¿Cómo se anotan los datos de un correo electrónico?
¿Qué hacer para anotar los datos de un correo electrónico?
Para anotar los datos de un correo electrónico, básicamente hay que rellenar los datos de tres campos. En primer lugar, se debe especificar la dirección de correo electrónico del o los destinatarios, seguidamente colocar el asunto y, por último, escribir el texto.
La dirección del destinatario es requisito imprescindible para enviar el mensaje. Sin ella, el software de correo no podrá enviarlo.
El campo del asunto puede quedar en blanco, pero no es recomendable, ya que la persona que recibe el mensaje querrá tener idea de qué trata, antes de abrirlo. Si se deja en blanco, el gestor de correo escribirá la frase “sin asunto”, por defecto.
Finalmente, se escribe el texto del mensaje, al que se pueden añadir fácilmente archivos adjuntos como imágenes, audios, vídeos y documentos en diversos formatos.
En la imagen mostrada al comienzo de nuestro artículo aparece la vista principal de uno de los gestores de correo más utilizados, Outlook, de la compañía Microsoft.
En la columna izquierda están las opciones de carpeta, que sirven para clasificar y organizar los mensajes, tanto enviados como recibidos o en borrador.
En el centro se muestra, por defecto, la bandeja principal o Inbox y, a la derecha está la ventana de redacción de mensajes, mostrando los campos que debe llenar el remitente. Esta ventana se activa con el botón para crear mensaje o también cuando se quiere responder a uno.
Adicionalmente, el programa ofrece diversas opciones de envío, como por ejemplo, enviar el mensaje a una sola persona o a varias. También permite que las direcciones sean invisibles a los destinatarios, editar y dar formato al texto, ordenar los mensajes por fecha, así como buscar entre ellos.
Funcionamiento del correo electrónico
El correo electrónico o e-mail (abreviatura de electronic mail, en inglés) no es una novedad, ya que para los años 60 del siglo XX, algunas instituciones contaban con un servicio de correo electrónico interno.
De esta forma, dos personas trabajando en distintas terminales, en un mismo edificio, podían comunicarse rápidamente. Y aunque han aparecido novedosas formas de enviar y recibir mensajes, actualmente el correo electrónico sigue siendo una de las más utilizadas por los usuarios de internet en todo el mundo.
Para poder enviar y recibir correos electrónicos, el primer paso es obtener una dirección, que es algo muy sencillo y gratuito. Simplemente, hay que abrir una cuenta en alguna empresa especializada, como Gmail, Outlook, Yahoo, MX, Zoho Mail, entre otras.
Al hacerlo, la persona escoge su nombre de usuario, el cual es único en dicha compañía, para evitar confusiones. También una contraseña, necesaria para que nadie más que él pueda acceder a los mensajes.
Una vez confirmada esta información, se crea el buzón de correo electrónico y de inmediato se pueden enviar y recibir mensajes.
Partes de una dirección de e-mail
Para asegurarse de que el mensaje llegue a la persona correcta, es preciso escribir cuidadosamente su dirección, sobre todo cuando se le va a enviar un mensaje por primera vez.
Para mensajes posteriores, el gestor de correo tiene opciones de respuesta, sin tener que escribir nuevamente la dirección. Asimismo, el usuario tiene la posibilidad de añadir la dirección a la agenda de contactos que tiene el programa.
Una dirección de correo contiene las siguientes partes, que se escriben en el orden mostrado aquí:
- Nombre de usuario
- Símbolo de la arroba: @
- Gestor de correo o dominio.
- Extensión, que puede ser “.com”, “.org”, “.net”, “.edu”, “.gov”, “.int”, “.mil”.
En general, queda algo como:
Estructura general
La estructura básica de un mensaje de correo electrónico se asemeja a la de un correo tradicional, ya que debe señalar el nombre del remitente, el del receptor y, por supuesto, el cuerpo del mensaje.
Hay dos partes principales que se distinguen en el correo electrónico, y son:
- Encabezado
- Cuerpo
En el encabezado se encuentra la información del remitente y el destinatario, mientras que en el cuerpo va el mensaje y, opcionalmente, documentos y archivos que el remitente necesite enviar.
Encabezado
En esta sección del correo electrónico se especifican el remitente y el receptor, con las respectivas direcciones electrónicas, así como la fecha, hora y asunto del mensaje.
Simplemente, la persona que envía el mensaje copia la dirección del destinatario en el campo correspondiente, indicado como “To” en inglés o “Para” en castellano, o la escoge de su libreta, la copia y la pega.
Es posible colocar más de una dirección en este campo, y se considera que estos son los destinatarios principales del mensaje.
En los distintos gestores de correos electrónicos, como Outlook y Gmail, por ejemplo, existen las opciones Cc (Copia al carbón) y Bcc o Cco (Copia al carbón oculta) que, al activarse, permiten enviar copias del mensaje de forma masiva.
En la opción Cc todos los destinatarios pueden ver las direcciones electrónicas de los demás, pero las direcciones en la opción Bcc permanecen ocultas. Solo la persona que envió el mensaje las conoce y puede ver.
Seguidamente, está el campo concerniente al asunto o título del mensaje, que consiste en una palabra o frase breve que describe la temática del mismo.
Por último, de la identificación del remitente, así como la fecha y hora, se ocupa automáticamente el software de gestión de correo, que además puede ofrecer otras opciones adicionales.
Es conveniente examinar la interfaz del software para familiarizarse con ellas y ubicarlas rápidamente.
Cuerpo del mensaje
Debajo del encabezado, hay una ventana con un espacio en blanco para escribir el texto del mensaje.
El gestor de correo electrónico provee muchas opciones para que el autor le dé el formato deseado, como por ejemplo, la posibilidad de elegir el tipo de letra, ajustar el tamaño y escoger el color.
También están el resaltado, subrayado, negritas, itálicas y viñetas que sirven para organizar el texto.
Todas estas opciones se encuentran en la barra de herramientas o menú de edición, y se utilizan de la misma forma que en el procesador de texto habitual.
Asimismo, se pueden añadir archivos adjuntos como fotos y documentos, activando un ícono en forma de clip, aunque el tamaño de los archivos que se pueden enviar de esta manera es limitado.
Cada gestor de correo electrónico admite un tamaño máximo para los adjuntos, sin embargo, no hay limitación para el tamaño del mensaje como tal, pudiendo el texto ser tan largo como se desee.
Conviene que el mensaje se inicie con un saludo, seguido de texto principal y finalice con una despedida apropiada.
Opcionalmente, el remitente puede añadir su nombre y número telefónico, sobre todo si el mensaje es más bien formal. Esto no es necesario si ya se ha entablado un hilo o intercambio de mensajes más o menos continuo.
Una vez listo el texto, el paso final es activar la opción de envío y, en cuestión de segundos, el destinatario ya puede acceder al mensaje en su propia bandeja de correos.
Referencias
- Correo electrónico. Recuperado de: educoas.org.
- Correo electrónico. Proyecto Hola. Recuperado de: uv.mx.
- Fernández, Y. CC y CCO: qué son y cómo mandar correos sin que se vean todas las direcciones en Gmail u Outlook. Recuperado de: xataka.com.
- How To Write a Professional Email. Recuperado de: indeed.com
- Montagud, N. Las 11 partes de un correo electrónico. Recuperado de: psicologiaymente.com.