Reporte de ventas: qué es, cómo se hace, ejemplos
¿Qué es un reporte de ventas?
Un reporte de ventas es un informe que brinda una visión general del estado de las actividades comerciales de una empresa. Muestra las diferentes tendencias que ocurren en el volumen de ventas durante un cierto tiempo, evalúa el desempeño de los ejecutivos y vendedores e identifica fallas para mejorar los procesos.
Ofrece una instantánea del ejercicio de la empresa en un momento específico para poder evaluar la situación y determinar la mejor decisión a tomar y el tipo de acción a realizar.
El reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades potenciales de mercado, donde se podrían mejorar los resultados.
La información que se transmita en el reporte de ventas alimentará en gran medida las decisiones más importantes de ventas, como discontinuar ciertos productos, aumentar las cotizaciones, pagar bonificaciones, etc.
Es crucial crear reportes de ventas claros y concisos, que muestren la información más relevante y necesaria para alejar a la empresa de los baches y llevarla por un camino sin problemas hacia el crecimiento y éxito continuos.
¿Cómo se hace un reporte de ventas?
Cuando se escribe un reporte, se debe tener en mente los objetivos finales. Hay un par de preguntas fundamentales que se deben hacer: ¿para quién se reporta y por qué? Luego que estas preguntas tengan respuesta, se podrá articular fácilmente el reporte.
Conocer la audiencia
Primero se debe considerar la audiencia y preguntarse qué información necesita. Así, esto servirá de guía para saber qué datos brindar. El reporte de ventas debe reflejar las necesidades de cada audiencia particular.
Por ejemplo, la información que le interesa al gerente de mercadeo será muy diferente de lo que busca el director financiero.
El gerente de mercadeo querrá saber qué tan bien los representantes de ventas están captando los clientes potenciales que el equipo de mercadeo ofrece. También querrá saber cuáles campañas de mercadeo tienen las tasas de conversión más altas.
En contraste, el director financiero querrá todos los números de ventas, junto con los gastos. También necesita pronósticos de venta precisos.
Elegir la información correcta
Se deberá decidir qué datos darán una imagen precisa del desempeño del equipo de ventas, que ayuden a tomar las mejores decisiones. El reporte de ventas debe responder estas preguntas clave:
– ¿Se están cumpliendo los objetivos de ventas?
– ¿Cuál es el ingreso vs. gastos en el periodo de tiempo elegido? ¿Cómo se comparan las ventas actuales con periodos anteriores?
– ¿Qué productos y servicios se venden más? ¿Cuáles no cumplen con las expectativas?
– ¿Cuál es el pronóstico de ventas para el siguiente mes/trimestre/año?
– ¿Cuáles son las áreas de oportunidades? ¿Es hora de retirarse de algún territorio o línea de productos?
Decidir el periodo de tiempo
El periodo de tiempo ayudará a determinar el enfoque del reporte. Elegir un periodo de tiempo específico también permitirá realizar comparaciones más precisas de periodo a periodo.
Por ejemplo, un reporte anual permitirá revisar las principales tendencias en la industria, los hábitos de compra de los clientes, así como los resultados de las principales iniciativas de mercadeo, nuevos desarrollos de productos y fluctuaciones estacionales.
Elegir los gráficos correctos
La forma en que se transmite la información es tan importante como la información en sí misma. La función principal de un buen reporte de ventas es transmitir información, de manera que sea fácilmente comprensible y procesable.
Un gráfico de barras puede ser mucho mejor para mostrar cuánto han aumentado las ventas del producto estrella en los últimos cinco años, que simplemente colocar los números en una tabla.
La creación visual de los datos no consiste solo en hacer que el reporte de ventas se vea atractivo. También se trata de hacer que la información sea fácil de entender.
Resumen ejecutivo
La alta dirección no siempre tiene tiempo para ir a los detalles, por lo que necesita un resumen que enumere los puntos más destacados.
Este resumen puede estar al principio del reporte, antes de introducir los datos y hallazgos. Esto es lo último que se escribe, ya que resumirá las principales ideas extraídas, y debatirán los pasos a seguir.
Ejemplos de reportes de ventas
Informe de contactos
Este informe ofrece una vista panorámica de los contactos que se encuentran en la base de datos, al igual que vistas detalladas de la industria, la fecha del último contacto y otros atributos.
Este informe puede ayudar a identificar nuevas oportunidades, al igual que encontrar conexiones en la red.
Desglose de clientes importantes
Este reporte muestra en qué etapa se encuentra exactamente cada cliente en su canalización. También se puede organizar por producto o por fuente, para así comparar y analizar varios grupos de clientes importantes y su progreso.
Para obtener una lectura precisa de dónde provienen los clientes importantes, la base de datos deberá integrarse con un software compatible de mercadeo.
Resumen de ventas
Este reporte sirve para medir el progreso de las ventas en relación con los objetivos, desglosados por fuente, producto y representante de ventas.
Puede ayudar a comprender cuáles tácticas (redes sociales, correo electrónico, búsqueda, etc.) impulsan la mayoría de las ventas, y dónde se necesita duplicar el esfuerzo.
La visibilidad de las ventas es especialmente importante para responder ante los ejecutivos y otras partes interesadas.
También se puede usar un resumen de ventas para pronosticar y establecer nuevos objetivos, en función de las tasas de cierre actuales.
Informe de empresas
Es una excelente herramienta para garantizar que se esté realizando un correcto seguimiento de los clientes potenciales, al igual que las ventas y su comportamiento.
Este informe es una necesidad para las estrategias de ventas y de mercadeo, basadas en cuentas de clientes.
Informe de ganancias y pérdidas
Un informe de ganancias y pérdidas muestra en tiempo real las cotizaciones que se están cerrando o se están perdiendo. Igualmente, qué representantes son responsables de esas cotizaciones y cómo su tasa de cierre se compara con los de la industria o con los propios objetivos.
Reportes personalizados
Otros indicadores que se pueden incluir en un reporte de ventas personalizado son los siguientes:
Tamaño promedio de cotización
Los contratos de venta pueden tener precios muy diferentes, dependiendo de una serie de factores, pero se debe determinar el tamaño promedio de las cotizaciones en cartera para poder hacer pronósticos y estrategias de ventas rápidas, pero sólidas.
Número de negociaciones en tramitación
No solo es importante saber cuántas cotizaciones hay en trámite, también es importante saber dónde están, cuándo se espera que se cierren y la probabilidad de que se conviertan en ventas para la empresa.
Tasa de conversión o cierre
Determinar el número promedio de ofertas abiertas necesarias para cerrar una cotización, según los resultados históricos.
Tiempo del ciclo de ventas
Se refiere al tiempo promedio que tarda un candidato en ingresar al canal y pasar por todo el proceso de ventas hasta la etapa de cierre. Cuanto más rápido sea el ciclo de ventas, mejor será para el equipo de ventas.