Digitalización

Es decir, la digitalización es el procedimiento mediante el cual, ciertas operaciones pueden comenzar a efectuarse a través de los medios digitales, como los ordenadores o los smartphones, normalmente con la ayuda de una conexión a Internet.

De igual modo, la digitalización se refiere a un cambio de formato, de artículos o documentos, de lo físico a lo digital. Es decir, los archivos dejan de estar en papel para trasladarse a una pantalla.

La digitalización, vale aclarar, es un proceso que no solo se realiza desde las empresas o instituciones. Se trata más bien de un cambio en la manera en que las personas gestionamos todo tipo de información, desde la financiera o bancaria hasta archivos de fotos que ya no se imprimen para colocar en un álbum. En cambio, ahora las fotos suelen guardarse en archivo digital y pueden subirse, por ejemplo, a la nube.

Entre las ventajas de la digitalización podemos destacar las siguientes:

• Permite el ahorro en papel y tinta de impresión, pues los documentos se archivan de modo digital.
• Continuando con el punto anterior, al usar menos papel, se generan menos desperdicios, ayudando al medioambiente.
• Los documentos digitales son más fáciles de compartir. Por ejemplo, imaginemos que estamos efectuando un trámite con una institución que se encuentra en otra ciudad o país. Entonces, se pueden enviar documentos por correo electrónico, llegando de forma inmediata. Esto, en lugar de enviar por correo postal los papeles correspondientes, lo cual demoraría días o semanas.
• Es más fácil ubicar un archivo cuando se encuentra en un medio digital. Esto, en comparación a lo que es buscar un documento específico entre un cúmulo de papeles.
• La digitalización, además, combate la economía informal y la corrupción gubernamental.

Sin embargo, la digitalización también tiene algunas desventajas:

• No todas las personas pueden familiarizarse fácilmente con los medios digitales, sobre todo, si ya tienen una edad avanzada. Entonces, aunque una entidad cambie varios de sus procedimientos a lo digital, algunos de los usuarios se mostrarán incómodos o reacios al nuevo sistema.
• No siempre lo digital es infalible. Puede ser que, por un error humano o un virus, por ejemplo, los archivos se pierdan.
• La digitalización no suele ser inmediata, demanda un tiempo determinado para poder pasar todos los archivos, por ejemplo, de una empresa, del medio físico al digital.
• Cuando las personas comparten documentos o información en medios digitales, siempre puede existir el riesgo de que los datos caigan en manos de personas inescrupulosas como los hackers.

Imaginemos que una empresa bancaria, como parte de su proceso de digitalización, ha decidido dejar enviar los estados de cuenta de las tarjetas de crédito por correo postal. Esto lo harán gradualmente, comenzando por cobrar un monto adicional por el envío del documento físico. De ese modo, se incentiva a los clientes a que solo reciban la información vía correo electrónico.

Con el tiempo, cada vez menos clientes del banco deberían estar dispuestos a pagar por recibir su estado de cuenta en papel.