance un alto nivel de rendimiento. Pues por medio de la planificación se definen las metas y los objetivos que se esperan alcanzar. Además, se pueden elegir los medios más adecuados para lograrlo. Sin un plan no se pueden administrar de forma adecuada los recursos humanos, financieros y materiales que posee una empresa.