Cuentas acreedoras: en qué consisten y ejemplos
Las cuentas acreedoras son una entrada contable que representan la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores. Aparece en el balance general, dentro del pasivo circulante. A veces se les denomina también cuentas por pagar o acreedores comerciales.
A nivel corporativo, son débitos que deben pagarse dentro de un período determinado para evitar su incumplimiento. El pago es esencialmente una obligación a corto plazo de la empresa a otra entidad.
Otro uso común del término “cuentas acreedoras” se refiere al departamento del negocio que es responsable de realizar los pagos adeudados a los proveedores y otros acreedores.
En las cuentas acreedoras, un simple error puede causar un pago excesivo. Un ejemplo común implica las facturas duplicadas. Una factura podría estar temporalmente traspapelada o todavía en estatus de aprobación cuando los proveedores llaman para consultar su estado de pago.
Después que el personal del departamento de cuentas acreedoras la busque y descubra que no se ha pagado, el proveedor envía una factura duplicada. Mientras, aparece la factura original y se paga. Luego, llega la factura duplicada y también se paga inadvertidamente.
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Si un proveedor otorga un crédito y factura por un producto o servicio para que se realice el pago en una fecha posterior de 30 días, 60 días, etc., entonces mientras la empresa le deba el dinero al proveedor, esta cuenta queda clasificada como una cuenta acreedora del negocio.
Para registrar las cuentas acreedoras, el contador acredita estas cuentas al recibir la factura. Luego, cuando se paga la factura, debita las cuentas acreedoras.
Las cuentas acreedoras son una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes para permitirles pagar por un producto después de haberlo recibido.
Los proveedores ofrecen diversas condiciones de pago para una factura. Estas condiciones pueden incluir un descuento por pagar una factura dentro de un número definido de días.
Por ejemplo, el término 2%, 30 neto significa que el pagador deducirá el 2% de la factura si el pago se realiza dentro de 30 días. Si se realiza el pago el día 31, se paga el monto total.
Las cuentas acreedoras son una clase de deuda a corto plazo. Existen otras deudas a corto plazo que contienen gastos tales como préstamos a corto plazo, costos de nómina e impuestos a las ganancias comerciales.
En contraste, entre las deudas a largo plazo se encuentran: pagos de arrendamiento, beneficios de jubilación, notas individuales por pagar y un rango de otras deudas pagadas a largo plazo.
Aunque algunas personas usan de manera corriente las frases “cuentas acreedoras” y “notas por pagar comerciales”, estas frases describen cosas similares, pero sutilmente diferentes.
Las notas por pagar comerciales constituyen el dinero que una empresa le debe a los proveedores por artículos relacionados con el inventario. Por ejemplo, suministros o materiales que forman parte del inventario del negocio. Las cuentas acreedoras incluyen todas las deudas u obligaciones a corto plazo
Por ejemplo, si un restaurante debe dinero a una empresa de bebidas o alimentos, esos artículos son parte del inventario. En consecuencia, forma parte de sus notas por pagar comerciales.
Por otro lado, las deudas con otras organizaciones, como la empresa que lava los uniformes del personal del restaurante, entran en la categoría de cuentas acreedoras.
Algunos métodos contables integran ambas categorías en la categoría de cuentas por pagar.
Las cuentas por cobrar y las cuentas acreedoras son esencialmente opuestas. Las cuentas acreedoras son el dinero que una empresa le debe a sus proveedores. Por otro lado, las cuentas por cobrar son el dinero que se le debe a la empresa.
Si una empresa tiene una factura en su departamento de cuentas por pagar, la empresa a la que se le debe esos fondos categoriza esa misma factura en las cuentas por cobrar.
El saldo normal para las cuentas acreedoras es un saldo de crédito. Las facturas adicionales agregadas a las cuentas acreedoras aumentarán el saldo de crédito. Los pagos a los proveedores disminuirán ese saldo.
Además, habrá ajustes relacionados con descuentos recibidos, correcciones de errores, notas de débito del proveedor para productos devueltos, etc. Cada uno de ellos afectará el saldo de la cuenta.
La fórmula del saldo de las cuentas acreedoras concilia los saldos iniciales y finales en las cuentas acreedoras.
Saldo cuentas acreedoras final = saldo cuentas acreedoras inicial + compras a crédito – pagos en efectivo.
Al final de cada período contable, el saldo final de cada cuenta acreedora se puede conciliar con el estado de cuenta independiente recibido del proveedor.
Este reporte muestra el saldo que el proveedor cree que está pendiente. Si el saldo final en la cuenta acreedora del proveedor no está acorde con esta declaración, entonces deben verificarse las compras, los pagos y los ajustes para comprender por qué son diferentes, debiéndose realizar las correcciones correspondientes.
Supóngase que una compañía recibe una factura de $600 por insumos de oficina. Al momento que el departamento de cuentas acreedoras recibe dicha factura, registra un crédito de $600 en el campo de cuentas acreedoras y un débito de $600 en gastos de insumos de oficina.
Como consecuencia, si alguien ve el saldo en el rubro de cuentas acreedoras, observará el monto total que la empresa debe a todos los proveedores y prestamistas a corto plazo.
Posteriormente, la empresa emite un cheque para el pago de la factura. De esta manera el contable registra un débito de $600 en la cuenta corriente e ingresa un crédito de $600 en la columna de cuentas acreedoras.
Sea una empresa A que compra productos a crédito de la empresa B. La cantidad recibida debe pagarse en 30 días.
La compañía B registrará la misma venta como cuentas por cobrar y la compañía A registrará la compra como cuentas por pagar. Esto se debe a que la empresa A tiene que pagarle a la empresa B.
De acuerdo con la metodología de contabilidad por acumulación, esto se tratará como una venta, aunque el dinero aún no haya sido transferido de manos. El departamento de cuentas acreedoras debe ser extremadamente cuidadoso al procesar las transacciones relacionadas con estas cuentas.
Aquí, el tiempo es la esencia, ya que se trata de una deuda a corto plazo que debe pagarse dentro de un período de tiempo específico. La precisión es importante porque afectará la posición de caja de la compañía.
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