Relaciones públicas internas y externas de una empresa
¿Qué son las relacione públicas internas y externas?
Las relaciones públicas internas y externasde una empresa son las encargadas de ofrecer soporte comunicacional a una compañía para proyectarla en el mercado nacional e internacional. Su objetivo es gestionar, impulsar y mantener una excelente comunicación dentro y fuera de la organización, para garantizar una imagen pública de alto nivel.
Una buena comunicación entre empleados y empresa crea un clima organizacional favorable, donde trabajar será agradable. Esto se reflejará directa o indirectamente en la imagen de la empresa de forma positiva. Las comunicaciones con el público externo son la línea de vida de la organización en cuanto a identidad, imagen, reputación y credibilidad.
Basadas en estas relaciones, la empresa obtendrá un perfil que le abrirá las puertas a nuevas negociaciones. En ambos casos es importante desarrollar una excelente relación entre las personas.
Si alguien se siente respetado y tomado en cuenta, demostrará lealtad y compromiso, lo que contribuirá con la organización en el logro de sus objetivos.
Tomando en consideración los principios de la comunicación, la integración y el trabajo en equipo, las relaciones públicas internas y externas de una empresa construyen los cimientos que le permitirán a la organización fortalecerse, crecer y expandirse comercialmente.
Ahora bien, con la finalidad de aprovechar al máximo las relaciones y fomentar los nexos positivos entre los dos grupos, se hace necesario delimitar muy bien la función de cada uno. Si estos roles no están claros podrían surgir problemas graves, incluso hasta de competencia entre sus integrantes.
Relaciones públicas internas
Las relaciones públicas internas son aquellas que se concentran en fortalecer los vínculos entre la empresa y sus empleados, facilitando un buen ambiente comunicacional y reforzando los valores en cada una de las actividades que se realicen.
Su objetivo es conformar un equipo de trabajo empresarial, donde todo el personal de la empresa —desde el director hasta el colaborador con menor jerarquía— conforme un grupo consolidado. En una empresa la prioridad son sus trabajadores.
Funciones principales
- Estructurar una red comunicacional masiva y efectiva. El Intranet es una buena opción, ya que se crea una red interna de fácil y rápido acceso. También es oportuna usar la videoconferencia en el caso de requerir contactarse con personas de sucursales lejanas.
- Organizar y ejecutar grupos de discusión, donde de manera voluntaria se reúnan las personas a conversar sobre temas relacionados con el funcionamiento de la empresa o necesidades del grupo. Incluye también elevar lo planteado al departamento correspondiente y hacer un seguimiento de la solución del mismo.
- Planificar actividades de esparcimiento con la integración de varios departamentos: celebración de cumpleaños, encuentros deportivos, etc.
- Organizar talleres o charlas motivacionales sobre crecimiento personal.
- Implementar un buzón de opiniones o sugerencias, el cual debe revisarse con periodicidad a fin de recibir la información, corroborarla y canalizarla al departamento relacionado con la misma.
- Elaborar y distribuir material informativo como revistas, folletos o carteleras. Llevar un registro detallado de las actividades realizadas.
Principios básicos de las relaciones públicas internas
Escuchar
Toda comunicación enarbola una bandera: escuchar. Esto es clave para que los programas de relaciones públicas se cumplan con el éxito esperado.
Parte de la tarea es estar atento a lo que dicen las personas que laboran en la empresa. Son ellos quienes día a día están al frente de sus puestos de trabajo; por lo tanto, escucharlos es oír a la empresa misma.
Esto también debe extenderse a lo que no se dice, a lo que por timidez o temor no es expresado. Es por ello que en las relaciones públicas internas es importante indagar, preguntar y buscar sugerencias, a fin de conocer a fondo las situaciones y al personal.
Compartir
Es importante mantener a todos informados de los próximos planes, lanzamientos y eventos, así como de los éxitos alcanzados en las actividades ejecutadas.
Los empleados deben recibir la información directamente de la empresa. Las relaciones públicas internas deben encargarse que todo el personal esté al tanto de lo que ocurre dentro de la compañía; así se evitarán posibles interpretaciones erradas sobre cualquier hecho.
Informar no es enviar una avalancha de correos electrónicos; esto creará un efecto contrario al que se quiere. Las personas no los leerán y quedarán desinformados. Lo recomendable es emitir un boletín periódico con enlaces, ofreciendo la oportunidad de no participar.
Integrar
El éxito que alcancen las relaciones públicas en el ámbito interno está directamente vinculado con el grado de integración que se logre con todos aquellos que estén ligados a la actividad.
Cuando las personas están integradas, sienten que forman parte del todo y están prestas a participar cuando se les solicite. Para lograr esto deben incluirse diversas actividades, donde se reconozcan no solo los éxitos de la empresa, sino también de los empleados.
Parte del trabajo de las relaciones públicas internas es lograr proyectar a la empresa como un frente unido, que trabaja en consonancia hacia una dirección definida. Esto solo puede lograrse si se crea un equipo de trabajo donde exista un ambiente de cooperación entre los departamentos.
Aprender
Toda experiencia es un aprendizaje. Las que dieron frutos positivos deben ser utilizadas para consolidar las fortalezas del grupo y de la empresa. Aquellas que no cumplieron las expectativas, deben reorientarse para ser convertidas en futuras fortalezas.
Las relaciones públicas internas deben tener en cuenta que innovar y ser creativos es la clave para mantener siempre la expectativa de todos ante el siguiente paso a dar. Aquí puede surgir el temor al fracaso, porque toda novedad quizás no sea muy bien aceptada o no cumpla con las expectativas que se tenían.
Sin embargo, quien aprende a ver una falla desde la perspectiva del aprendizaje no la ve como un inconveniente, sino como un reto a vencer. Si se falla en algo, la idea es reconocerlo rápidamente y aprender de la experiencia.
Ser consecuente
En las relaciones públicas internas se termina un proyecto y ya nace otro, es como un ciclo que nunca termina. Las acciones no pueden ser muy esporádicas, pero tampoco abrumadoras. Deben planificarse a fin de crear vinculaciones dentro de la empresa que sean provechosas, haciendo que sus objetivos concuerden.
Para consolidar los logros alcanzados es necesario que las acciones se mantengan en el tiempo, que sean consecuentes. Así se creará confianza en el personal, sabrán que es un trabajo bien orquestado y no de carácter eventual.
Relaciones públicas externas
Las relaciones públicas externas se encargan de tomar acciones relacionadas con las posiciones, valores, lineamientos y actuaciones de la empresa hacia diversos entes y grupos humanos que hacen vida en la sociedad.
Su objetivo es promover la compañía e incrementar sus ingresos. Es por esto que se busca desarrollar una comunicación efectiva entre la empresa y los diferentes entes con los que esta se relaciona: clientes, medios de comunicación, industrias, comunidad, gobierno, entidades financieras, proveedores y público en general.
Se enfoca en la difusión de noticias sobre nuevos productos, estrategias de mercadeo, actos benéficos, patrocinios, promociones y toda aquella información de la corporación que pueda ser usada para impulsarla.
Funciones principales
- Construir una base de datos con información actualizada de los medios de comunicación locales, regionales, nacionales e internacionales.
- Editar y producir material POP y catálogos de los productos o servicios que presta la empresa.
- Redactar la información que se enviará a los medios de comunicación para su difusión: notas de prensa, reseñas de eventos, etc.
- Llevar un registro fotográfico y audiovisual de los eventos realizados.
- Seguimiento del cumplimiento de las pautas publicitarias o acuerdos realizados con los medios de comunicación masivos.
- Organización de eventos promocionales de la empresa: congresos, exposiciones, agasajos.
- Editar y producir revistas de carácter institucional con fines publicitarios.
- Organizar visitas guiadas a la empresa.
Aspectos importantes de las relaciones públicas externas
Persuasiva
Comunicarse es un arte y crear la necesidad donde no la hay es un arte mayor. Persuadir a un cliente, a un organismo gubernamental o a un medio de comunicación para que tome una acción que inicialmente no tenía considerada es una función muy importante de unas relaciones públicas externas exitosas.
Actualmente el mercado se ha vuelto muy competitivo. Muchas empresas no cuentan con la disponibilidad de invertir fuertes sumas de dinero en campañas publicitarias de mucha envergadura.
Cobra entonces mayor relevancia la actuación de las relaciones públicas externas de influir de manera efectiva y directa sobre el público, haciendo que la corporación posicione mejor sus productos y marca.
Enfocada en el cliente
Mantener la comunicación directa con los clientes permitirá que el negocio siempre esté presente en el ambiente comercial. Efectuar visitas periódicas a las organizaciones permitirá no solo estrechar los lazos, sino también conocer las inquietudes que estos tengan.
Por esto es recomendable responder en el menor tiempo posible las preguntas o problemas que sean planteadas, y canalizarlas eficientemente.
Cuanto mejor sea la comunicación con los clientes actuales, se necesitarán menos estrategias y tiempo para ganar nuevas relaciones comerciales mutuamente ventajosas.
Saber escuchar
Las relaciones públicas externas no solo deben centrarse en cultivar herramientas para difundir bien el mensaje que se desea que llegue a los demás, sino que también debe considerar saber escuchar.
La comunicación es bidireccional, ambas partes son importantes dentro del proceso y las dos tienen aspectos relevantes que decir. Apreciar los comentarios y hacer saber que le importa lo que otros piensen, es señal de unas relaciones públicas exitosas.