Mapa de procesos

Ciertamente, el diagrama permite observar todos los procesos que se desarrollan dentro de una empresa. Así mismo, las fases que integran cada uno de los procesos de forma específica. Con ello se obtiene la visión conjunta de todos los aspectos relacionados con cada proceso.

Además, se pueden ver todas las interrelaciones existentes entre las fases de cada proceso. Como también los nexos entre todos los procesos, todo ello reflejado en un solo gráfico que es el mapa de procesos.

Es decir, el gráfico presenta la visualización general del sistema tal y como está organizada toda la empresa. Esto, por medio de sus procesos y sus interrelaciones.

Los pasos más importantes para realizar un mapa de procesos son:

Como todos sabemos un proceso puede ser muy extenso, por ello es conveniente hacer una correcta delimitación. Esto implica que al delimitar un proceso se debe elaborar un esquema que reúna todos los elementos del sistema que se quiere representar. El esquema permite que este extenso proceso pueda verse de manera sencilla y clara.

Por otro lado, un elemento es todo aquello que puede afectar un proceso y al sistema en su conjunto. Pueden ser aspectos como la infraestructura de la empresa, así como los elementos que se necesitan en la entrada y salida de cada proceso. El mapa de procesos deja visualizar todos estos elementos y las relaciones que se establecen entre ellos.

De manera similar, la identificación de la línea operativa o funcional posibilita observar la secuencia que se debe seguir para llevar a cabo cada proceso. Por ello en el mapa de procesos se logra establecer la estructura y las rutas que se deben seguir en la línea operativa.

Claro que, los procesos de soporte pueden ayudar al funcionamiento de la línea operativa y de dirección. Todos los procesos de soporte ayudan a mejorar el desempeño de todo el sistema, por ello es necesario que se adapten a la línea operativa. Por lo general los procesos de soporte suelen ser actividades administrativas.

Por el contrario, existen procesos dentro de una organización que pueden afectar el desempeño de todo el sistema. Por lo que en este paso se agregan todos los órganos funcionales dentro del proceso que inciden sobre todo el sistema. Podrían ser áreas como la retroalimentación y la calidad que repercuten sobre todo el proceso en general.

La elaboración de un mapa de proceso puede generar muchos beneficios para la empresa, los más importantes son:

• Conocer cómo se están desarrollando las tareas y trabajos dentro de la organización, en el momento actual.
• Aumentar la calidad de todo lo que se realiza dentro de la empresa.
• Mejorar los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización.
• Crear y desarrollar formas de trabajo nuevas y diferentes, especialmente cuando se está pasando por momentos de crisis.
• Medir y evaluar lo que se está haciendo. Luego, con resultados, fortalecer las acciones y el desempeño.

En un mapa de procesos se utilizan una gran cantidad de símbolos y cada uno tiene un significado. Algunos de los símbolos más utilizados son:

En efecto, las flechas indican la dirección que se sigue en los flujos. Ayuda a leer un diagrama de flujo, porque va indicando la dirección del proceso. Por ejemplo, de izquierda a derecha o de la parte superior a la inferior.

Mientras que, los rectángulos representan una función que debe realizarse y llevarse a cabo. Es utilizada con mucha frecuencia, porque muestra una acción, operación o tarea que debe realizarse.

Por otra parte, los óvalos indican el principio o la finalización de un proceso. Son los puntos que en un diagrama de flujo indican donde se empieza y donde se termina. Generalmente solo hay un inicio, pero pueden tener varios puntos de finalización de cada paso.

Así mismo, los diamantes representan un punto importante en los cuales se debe tomar una decisión. De esta figura generalmente se desprenden flechas que se encuentran etiquetadas con un sí o un no. Claro que solo una flecha sale de cada diamante.

En otras palabras, cada punto de decisión es seguido de una flecha etiquetadas con un sí o un no. Otra opción podría ser verdadero o falso.

Del mismo modo, el uso del paralelogramo refleja en los diagramas de flujo entradas y salidas de los procesos.

Los procesos que se pueden visualizar en los mapas de procesos son:

En primer lugar, los procesos claves están orientados a aportar valor. Por ello están directamente relacionados con los bienes y servicios que ofrece la empresa. Por ello el resultado de estos procesos es apreciado directamente por el cliente.

Desde luego, estos procesos son clave porque intervienen muchas áreas funcionales para poder ser ejecutados y, por esa razón, demandan más recursos.

Adicionalmente, son procesos que ayudan al logro de los objetivos, al establecimiento de políticas, utilización de estrategias y para el funcionamiento general de la empresa.

En segundo lugar, los procesos estratégicos se establecen por medio de la alta dirección, puesto que definen como opera la organización y cómo se genera valor. Sirven de soporte especialmente en la toma de decisiones del proceso estratégico. El proceso estratégico incluye la planificación, la aplicación de estrategias y la mejora continua de la organización.

En tercer lugar, los procesos de apoyo dan soporte a los procesos claves y los procesos estratégicos. Son fundamentales para alcanzar los objetivos de todos los procesos y del sistema de la empresa en general.

Para terminar, podemos concluir que un mapa de procesos es fundamental para tener una visión global del funcionamiento de una organización y de todos sus procesos. Ayuda a entender y definir claramente las funciones y actores que las realizan. Todo ello, considerando la organización como una gestión de procesos que se interrelacionan para lograr un resultado final.