Secretaria ejecutiva: qué es, perfil, habilidades necesarias, funciones
¿Qué es la secretaria ejecutiva?
La secretaria ejecutiva es un puesto de trabajo o profesión que sirve para brindar el máximo apoyo a los empleados de alto rango en una empresa u organización. Será quien organizará y mantendrá el cronograma de los ejecutivos y los ayudará a realizar una gran variedad de tareas administrativas.
El objetivo es contribuir a la eficiencia general del negocio, al garantizar que todas las tareas administrativas que se le asignen se realizarán de manera oportuna y eficiente.
Una secretaria es la persona que proporciona apoyo administrativo, y puede ejecutar tareas como escribir y archivar, contestar el teléfono y transmitir mensajes.
La secretaria ejecutiva, o asistente administrativa, también hace algunas de esas actividades, además de la coordinación de la oficina, la investigación de productos, la interacción con los proveedores, el pedido de productos y la creación de una base de datos.
Normalmente, las secretarias ejecutivas reciben salarios más altos que las secretarias, porque efectúan funciones de alto nivel y aceleran la productividad de la oficina. Pueden ocupar este puesto tanto hombres como mujeres.
Perfil de la secretaria ejecutiva
– Licenciatura en administración de empresas o en campos relacionados.
– Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o un rol administrativo similar.
– Ser competente en el manejo de Microsoft-Office de forma integral, y en el software “back-office”, por ejemplo, sistemas ERP.
– Conocimiento profundo de la administración de oficinas y de procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico relevante que se maneja en la industria.
– Familiaridad con los métodos básicos de investigación y con las técnicas para la presentación de informes.
– Excelentes habilidades de organización y de gestión del tiempo.
– Destacadas habilidades de comunicación y negociación.
– Integridad y confidencialidad.
– Mostrar rapidez y habilidad tanto en la gestión del tiempo como en las capacidades multitarea (multitask).
Habilidades necesarias
– Las secretarias ejecutivas deben ser eficientes en destrezas básicas como redacción, gramática, ortografía y puntuación, y tener experiencia utilizando equipos de oficina y aplicaciones usuales de software, como procesamiento de texto, hojas de cálculo y gráficos.
– Deben tener habilidades excelentes para administrar el tiempo y la capacidad para poder atender de forma efectiva diversas responsabilidades.
– Necesita también otras cualidades, como el buen juicio, la diplomacia, la discreción y la capacidad de solucionar problemas de manera autónoma.
– Necesitan sólidas habilidades de comunicación para interactuar con el público, redactar informes y revisar publicaciones.
– Saber prestar total atención a lo que dicen las otras personas, tomándose el tiempo para comprender los puntos que se están formulando, haciendo preguntas según sea lo apropiado y no interrumpir en momentos inadecuados.
– Comprensión total de las oraciones y párrafos escritos en los documentos relacionados con el trabajo.
– Comunicarse claramente con otras personas para así poder transmitir la información de manera efectiva.
– Tener una comunicación efectiva por escrito, según sea lo más apropiado para las necesidades de la audiencia.
– Deben desarrollar el pensamiento crítico, el uso de la lógica y del razonamiento para poder identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas que se presenten.
– Ser capaces de asumir un aprendizaje proactivo, comprender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones actuales y futuras.
– Ser capaz de revisar y evaluar su propio desempeño y el de otras personas o de las organizaciones, para así realizar mejoras o tomar medidas correctivas.
Funciones de una secretaria ejecutiva
– Una secretaria ejecutiva puede ser responsable de la caja chica y la contabilidad, pero también podría administrar un presupuesto.
– Puede publicar artículos en un sitio web, aunque también podría diseñar y administrar el sitio web.
– Puede realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que ella misma haya diseñado y que utiliza para las funciones de presentación de informes.
– Una secretaria ejecutiva puede supervisar al personal administrativo. Con frecuencia informa directamente al director ejecutivo, y puede respaldar a uno o más ejecutivos de alto nivel.
Responsabilidades
Atención a los ejecutivos
– Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
– Asistir a las reuniones para hacer las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas.
– Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: compra de pasaje, reservación de hotel, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc.
– Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de ejecutivos, comités y juntas de directores, según lo asignado.
– Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan resguardados y seguros.
Interacción interna y externa
– Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente.
– Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, faxes, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.
– Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.
– Supervisar el uso de los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.
– Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los ejecutivos, comités y juntas de directores.
– Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas personas específicas.
Apoyo administrativo
– Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible para recuperarla rápidamente.
– Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y/o presentaciones, brindando además la asistencia correspondiente en la contabilidad.
– Realizar tareas generales de oficina, como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad.
– Coordinar y dirigir los servicios de la oficina, como registros y preparación del presupuesto, para ayudar a los ejecutivos.
– Establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas como de la organización.
– Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, procedimientos de informes o gastos.
– Supervisar y capacitar a otro personal administrativo.
Referencias
- Workable. Executive Secretary job description. Tomado de resources.workable.com.
- Hrvillage. Executive Secretary Job Description. Tomado de hrvillage.com.
- BSR. Executive Secretary Responsibilities. Tomado de bestsampleresume.com