Auditoría operacional: qué es, características, objetivos, procedimiento
¿Qué es una auditoría operacional?
La auditoría operacional es una revisión sistemática de la efectividad, eficiencia y economía de la operación de una organización bajo control gerencial, reportando a las personas apropiadas los resultados de la evaluación, junto con las recomendaciones de mejoras.
La auditoría operacional es una evaluación orientada al futuro, sistemática e independiente de las actividades organizacionales. Este tipo de auditoría es sustancialmente diferente de una auditoría interna, donde el objetivo es examinar la adecuación de los controles y evaluar la imparcialidad de la presentación de los estados financieros.
En la auditoría operacional se pueden usar datos financieros, pero las principales fuentes de evidencia son las políticas operativas y los logros relacionados con los objetivos de la organización.
Las auditorías operacionales generalmente son realizadas por el personal de auditoría interna, aunque se pueden contratar especialistas para hacer revisiones en sus áreas de experticia.
Los principales usuarios de las recomendaciones de auditoría son el equipo gerencial, y especialmente los gerentes de las áreas que han sido revisadas.
Características de una auditoría operacional
– La auditoría operacional es un examen de la forma en que una organización realiza sus negocios, con el objeto de señalar mejoras que aumenten su eficiencia y efectividad.
– El proceso es análogo a los de otros tipos de auditoría, como por ejemplo, la auditoría financiera, pero con la auditoría operacional se ejecuta una investigación mucho más profunda del negocio.
– No se concentra en un único proyecto o departamento, porque cada departamento cumple un rol en el proceso operativo general y está interrelacionado con los demás.
– Las auditorías operacionales son objetivas, elaboradas por un auditor interno o externo. Brindan una nueva perspectiva sobre los aspectos buenos y no tan buenos de las prácticas y procesos organizacionales.
Tipos de auditoría operacional
Auditoría operacional en empresas de manufactura
Las empresas que fabrican productos llevan a cabo auditorías operacionales para examinar su proceso de fabricación.
El flujo de la operación queda bajo escrutinio. ¿Los empleados hacen el mejor uso de su tiempo? ¿Los productos salen del proceso a la velocidad más rápida posible? ¿Las materias primas se desperdician debido a un mal diseño o una mala utilización?
Después de la auditoría, la compañía puede hacer algunos cambios para mejorar su volumen de producción, lo que le permitirá competir con sus rivales más eficientes.
Auditoría operacional en empresas de servicio
Muchas compañías brindan un servicio a sus clientes, como hoteles, restaurantes, talleres de reparación de automóviles o de electrodomésticos.
Estas compañías pueden llevar a cabo una auditoría operacional para chequear la interacción de sus empleados con los clientes. Así se podrá medir la cantidad de tiempo que se lleva realizar una transacción o hacer una presentación de ventas a un cliente potencial.
También se pueden utilizar compradores ficticios, desconocidos para los empleados, para medir y mejorar el servicio al cliente. Las auditorías operacionales también pueden examinar la seguridad, los cronogramas, el uso de proveedores externos, y la configuración y apariencia física del negocio.
Objetivos de una auditoría operacional
El objetivo de la auditoría operacional es determinar si los controles internos del negocio, así como las políticas y procedimientos, son suficientes para producir un nivel óptimo de eficiencia y eficacia.
Esto es crucial para las compañías, ya que la falta de eficacia y eficiencia significa generalmente mayores costos operacionales o menos ventas, lo que a veces representa la incapacidad de la empresa para mantenerse y competir en el mercado.
Las empresas y otras organizaciones recurren al proceso de auditoría operacional para obtener realmente una buena imagen sobre si la empresa está funcionando bien y obtener nuevas ideas de cómo mejorar.
Las organizaciones pueden esperar alcanzar los siguientes objetivos principales al realizar cualquier auditoría operacional:
Influir en el cambio positivo
Comprender cómo los procesos, políticas, procedimientos y otros tipos de gestión futuros van a producir la máxima eficacia y eficiencia.
Entender los riesgos
El tipo de riesgo asociado con el negocio y el riesgo operacional varían, desde una paralización del negocio, omisiones o errores de los empleados, fallas del sistema de información, fallas del producto, problemas de seguridad y salud, hasta pérdida de empleados clave, fraudes, pérdidas de proveedores y litigios.
Identificar las oportunidades de mejora
Como resultado de comprender los riesgos, los auditores pueden determinar dónde realizar las mejoras y cómo mitigar los riesgos, mejorando las oportunidades.
Las categorías generales de riesgo, donde deberían ocurrir las mejoras, son el riesgo operacional, el riesgo financiero, el riesgo ambiental y el riesgo de la reputación.
Informar a la alta gerencia
Los resultados de la auditoría deben aparecer en un informe claro y detallado que proporcione un análisis objetivo, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes sobre las actividades revisadas.
Procedimiento
Inicio de la auditoría
– Establecer el primer contacto con el auditado y los líderes designados para explicarles el proceso de auditoría y recopilar información básica sobre la compañía, para así determinar puntos conflictivos.
– Evaluar las necesidades y expectativas de las partes interesadas, considerando el nivel de rendimiento del auditado, los resultados de auditorías anteriores y la madurez del sistema de gestión que se audita.
Preparación de actividades
– Determinar el alcance y los riesgos potenciales, luego establecer los procedimientos e identificar los recursos.
– Preparar el plan de auditoría, asignar el trabajo, y organizar los planes de acción y documentos necesarios.
– Realizar una reunión para confirmar que todas las partes estén de acuerdo con el plan propuesto.
Recopilación y verificación de información
– Revisar los documentos a lo largo del proceso. El equipo debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso y reasignar el trabajo, de ser necesario.
– Revisar las fuentes de información, auditando la evidencia y evaluándola según los criterios de auditoría.
Generación de hallazgos
– Los hallazgos se ajustarán o no a los criterios de auditoría. Para un hallazgo no conforme, se debe registrar la evidencia que lo respalda.
– Revisar la información con el auditado para determinar si la evidencia es correcta.
Reunión de cierre
– Antes de la reunión de cierre, el equipo de auditoría debe acordar las conclusiones, preparar las recomendaciones y discutir el seguimiento.
– Hacer la reunión de cierre para presentar los hallazgos y conclusiones. Evaluar la retroalimentación de los interesados.
Preparación y distribución del informe
– El líder del equipo comunica los resultados con un informe de auditoría completo, preciso, conciso y claro.
– Redactar el informe de auditoría, reuniéndose con la gerencia hasta que quede establecido cómo abordará la gerencia los problemas encontrados.
– El informe debe ser revisado y aprobado según los procedimientos acordados. Luego, se distribuye el informe a los destinatarios correspondientes.
Completar la auditoría
El trabajo se completa cuando se llevan a cabo todas las actividades de auditoría planificadas. Por otro lado, los documentos se guardan o destruyen según los procedimientos previamente establecidos al comienzo de la auditoría.
Referencias
- Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Operational auditing. Tomado de: en.wikipedia.org.
- Steven Bragg (2017). Operational audit. Accounting Tools. Tomado de: accountingtools.com.
- Wanda Thibodeaux (2018). What Is an Operational Audit Process? Small Business – Chron. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
- Smartsheet Inc. (2018). What Are Operational Audits? Tomado de: smartsheet.com.
- Wiki Accounting (2018). Operational audit. Tomado de: wikiaccounting.com.
- Tom Streissguth (2018). What Is an Operational Audit? Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.