Libro de actas

A la hora de abordar reuniones en forma de juntas de accionistas, las empresas deben reflejar sus aspectos en un libro de actas perfectamente reglado.

La motivación principal de estos libros es mostrar, de manera formal, los distintos puntos acontecidos en este tipo de reuniones o convocatorias. De esta manera, se da credibilidad y validez a las mismas.

En ese aspecto, se trata, al mismo tiempo, de un elemento de comunicación, bien interna o bien externa, para la organización que lo redacta.

Junto con otras publicaciones como los libros contables, las actas mercantiles forman parte del conjunto de documentación obligatoria que debe poseer una empresa.

Este tipo de documento mercantil está regulado en los distintos territorios en los que desarrolle su actividad una empresa. A menudo, este libro debe ser renovado o actualizado al menos una vez por año.

Su control procede del Código de Comercio y es aplicado por medio del registro mercantil de cada nación.

De hecho, tiene carácter obligatorio a la hora de constituir una sociedad mercantil bajo una serie de condicionantes a cada regulación económica, y mercantil en específico.

Así ocurre también en instituciones públicas u otros tipos de organización con carácter no mercantil como las ONG.

Alternativamente, en casos de empresas de gran tamaño es habitual que se cuente con un libro de actas para cada órgano o departamento independientemente.

Formalmente, un libro de actas debe contar con una serie de contenidos para ser válido y cumplir su función normativa.

Entre estos, conviene resaltar los siguientes:

• Guía de la junta: Este documento indica el orden de puntos a seguir o debatir en cada convocatoria.
• Reflejo exterior oficial: El libro de actas debe hacer constar los distintos acuerdos alcanzados, así como las decisiones o estrategias emprendidas por la Junta Directiva.
• Mapa descriptivo fiel: Cada miembro convocado debe figurar en este registro, así como el papel que desempeñe en cada reunión.
• Recuento formal: En los casos en los que tengan lugar votaciones, este libro reflejará con detalle el resultado de las mismas o posibles pormenores.

Un libro de actas debe ser formalmente validado por ley. Esto se realiza mediante la presentación del mismo ante el registro mercantil del territorio en el que opere la compañía.

El plazo de entrega habitual se encuentra entre los 7 y 10 días, dependiendo del territorio. Con su presentación, este texto se expone a adquirir validez notarial, a la vez que se trasladan las decisiones adoptadas al exterior de la empresa.

Este documento no es necesariamente físico. El avance de las telecomunicaciones ha facilitado a las sociedades la presentación virtual o digital del mismo.