Las 15 Funciones de Oficina que Domina Más Importantes
Las funciones de oficina que domina son las actividades administrativas que realizan el personal de una empresa, organización o institución, y que son necesarias para el funcionamiento de las mismas. Si se realizan de manera eficiente normalmente los resultados serán mucho mejores que si se hacen de forma deficiente.
El trabajo en oficina, normalmente, tiene un horario regular de lunes a viernes que comienza a las 8 o 9 a.m. y dura hasta 4 o 5 p.m, aunque esto varía según los países o regiones.
La mayoría de los trabajos de oficina requieren habilidades básicas como: comunicación oral fluida, capacidad para escribir, archivar y cierta experiencia con equipos de oficina como computadoras, fotocopiadoras, etc.
Dependiendo del nivel del cargo o responsabilidad asumida, requiere que a persona posea educación técnica, universitaria o de cuarto nivel.
Las funciones principales de oficina que domina
1- Planificación
Esta es la primera y más importante de las tareas puesto que consiste en definir cómo los métodos y estructuras organizacionales pueden contribuir con el plan de negocios.
Existen herramientas tecnológicas que ayudan a que luego esos métodos puedan concretarse en tareas distribuidas entre los miembros del equipo, pero solo una buena planificación puede garantizar que todo termine sumando al objetivo de negocio.
Para la planificación general se requiere de una clara visión de negocios y de cierto nivel jerárquico dentro de la empresa, pero cada integrante del equipo deberá planificar su trabajo para que pueda cumplir con las metas y los plazos establecidos.
2- Transcripción y/o redacción de informes
Una tarea que diariamente ocupa tiempo de quien labora en una oficina es la escritura, en cualquier soporte, de informes que respaldan o detallan sus funciones o que sirven para explicar entre el resto de sus compañeros los detalles (antecedentes, avances, resultados, pros y contras, etc), de un proyecto particular.
Estos escritos también sirven como registro de la actividad de la organización a la que pertenece esa oficina, para futuras fiscalizaciones o revisiones.
3- Asistir a reuniones
Son encuentros entre los miembros de un equipo de trabajo en las cuales se intercambian ideas sobre los proyectos en curso, se exponen nuevas propuestas, se comparten presentaciones, informes o reportes.
Normalmente tienen el objetivo de alinear a todos los presentes en dirección al logro de una meta común, asignando roles, tareas y plazos a cada uno. También sirven para solventar inconvenientes que hayan podido surgir en el desempeño de las tareas.
Suelen tener una frecuencia, duración y dinámicas muy definidas. Asimismo, lo que en ellas se conversa suele quedar registrado en actas o minutas para su archivo.
Algunas organizaciones realizan reuniones a diario, otras varios días por semana, otras cada dos semanas y otras mensualmente. La frecuencia de las reuniones depende de cada empresa y de sus necesidades.
4- Programar reuniones
Se trata de coordinar la agenda de todas las personas que deben estar en una reunión de tal modo que logren coincidir en un lugar y hora específicos.
Es una tarea que puede resultar abrumadora, por lo que apoyarse en la tecnología puede ser una buena idea. Existen aplicaciones, como ScheduleOnce, que permiten programar reuniones de forma automática, permitiendo a los invitados ver las fechas disponibles y elegir un horario que les resulte conveniente.
5- Revisar el correo electrónico corporativo
Es una tarea que puede tomar bastante tiempo. Un informe de Adobe publicado en 2016, que resultó de una encuesta auto-administrada a más de mil trabajadores, revela que pasamos un promedio de 20.5 horas cada semana, comprobando nuestro correo electrónico de trabajo.
Clasificar, leer y responder correos electrónicos, es una forma de comunicación muy común y permite el intercambio de archivos e impresiones relacionados con algún proyecto o proceso organizacional.
Aunque las empresas están en la búsqueda constante de formas de gestión más eficiente de los correos, también para esto existen aplicaciones como el Smart Labels de Gmail.
Otra forma de agilizar esta tarea es incorporar plantillas de correo tipo, o textos que puedan ser enviados con mínimas modificaciones a distintos destinatarios y en diferentes oportunidades.
6- Gestión de finanzas
En esta tarea se debe garantizar que el dinero cumpla su ciclo de vida en la compra y venta de productos y servicios; que todas las facturas se envíen, se registren, se paguen y se envíen. Claro que hay oficinas en las que solo se dedican a esto.
Esta actividad también incluye mantener las cuentas financieras y documentos legales actualizados de modo tal que no haya inconvenientes con el marco legal que atañe a la organización en cuestión.
7- Logística
Esta función garantiza que todas las mercancías relacionadas con la labor de la empresa, se transportan desde y hacia los almacenes y los clientes. También incluye hacer el enlace con los proveedores para obtener materias primas para la fabricación de nuevos productos.
La meta de esta función es garantizar que la empresa tenga en su poder todo lo necesario para mantener andando la producción del bien o servicio que esta comercialice.
8- Atención de llamadas
En una oficina también se requiere responder el teléfono, ya que es un medio de comunicación con los clientes, proveedores y entre los propios compañeros de trabajo.
Aunque parece una tarea simple, requiere cierto protocolo puesto que puede ser la voz que alguien ajeno a la empresa asocie con la imagen de esta. Por tanto, es importante que se respeten las normas de cortesía, se mantenga un tono institucional, se modere el volumen de voz y el vocabulario empleado.
Otro dato importante, que a veces se pasa por alto al ejecutar esta función, es la de anotar la mayor cantidad de datos posibles de la persona que está del otro lado del teléfono; esto alimentará la base de datos de contacto de la empresa y le permitirá hacerle seguimiento correcto al asunto tratado durante la conversación telefónica.
9- Organización de archivos
La mayoría de las tareas que se ejecutan en una oficina, generan algún documento: facturas, notas, actas, minutas, reportes de ventas, etc.
En digital o en papel, se trata de una cantidad de información que requiere de que alguien se encargue de catalogarla, archivarla y resguardarla según su nivel de importancia para el negocio.
Justamente este último punto, el del resguardo de la información, es un tema que se ha convertido en un dolor de cabeza para muchas organizaciones por lo que cada vez más surgen herramientas, protocolos y procedimientos que procuran la seguridad en el archivo y la transmisión de datos sensibles en una organización.
En algunos casos se recurre a discos duros externos, mientras que en otros hay servidores especiales para estos casos o plataformas de almacenamiento en la “nube” como Microsoft OneDrive, Google Drive o Apple iCloud.
10- Distribución del correo de la empresa
Una tarea que, pese a no requerir una formación académica muy elevada, sí requiere de buena organización, responsabilidad y sentido de urgencia, es la de la distribución de la correspondencia dentro de la oficina.
Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro de la empresa.
11- Atención al cliente
Esta función consiste en atender físicamente a los clientes con dudas o quejas sobre los productos o servicios que ofrece la empresa.
12- Impresión y copia de documentos
Consiste en imprimir los documentos que se deben guardar físicamente o en hacer copias de los que hay que guardar por duplicado o entregar a los trabajadores de la empresa.
13- Entrevistas a candidatos
Se trata de una de las tareas del proceso de selección de personal. Pueden ser llevadas de manera individual o grupal, es decir, centrándose en un solo candidato o en varios.
14- Compra de suministros y material de oficina
Los materiales de oficina son imprescindibles para la eficiencia de la misma. Suministros de papelería, tinta de impresoras, embalajes o papel deben estar siempre disponibles, por lo que debe haber alguien encargado de su gestión.
15- Funciones administrativas
Las gestiones administrativas son imprescindibles para que una empresa mantenga una estabilidad y pueda alcanzar el éxito en sus negocios. Estar al tanto de cuestiones legales, papeleos y demás tramas burocráticas son algunas de estas funciones.
Referencias
- Audra Bianca (s/f). Office organization & planning tips. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 tareas de oficina que puede y debe automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). How many hours of your life have you wasted on work email? Try our depressing calculator. Recuperado de: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. List of Jobs Working in an Office. Recuperado de: work.chron.com.
- What does an office assistant do. Recuperado de learn.org.
- What exactly do people do in office jobs. Recuperado de: reddit.com.