Presupuesto flexible: concepto, características, cómo hacerlo, ejemplo
¿Qué es el presupuesto flexible?
Un presupuesto flexible es un presupuesto que se ajusta con los cambios en el volumen de actividad (cantidad producida, cantidad vendida, etc.). Calcula diferentes niveles de gasto para los costos variables, dependiendo de los cambios que haya en los ingresos reales.
El resultado es un presupuesto variante, dependiendo de los niveles de actividad reales experimentados. El presupuesto flexible es más sofisticado y útil que un presupuesto estático, el cual permanece fijo en una cantidad, independientemente del volumen de actividad alcanzado.
La definición subyacente del presupuesto flexible es que un presupuesto es de poca utilidad a menos que los costos y el ingreso estén relacionados con el volumen real de producción. Por lo tanto, se podría preparar un presupuesto para varios niveles de actividad; por ejemplo, 80 %, 90 % y 100 % de utilización de la capacidad.
Entonces, cualquiera sea el nivel de salida realmente alcanzada, se puede comparar con un nivel apropiado. Un presupuesto flexible le brinda a la empresa una herramienta para comparar el desempeño real con el presupuestado en muchos niveles de actividad.
Características de un presupuesto flexible
En el presupuesto flexible se introduce el ingreso real u otras medidas de actividad una vez se haya completado un período contable, generando un presupuesto específico para esos valores.
Este enfoque varía del presupuesto estático común, el cual solo contiene cantidades fijas que no varían con los niveles de ingresos reales.
Los reportes “presupuestado versus real” bajo un presupuesto flexible tienden a arrojar variaciones mucho más relevantes que las generadas bajo un presupuesto estático, ya que tanto los gastos presupuestados como los reales se basan en la misma medida de actividad.
Ventajas
Uso en un entorno de costo variable
Es especialmente útil en negocios donde los costos están estrechamente alineados con el nivel de actividad del negocio, tal como un entorno de venta minorista, donde los gastos generales se pueden segregar y tratar como un costo fijo, mientras que el costo de la mercancía está directamente relacionado con el ingreso.
Medición del desempeño
Dado que el presupuesto flexible se ajusta en función del nivel de actividad, es una buena herramienta para evaluar el desempeño de los gerentes: el presupuesto se debe alinear estrechamente con las expectativas en cualquier cantidad de niveles de actividad.
Desventajas
Formulación
El presupuesto flexible puede ser difícil de formular y administrar. Un problema con su formulación es que muchos costos no son completamente variables; por el contrario, tienen un componente de costo fijo que debe calcularse e incluirse en la fórmula del presupuesto.
Además, se puede emplear una gran cantidad de tiempo en el desarrollo de las fórmulas de costos. Este es más tiempo del que tiene disponible el personal que está en medio del proceso presupuestario.
Retraso del cierre
No se puede precargar un presupuesto flexible en el software de contabilidad para compararlo con los estados financieros.
En vez de eso, el contador debe esperar hasta que se complete el período del informe financiero. Posteriormente, introduce el ingreso y otras medidas de actividad en el modelo de presupuesto. Finalmente, extrae los resultados del modelo y los carga en el software de contabilidad.
Solo entonces es posible emitir los estados financieros que contengan la información presupuestaria versus real, con las variaciones entre los dos.
Comparación de ingresos
En un presupuesto flexible no se compara el ingreso presupuestado con el real, ya que los dos números son iguales. El modelo está diseñado para comparar los gastos reales con los gastos esperados, no para comparar los niveles de ingreso.
Aplicabilidad
Algunas compañías tienen tan pocos costos variables que no tiene sentido construir un presupuesto flexible. En cambio, tienen una gran cantidad de gastos generales fijos que no varían como resultado del nivel de actividad.
En esta situación no tiene sentido construir un presupuesto flexible, ya que no variará el resultado con respecto a un presupuesto estático.
¿Cómo hacer un presupuesto flexible?
Dado que los costos fijos no varían con las fluctuaciones de la actividad a corto plazo, se puede observar que el presupuesto flexible constará realmente de dos partes.
La primera es un presupuesto fijo, compuesto por costos fijos y el componente fijo de los costos semivariables. La segunda parte es un presupuesto verdaderamente flexible que consiste únicamente en costos variables. Los pasos necesarios para construir un presupuesto flexible son:
- Se identifican todos los costos fijos y se segregan en el modelo de presupuesto.
- Hay que determinar en qué medida cambian todos los costos variables según cambie el nivel de actividad.
- Se crea el modelo de presupuesto, donde los costos fijos están “incrustados” en el modelo y los costos variables se expresan como un porcentaje del nivel de actividad o como un costo unitario del nivel de actividad.
- Se ingresa en el modelo un nivel real de actividad después de que se haya completado el período contable. Esto actualiza los costos variables en el presupuesto flexible.
- Para el período completado se ingresa el presupuesto flexible resultante en el sistema contable, para compararlo con los gastos reales.
Ejemplo
Supongamos que un fabricante determina que su costo variable de electricidad y de otros suministros para la fábrica es de aproximadamente $10 por uso de máquina por hora (HM-Hora Máquina). También se sabe que la supervisión de la fábrica, la depreciación y otros costos fijos son en total $40 000 mensuales.
Comúnmente, el equipo de producción opera entre 4000 y 7000 horas por mes. Según esta información, el presupuesto flexible para cada mes sería de $40 000 + $10 por HM.
Ahora vamos a ilustrar el presupuesto flexible mediante el uso de algunos datos. Si se requiere que el equipo de producción opere un total de 5000 horas en enero, el presupuesto flexible para enero será de $90 000 ($40 000 fijo + $10 x 5000 HM).
Como el equipo debe operar en febrero durante 6300 horas, el presupuesto flexible para febrero será de $103 000 ($40 000 fijo + $10 x 6300 HM).
Si marzo requiere solo 4100 horas de máquina, el presupuesto flexible para marzo será de $81 000 ($40 000 fijo + $10 x 4100 HM).
Conclusión
Si se requiere que el gerente de planta use más horas de máquina, es lógico aumentar el presupuesto del gerente de la planta para poder cubrir el costo adicional de electricidad y suministros.
El presupuesto del gerente también debería disminuir cuando se reduzca la necesidad de operar el equipo. En resumen, el presupuesto flexible proporciona una mejor oportunidad para planificar y controlar que un presupuesto estático.