Reporte de actividades: qué es, características, estructura, ejemplos
¿Qué es el reporte de actividades?
El reporte de actividades es un informe detallado de las actividades organizativas del día a día. Este reporte incluye datos relativos a registros de producción, costos, gastos de recursos, exámenes exhaustivos de los procesos e incluso la contabilidad.
Este reporte viene en diferentes intervalos de tiempo, pero generalmente se enfoca en el corto plazo. El reporte de actividades también puede ser modificado por las partes interesadas, para adaptarlo a sus necesidades y pueda proporcionar una información más clara.
Las personas que trabajan dentro de una empresa, los socios comerciales, los proveedores y clientes son los posibles destinatarios de un reporte de actividades.
Compartir un reporte de actividades hace que sea más fácil mantener a las personas informadas sobre las condiciones del negocio, para que puedan tomar mejores decisiones.
Características del reporte de actividades
– Es un informe sobre los detalles operativos que presentan la actividad actual de un equipo de trabajo. Su objetivo es apoyar las actividades diarias de la organización.
– La información del reporte de actividades implica información esencial sobre los compromisos, rutinas, posición y desarrollo del equipo de gestión y del proyecto en sí.
– Los equipos de trabajo realizan los reportes de actividades, incluyendo a los miembros del equipo. Incluso los líderes empresariales pueden hacer reportes de actividades en caso de que necesiten proporcionar información y actualizaciones a sus superiores principales.
– El secretario del equipo generalmente está designado para generar un reporte de actividades. También hay momentos en que el director ejecutivo debe proporcionar un reporte de actividades a las empresas afiliadas.
¿Para qué sirve el reporte de actividades?
– Ayuda a los equipos de trabajo y líderes a actualizarse con información, lo que les permite conocer el estado y el progreso del equipo.
– Se conocerán los logros y problemas del equipo, junto con los planes, estrategias, acciones y evaluación futuros.
– Con la información del reporte, los miembros del equipo, líderes y afiliados podrán comparar datos, analizarlos, generar inferencias y conclusiones, así como tomar decisiones racionales, que los ayudarán a alcanzar sus metas individuales y grupales.
– Los reportes de actividades también pueden presentar información urgente, ya sea nueva o correctiva, que ayuda al equipo a ajustar sus planes, estrategias y acciones futuras.
Notar fallas
Algunos dueños de negocios cuentan con el reporte de actividades para determinar lo que se perdieron mientras estuvieron fuera del edificio.
Por ejemplo, el dueño de una guardería quiere saber si algún niño resultó herido. El propietario del taller quiere saber cuántos clientes cancelaron sus citas porque eligieron otros talleres.
¿Cómo se hace un reporte de actividades?
Se debe incluir información objetiva, completa, precisa y actualizada. Estos elementos sirven como pilares para un buen reporte.
Se deben incluir ciertos puntos, como los logros y problemas, ya que estos también ayudan a los miembros y líderes del equipo a observar su desempeño, permitiéndoles alcanzar sus metas.
Los logros reflejarán sus fortalezas y capacidades y podrán motivar a los miembros del equipo. También se incluyen los problemas experimentados, ya sean reales o potenciales, para poder hablar sobre posibles formas de resolver o prevenir problemas.
El tipo de información incluida varía según el tipo de negocio. Un reporte de actividades generalmente refleja los niveles de actividad actual de la empresa. También refleja, en cierta medida, el impacto de los eventos comerciales recientes.
Categorizar la información
Un reporte de actividades ofrece diferentes categorías de información que se necesitan conocer de un vistazo.
Por ejemplo, puede incluir datos sobre la tasa de asistencia de los empleados, porcentaje de puestos ocupados, volumen de ventas diarias, número de nuevas cuentas abiertas o cerradas, deudas frente a los pagos cobrados o volumen de quejas de los clientes.
Otros temas típicos
– ¿Cuáles son las amenazas reales que se ven? ¿Cómo se resolverán?
– ¿Qué estrategias y acciones de gestión se implementarán para cumplir con los planes?
– ¿Las estrategias y acciones de gestión previamente implementadas fueron exitosas?
– ¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles a la hora de gestionar el equipo de trabajo?
– ¿Cuál es la tendencia en el desempeño de la gestión? ¿Cuál es la implicación para el desempeño futuro?
Estructura del reporte de actividades
Resumen ejecutivo
Se resumen los puntos principales del reporte, como el tema a tratar, los datos obtenidos, los métodos de análisis de datos y las recomendaciones basadas en esos datos. Se coloca para que los directores no tengan que leer todo el reporte.
Introducción
Resalta los temas principales que se cubren en el reporte y proporciona información de antecedentes sobre por qué se recopilaron los datos.
Cuerpo
Describe el problema y los datos que se recopilaron, cómo se recopilaron, analizando los principales hallazgos.
Puede dividirse en subsecciones, con títulos que resalten el punto específico que cubrirá esa subsección.
Conclusión
Explica cómo pueden interpretarse los datos descritos en el cuerpo del documento o qué conclusiones pueden extraerse.
Sugiere cómo usar los datos para mejorar algún aspecto del negocio o recomienda una investigación adicional.
Referencias
Enumera los recursos utilizados para investigar o recopilar los datos para el reporte. Proporcionan una prueba de los puntos tratados y permite revisar las fuentes de datos originales.
Apéndice
Es opcional e incluye información técnica que no es necesaria para la explicación provista en el cuerpo y la conclusión, pero que respalda los hallazgos.
Ejemplo de reporte de actividades
Entre los ejemplos de reportes de actividades están los reportes diarios de cuadre de caja del cajero bancario, los ajustes diarios de cuentas, los registros de producción diarios, los registros de viajeros por vuelo y registros de transacciones.
Reporte de ventas
Los gerentes ocasionalmente necesitan rastrear la cantidad de ventas o la cantidad de ingresos generados por un vendedor en particular.
El reporte de ventas proporciona visibilidad sobre la cantidad de ventas y la cantidad de ingresos generados durante un período específico de tiempo.
Para cada día dentro de un período de tiempo, un gráfico muestra la cantidad de órdenes procesadas. Otro gráfico muestra los ingresos obtenidos por día.
La suma de la cantidad total de pedidos de ventas por cada día determina los ingresos obtenidos.
Reporte de inventarios
Es posible que un gerente de inventarios necesite saber si el suministro es suficiente para satisfacer la demanda y, en promedio, cuánto durará el suministro actual.
El reporte de días de suministro proporciona visibilidad del número estimado de días que estará disponible el suministro de inventario, y la oferta y la demanda totales.
Referencias
- Audra Bianca. What Is a Daily Operations Report? Tomado de smallbusiness.chron.com.
- Operational Reporting. Tomado de teamreporterapp.com.
- Sample reports for Operational Reporting. Tomado de ibm.com.