Organización matricial: características y ejemplos
La organización matricial o estructura matricial es una configuración empresarial en la cual los empleados participan en proyectos puntuales sin dejar de atender sus funciones. Se usan canales duales: por un lado, la jerarquía principal; y por otro, los programas específicos.
Generalmente esos programas o portafolios representan los servicios que ofrece una empresa. Una vez definida la necesidad del cliente y el servicio, la empresa inicia un proyecto en el cual forma un equipo multidisciplinario con personal de departamentos diferentes para su realización.
Una organización de este tipo mantiene la estructura de su nómina de empleados agrupados por funciones como en los organigramas tradicionales, pero también está preparada para adaptarse a los cambios y demandas del mercado para satisfacerlos mucho más rápido.
En otras palabras, ofrece las ventajas de la flexibilidad y mayor seguridad en el control individual de los proyectos para su culminación satisfactoria, y también ofrece oportunidades de desarrollo y ascenso dentro de la organización.
Esta práctica promueve la delegación de responsabilidades, la colaboración y comunicación interdepartamental, el compartir de recursos y destrezas, y un ambiente de trabajo dinámico.
La organización matricial tomó popularidad después de 1970 para adaptar las operaciones de producción de las empresas a una respuesta más rápida a los clientes.
Las compañías que tomaban esta decisión solían mantener esta estructura interna en secreto para evitar posibles inestabilidades financieras, tanto por la crítica corporativa conservadora como por la copia de su modelo estructural por la competencia.
Características principales de la organización matricial
1- Permite operar en base a proyectos
Este elemento es el que probablemente moderniza y dinamiza los organigramas de jerarquía lineal tradicional, dando nacimiento a la estructura flexible y dual de la matriz. La compañía puede estar trabajando en varios proyectos a la vez sin afectar su funcionalidad departamental.
Al nacimiento de un proyecto le sigue la creación de un equipo de trabajo con personas de habilidades y conocimientos diferentes. Este equipo es temporal y es ensamblado para satisfacer las necesidades del cliente.
Generalmente se cumple el tiempo programado para la realización total o parcial del proyecto. Una vez el proyecto culmine, los miembros pueden ser reasignados a otros programas. Los trabajadores nunca dejan de pertenecer a su departamento original.
2- Dinamismo de talentos y recursos
El personal calificado y los recursos pueden ser compartidos entre los departamentos funcionales y los equipos de proyecto. De esta manera se usan con más eficiencia y por más unidades dentro de la organización.
3- Comunicación y flujo de información libre
La estructura de matriz permite a los empleados comunicarse más rápidamente a pesar de los límites departamentales. Es decir, la información fluye tanto hacia arriba de la organización como hacia los lados.
La información útil de un mismo proyecto no está encerrada necesariamente; puede estar al alcance de todos. Así se evitan los silos de información y se crea un ambiente de trabajo cooperativo que integra a la organización.
4- Permite la existencia de dos figuras gerenciales a la vez
A cada equipo de trabajo nuevo es asignado un gerente de proyecto, quien cumple las funciones de jefe de los miembros del equipo durante el proyecto. Las funciones de este responsable no se supeditan ni se anteponen a los gerentes fijos de cada departamento.
De manera que, en momentos, un empleado puede tener dos jefes al mismo tiempo. Para que este sistema no entre en conflicto es importante que se definan bien los parámetros de división de autoridad y responsabilidad entre ambos jefes.
5- Desarrolla futuros gerentes
La asignación de las tareas temporales en los miembros del proyecto hace que la organización matricial sea un escenario excelente para el entrenamiento de próximos gerentes, ya que son de más fácil identificación en un ambiente de trabajo multidisciplinario.
6- El peso de las responsabilidades se delega
El gerente de proyecto es el responsable directo de la culminación del mismo en el tiempo y presupuesto establecidos. Esto llama a tener un liderazgo fuerte para asegurar el cumplimiento de las funciones.
El éxito del proyecto dependerá de la toma de decisiones importantes del gerente, independientemente de la jerarquía de la organización. Esta modalidad también descentraliza funciones y procesos, dando paso a cierto nivel de independencia operativa a lo largo y ancho de la estructura.
7- Ofrece respuestas más rápidas y eficientes
La formación de los equipos interdisciplinarios para un proyecto nuevo puede ocurrir bastante rápido, y es probable que el programa inicie casi inmediatamente.
Los proyectos son basados en los servicios y productos particulares que la empresa ya acostumbra a ofrecer; entonces, el tiempo de asignación de personal y arranque del trabajo es mínimo y no necesita aprobación burocrática de una cadena lineal de mando.
Esto permite a la empresa adaptarse rápidamente a lo que el mercado pida, entregar resultados satisfactorios de calidad en mucho menos tiempo e iniciar otro proyecto inmediatamente, de ser necesario.
Esto también permite la existencia de muchos proyectos desarrollándose paralelamente.
8- El fin de un proyecto no es el fin del trabajo
Una vez un proyecto cierra o finaliza, la empresa no tiene que preocuparse por la reubicación del personal, ya que los empleados nunca dejaron de pertenecer a sus puestos de trabajo. Esto le abarata costos a la empresa.
En algunas compañías se maneja la figura del pago especial o bono por proyecto para cada miembro del equipo, pero son remuneraciones independientes del salario regular del empleado.
En otras, tanto el puesto de trabajo fijo como la asignación a un equipo o proyecto forman parte de las funciones del empleo.
Ventajas
Versatilidad y flexibilidad
En todos los sentidos. La empresa puede embarcarse en varios proyectos distintos y de diferente carácter siempre que tenga los recursos. Esto se debe, en gran parte, a la polivalencia de los empleados, los cuales tienen la capacidad de adaptarse y trabajar en distintos departamentos.
Ahorra costes
Disponer de una serie de recursos tan polivalentes genera que no se tenga que recurrir a componentes externos, lo que disminuye los costes. Este ahorro se puede invertir en seguir mejorando las condiciones de los empleados o de los recursos.
Desventajas
Conflicto de intereses
Una organización matricial promueve que los empleados pueden estar centrados en varios proyectos, lo que significa que tenga varios jefes.
Si estos no se ponen de acuerdo y miran por el bien común, podría generar en una serie de conflictos de intereses que repercuta en el empleado y los distintos proyectos.
A su vez, la distribución de los recursos también puede suponer que los departamentos entren en tensión, ya que algunos podrían verse poco favorecidos respecto a otros.
Excesiva exigencia al empleado
Los gerentes de proyectos deben saber cuál es la situación del otro, porque así podrán comprender las necesidades y obstáculos a los que se enfrentan. Si no existe esta coordinación y empatía, los empleados podrían sufrir las consecuencias de un gerente que solo tenga miras por su proyecto.
Este gerente solo tendrá la visión de que el empleado debe dedicar todo el tiempo a su proyecto, exigiéndole unos determinados objetivos que se verá imposible de cumplir debido a que tiene trabajo con otros departamentos.
Requiere muchas reuniones
Para que lo anterior no ocurra y se llegue a ciertos consensos, los gerentes deben reunirse periódicamente, lo que significa un tiempo dedicado que se podría aprovechar para otras tareas.
Ejemplos de empresas con organización matricial
Nestlé
La compañía multinacional suiza Nestlé es la más grande productora de alimentos del mundo, y cuenta con más de 29 marcas registradas con ventas anuales mayores a 1,1 billones de dólares. Esta corporación opera bajo la estructura de la matriz.
La organización descentralizada de Nestlé permite que ramas subordinadas gocen de una independencia de alto nivel.
A pesar de que las grandes decisiones estratégicas se toman en los niveles más altos, muchas operaciones diarias son delegadas a unidades o departamentos locales.
ABB Group (ASEA Brown Boveri)
Esta es una corporación multinacional en la rama de la industrialización automatizada (robótica, energía eléctrica y electrónica) que desde los años 80 ha hecho varias fusiones importantes y adquisiciones de compañías que le han permitido un buen crecimiento.
En 2001 se introdujo la organización matricial para integrar las actividades a nivel mundial y descentralizar operaciones de su sede principal en Suiza.
Esto resultó exitoso, le permitió una mayor proximidad con los clientes y un proceso de toma de decisiones mucho más rápido y eficiente.
Es una de las pocas compañías grandes que ha podido implementar la matriz estructural. Sus operaciones están organizadas en cuatro divisiones globales, las cuales han formado unidades de negocio específicas enfocadas en un área particular de la industria o una categoría de producto.
Referencias
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- F. John Reh (2017). Challenges and Benefits of Matrix Management in the Workplace. The Balance. Recuperado de thebalance.com
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