Políticas de inventarios: tipos, cómo se establecen y ejemplo
Las políticas de inventarios son las instrucciones escritas de la alta dirección sobre el nivel y la ubicación del inventario que debe tener una empresa. Inventario es el término utilizado en manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la producción, los productos terminados o los productos que están en proceso de fabricación.
El propósito principal de las políticas de inventarios es aumentar las ganancias de la empresa, buscando asegurar niveles adecuados de existencias en todo momento. Los procedimientos utilizados para lograr esto variarán según el tipo de empresa.
El activo más valioso de una empresa suele ser el valor del inventario que posee. Las políticas y procedimientos se usan para proteger esos activos contra el vencimiento, el robo, u otros tipos de pérdidas.
Además de proteger el inventario, las empresas quieren asegurarse tener las existencias suficientes para satisfacer la demanda, de lo contrario se podrían perder ventas. Por otro lado, mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daños o pérdidas, sino por el espacio requerido para almacenarlo.
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El flujo de costos FIFO (Primero en Entrar Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es el primero que se vende.
Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una obligación tributaria más alta.
El flujo de costos LIFO (Último en Entrar Primero en Salir) tiene el efecto contrario: minimiza las ganancias sujetas a impuestos cuando suben los precios.
Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente, evitando así pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso como de los productos terminados.
Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la mercancía a vender.
Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de cada artículo.
Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos generados y con el período contable.
Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta de reserva de inventario.
Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y acreditando la reserva de inventario.
Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.
Si se utiliza un sistema de inventario perpetuo, los registros se actualizan continuamente ante cambios en el inventario, mediante un sistema informático. El costo de mercancía vendida siempre está actualizado.
Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero no proporciona información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida como una suma global al final del período.
Se deben evaluar los requerimientos de cada área de la empresa, buscando un balance entre las mismas. Las variables a tomar en cuenta son:
El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe examinar el monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.
El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos alimenticios perecederos o medicinas. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego de un tiempo determinado y no se pueden comerciar.
En tercer lugar están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa que se encarga de realizar las compras.
Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué porcentaje de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega prometido que la empresa ha cumplido.
Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Por ejemplo, si el proveedor exige una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos según el volumen del pedido.
Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los despacha desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.
En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra, administración del pedido por el proveedor, transporte, y entrada al sistema de la empresa.
Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.
Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto, debe mantenerse un inventario de seguridad.
A continuación, como ejemplo se presenta el modelo de políticas de inventarios para una universidad.
Se definen los inventarios como los artículos de papelería, repuestos, materiales de laboratorio, productos químicos, stock en consignación y equipos menores, vendidos a estudiantes o público en general.
Gestión de inventario
Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de registros para registrar:
– Adiciones.
– Ventas o transferencias.
– Devoluciones.
Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del manejo físico del stock en el almacén.
Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias obsoletas y dañadas.
Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario oficialmente autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.
Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y teórico, deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el recuento físico.
Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente autorizado bajo el procedimiento de delegaciones financieras.
Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias, incluida la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de almacenamiento está restringido.
Valoración
Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros deben valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo de los inventarios para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.
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