Organización formal

La organización formal se basa en la división del trabajo, la definición de los distintos niveles de autoridad y la creación de canales de comunicación entre los trabajadores.

Su estructura y directrices está planificada por los administradores de la organización y se suele plasmar en documentos, normas, procesos y organigramas.

Las relaciones fuera de la organización formal se consideran organización informal, que surgen de manera espontánea entre los compañeros de trabajo.

• Un conjunto de reglas y procedimientos bien definidos: Que son diseñados previamente con el fin de obtener alguna meta u objetivo.
• Objetivos y estrategias: Se definen las metas a corto y largo plazo junto con las estrategias para alcanzarlas.
• Status simbólico: La estructura entrega un determinado estatus a los miembros de acuerdo a su posición y poder relativo.
• Actividades definidas: La organización define las actividades propias de cada miembro de la organización. Se establecen obligaciones y límites.
• Canales de comunicación: Existen canales de comunicación definidos que deben estar acorde con la jerarquía y procedimientos propios de la organización.
• Procedimientos de coordinación: Se definen procedimientos y mecanismo para la coordinación de actividades de los distintos miembros de la organización.

El origen de este tipo de organización es el diseño creado por los propietarios y administradores que buscan definir estrategias para alcanzar de manera exitosa sus objetivos.

Existen al menos tres elementos claves que definen dicha organización:

• División del trabajo: Consiste en dividir un trabajo en varias actividades elementales de modo que los trabajadores puedan especializarse y así ser más productivos.
• Departamentalización: Consiste en crear diferentes departamentos en la misma organización de modo que cada uno de ellos se haga responsable de una determinada actividad u objetivo. Así por ejemplo: departamento de marketing o departamento de relaciones públicas. A medida que la organización crece, los departamentos se vuelven más complejos y se suelen crear sud-departamentos o sub-divisiones.
• Control: Consiste en crear mecanismos para controlar y medir el desarrollo de las actividades de la organización.

La organización informal puede complementar o fortalecer a la organización formal a través de una buena relación y cooperación entre los miembros de la organización. No obstante, la organización informal también puede debilitar a la formal. Lo anterior ocurre cuando se generan envidias, antagonismos o cuando el rol informal es más fuerte que el formal.

Un ejemplo en el cual la formal no coincide con la informal es cuando, de acuerdo a la estructura orgánica establecida existe un jefe de departamento pero en la práctica, todos siguen las ideas y directivas de otra persona que, si bien no tiene un cargo de jefe, tiene una personalidad y liderazgo muy fuerte.

En la siguiente imagen podemos ver el organigrama diseñado como parte de la organización formal de una empresa: