Unidad administrativa: características, principios y ejemplos
La unidad administrativa equivale a una dirección general con facultades específicas en el reglamento interno de una institución o empresa. Dentro de esta área pueden ejecutarse funciones financieras, técnicas, comerciales, de seguridad, administrativas y contables.
Es un área a la que se le atribuye el ejercicio de gastos orientados a respaldar las actividades que facilitan el cumplimiento de los objetivos enunciados en los planes y proyectos de las organizaciones públicas y privadas.
Las funciones inherentes a esta unidad consisten en dos fases principales. Por un lado está la fase mecánica, en la que el objetivo es planificar y organizar.
En segundo lugar destaca la fase dinámica, en la que se busca dirigir y controlar las actividades que permitan lograr los objetivos pautados utilizando los recursos económicos, técnicos y materiales a través de la sistematización de los procesos.
La unidad administrativa es la base de la organización administrativa. Consta de uno o varios empleados públicos a quienes se les asigna recursos materiales, tareas o funciones que son dirigidas por un líder común.
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Las principales características de la unidad de administración son las siguientes:
Tiene a su cargo diferentes funciones como planificar, organizar, dirigir, controlar, supervisar, comunicar y tomar decisiones. Todo esto se ejecuta de acuerdo con una estructura organizacional a través de la que se delegan funciones específicas.
Quienes están a cargo, aun sin ser los dueños de la organización, deben tener un perfil de desempeño con características de liderazgo, como ser ejemplo de honestidad, ser comunicativo y proactivo, tener capacidad de gerencia, poder supervisar y controlar procesos, ser analítico, ordenado, metódico y puntual, entre otras.
La unidad administrativa establece relaciones entre las diferentes áreas y cada una realiza su aporte de acuerdo con sus asignaciones y roles, orientado a lograr un objetivo a través de procesos ordenados por áreas de ejecución.
Se da a lo largo de la existencia de la organización. Todos los procesos están interrelacionados en cuanto a que ocurren simultáneamente pero en etapas diferentes. La gestión del tiempo es un factor de éxito dentro de las organizaciones.
Explica cómo funcionan las organizaciones contemplando el desarrollo y aplicación de normas, reglas y procedimientos que ajusten el comportamiento de acuerdo con lo que se espera lograr.
Para ello se nutre de otras disciplinas sociales y científicas que permiten ampliar la visión, haciéndola más orgánica aunque manteniendo los métodos que le permitan medir los resultados al final de la gestión.
Este proceso se da en cualquier organización de naturaleza social. Se da igualmente en el Estado, el ejército, en las empresas, en instituciones educativas, en negocios y comercios, y en instituciones religiosas. Las variantes dependerán de la naturaleza u objeto de cada organización.
Para lograr que la organización funcione satisfactoriamente, expertos en el área han enunciado los siguientes principios:
– El tiempo debe administrarse de manera eficaz para lograr las metas según lo planificado con un mínimo de error. Esto se logra a través de la división del trabajo en tareas y responsabilidades de acuerdo con las especialidades y cargos.
– Debe establecerse una cadena de mando que asuma el compromiso y responsabilidad de la organización e imparta disciplina, logrando evitar conflictos con la autoridad al diseñar estrategias de liderazgo y motivación que transmitan la idea de que todos son parte importante del proceso.
– Cada individuo de la organización recibirá instrucciones de un único superior para evitar contraórdenes y confusión. Es el principio de la unidad de mando; junto con la unidad de dirección, esta orienta los logros hacia el objetivo común.
– La gestión de los individuos debe estar orientada a los beneficios comunes antes que a los intereses personales. El trabajo en equipo y la unidad derivan en ambientes laborales sanos, productivos y eficaces.
– El esfuerzo de los trabajadores debe ser recompensado de manera justa ya que esto es un derecho adquirido y la organización se beneficiará de ello. Los salarios e incentivos justos deben garantizar el compromiso de cada individuo que se esfuerce por llevar adelante su misión dentro del ambiente laboral.
– La toma de decisiones debe estar centralizada para que fluya sin atascarse en procesos burocráticos que entorpezcan la agilidad de los proyectos y las dinámicas administrativas.
– Se deben elaborar organigramas con la intención de que todos los miembros de la organización conozcan la estructura de la cadena de mando para poder identificar dónde recaen las responsabilidades de cada área y a quién se le reporta.
– Los recursos esenciales para el buen funcionamiento de cada unidad deben estar a la disposición en el momento en que sean requeridos.
– La justicia y equidad en el trato de los líderes hacia sus empleados debe ser prioridad para garantizar que los conflictos puedan resolverse dentro de estos conceptos sin entorpecer la dinámica de trabajo.
– El crecimiento de la estructura dependerá especialmente de la estabilidad laboral del personal y de la disminución en la rotación de empleados, ya que esto requerirá de una inversión de tiempo en entrenamientos que pudiera retrasar el desempeño de los grupos de trabajo.
– Debe fomentarse la proactividad, la innovación y la disposición de transmitir ideas diferentes; de manera inequívoca esto puede impulsar el éxito de las organizaciones. Incentivar la participación puede lograr mayor efectividad y eficacia en los distintos procesos de cada área o gerencia.
La importancia de la unidad administrativa radica en que esta se encarga de plantear los objetivos de acuerdo con la naturaleza de la organización, según los valores, la visión y misión que la respalden, creando políticas, estrategias, programas, presupuestos y procedimientos.
Con base en esto, dicha unidad organiza cómo se van a lograr los objetivos dividiendo el trabajo por departamentos una vez que se han descrito los cargos o puestos.
Posteriormente dirigirá las actividades para que se lleven a cabo. Liderará la toma de decisiones y la integración de recursos motivando, supervisando y estableciendo procesos de comunicación efectiva a través de un liderazgo que garantice el trabajo engranado.
Esta dinámica es la que garantizará la obtención de los resultados esperados, que se logra por medio de controles de medición de rendimiento y correcciones o ajustes de procesos en el tiempo.
De acuerdo con lo anterior, la unidad administrativa es de alto impacto en el éxito de la gestión organizacional dado que define el orden y la metodología de trabajo, los perfiles de cargo y la dirección de la empresa en función de lo que se quiere lograr de acuerdo con el propósito y objetivos del negocio.
Entre los ejemplos más representativos de unidades de administración se pueden mencionar los siguientes:
– El Estado.
– Las dependencias gubernamentales.
– Instituciones educativas públicas y privadas.
– Instituciones militares.
– Empresas privadas y del Estado.
– Bancos.
– Organizaciones religiosas.
– Propiedades horizontales.
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