10 Funciones de un Auxiliar Administrativo
Las funciones de un asistente administrativo son tareas de asistencia y acompañamiento a las actividades normales que desarrolla una empresa. Por lo tanto, son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma.
Estas actividades suelen ser variables de acuerdo con el área de negocio de la empresa en la que trabajen. Por ejemplo, en oficinas especializadas como estudios de abogados, los asistentes suelen tener una formación específica para el desempeño de ciertas actividades.
Sin embargo, existen funciones comunes a todas las áreas que, usualmente, giran en torno a la distribución y administración de información dentro de la oficina. Esto incluye la gestión de documentos, archivos y la organización de eventos.
Pero estas actividades pueden llegar a ser mucho más amplias. En algunas ocasiones los asistentes administrativos también deben ocuparse de procesar información contable e inclusive de garantizar el funcionamiento de los recursos tecnológicos de la empresa.
Funciones principales de un asistente administrativo
1- Gestión de documentos
Una de las principales funciones de un asistente administrativo consiste en ayudar a los miembros de la oficina con la gestión de documentos y archivos.
Usualmente esta tarea está relacionada con el almacenamiento, organización y administración de archivos. Sin embargo, en ciertas ocasiones también puede ser necesario que escriban, editen y revisen documentos.
En algunas empresas incluso se les pide tomar dictado de cartas o notas y registrar las actas de las reuniones que se desarrollan.
En algunos casos, por ejemplo cuando se trata de un estudio de abogados, se requiere una formación especializada para poder cumplir estas funciones: el asistente administrativo deberá comprender la terminología y los procedimientos legales.
Por otra parte, los asistentes administrativos que se desempeñan dentro del campo de la medicina necesitan conocimientos diferentes. Deben tener la formación necesaria para el trato con pacientes y la lectura de informes médicos.
2- Planeación de eventos
La planificación de eventos de oficina también suele ser responsabilidad de los asistentes administrativos. El tamaño de esta responsabilidad puede ser variable de acuerdo con el tamaño de la empresa.
Un evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño. En cualquiera de los dos casos, el asistente deberá gestionar todos los criterios relacionados con el evento.
Esto incluye contactar proveedores, hacer reservaciones, elegir menús y decoración. Pero también incluye contactar, invitar y confirmar a los asistentes, ponentes y conferencistas en caso de que esto sea necesario.
3- Atención presencial a usuarios y visitantes
La atención a usuarios suele ser una de las tareas más comunes para los asistentes administrativos. El público al cual se enfoca la atención depende siempre del tamaño de la empresa y su orientación de negocio.
En el caso de empresas pequeñas que atienden directamente al público, es posible que el asistente administrativo deba recibir a los clientes. Cuando esto sucede, su labor está encaminada a orientarlos y atenderlos durante su paso por las instalaciones de la empresa.
En empresas más grandes, el asistente administrativo deberá atender visitantes de otra índole como socios o grandes proveedores.
En este caso su misión será orientarlos en el cumplimiento de su agenda y reuniones con la gerencia u otras áreas de la empresa.
4- Atención telefónica y virtual
Dentro de la categoría de la atención a usuarios se incluye la atención telefónica y virtual. En el caso de la atención telefónica se incluye la orientación de los clientes y socios, al igual que la organización y administración de agendas.
Cuando se refiere a la atención virtual, las tareas dependerán de los canales dispuestos por la empresa para la atención al público o la gestión de información.
En algunos casos se trata de gestionar el correo electrónico, responder, reenviar o archivar mensajes según sea necesario.
En otros casos, cuando los canales de comunicación virtual son más diversos, pueden incluirse otras tareas, como la atención al público a través de sistemas de chat o inclusive responder inquietudes a través de las redes sociales de la empresa.
En empresas grandes es usual que exista personal enfocado específicamente en la atención de estos canales de comunicación. Cuando las empresas son pequeñas, esta tarea suele quedar en manos de los asistentes administrativos.
5- Administración de agendas
La gestión de agendas suele ser una de las tareas más importantes de los asistentes administrativos. Esta responsabilidad incluye recibir las solicitudes de citas y reuniones vía telefónica, presencial o por Internet, y organizarlas en la agenda según los criterios definidos.
También incluye la programación de reuniones dentro y fuera de la empresa, almuerzos de trabajo y viajes de negocios.
En estos últimos casos también es responsabilidad del asistente la reserva de vuelos, hoteles, restaurantes o salas de reuniones según sea necesario.
6- Contabilidad
En algunas ocasiones los asistentes administrativos son responsables del monitoreo y el registro de los gastos que se producen dentro de la empresa. Estos deberes pueden ser simples, como el registro de ciertos gastos en una hoja de cálculo.
En algunos casos se le solicita al asistente tener la capacitación para el desarrollo de tareas más complejas. Por ejemplo, sus responsabilidades pueden incluir la presentación de informes contables a la gerencia.
Usualmente esto depende del tamaño de la empresa. Una empresa grande suele tener roles más especializados; en estas la información contable es administrada por una persona contratada para ese fin.
Sin embargo, una de las habilidades fundamentales para cualquier asistente administrativo es el dominio de software contable de oficina, como Microsoft Excel.
7- Gestión tecnológica
La gestión de recursos tecnológicos también hace parte de las funciones de los asistentes administrativos. En este sentido, su responsabilidad es garantizar que todas las herramientas necesarias para el funcionamiento de la empresa operen bien.
Esto incluye la realización de copias de seguridad de la información contenida en los equipos de cómputo y la actualización de antivirus, entre otras tareas.
Por otra parte, se incluye la administración de equipos como proyectores y computadoras portátiles. También implica la revisión y mantenimiento de los equipos necesarios para el desarrollo normal de las actividades que están bajo su responsabilidad.
Esto no quiere decir que el asistente administrativo deba contar con conocimientos técnicos. Su labor consiste específicamente en la contratación de personal técnico que realice el mantenimiento de los equipos de manera periódica para evitar contratiempos.
8- Recogida de correspondencia y paquetería
La recepción y entrega de correspondencia y paquetería será función del auxiliar administrativo. Este estará al tanto de los seguimientos de envío y de la realización de pagos si así fuese necesario. A su vez, debe gestionar la correspondencia y entregarla a los departamentos correspondientes.
9- Administración de los datos del personal
El auxiliar administrativo deberá tener controlado los datos personales de los empleados de la empresa o institución. Esto servirá para que, llegado el caso de que sea necesario, el auxiliar pueda facilitar la información de manera rápida. Para ello, se encargará él mismo de obtener los datos identificativos o de interés de cada empleado.
10- Transcripción de información
En reuniones, es posible que se requiera la presencia del auxiliar administrativo para tomar nota de lo expuesto y luego transcribirlo a formato escrito. Lo mismo ocurrirá si algunas conversaciones son tomadas por audio y requieren ser transcritas.
Habilidades de un asistente administrativo
Entre las habilidades y capacidades de una auxiliar administrativo se podrían mencionar:
– Conocimientos de ofimática (base de datos, hojas de cálculo, procesadores de texto, programas de autoedición…).
– Habilidades de comunicación.
– Ser organizado.
– Capacidad para gestionar el tiempo y los recursos.
– Buena memoria.
– Destreza con programas informáticos.
– Habilidad para la mecanografía.
– Capacidad de síntesis.
– Capacidad de trabajo en equipo.
– Buen nivel de escritura, ortografía y comprensión lectora.
– Eficiencia y productividad.