Sistemas de costos: qué son, características y tipos
¿Qué son los sistemas de costos?
Los sistemas de costos son el marco utilizado por las empresas con el objetivo de estimar el costo de sus productos para poder calcular el análisis de rentabilidad, la valoración de inventarios y el control de costos.
Calcular el costo exacto de los productos es vital para las operaciones rentables. Una empresa debe saber qué productos son rentables y cuáles no, y esto solo se puede determinar si se ha calculado el costo correcto del producto.
Además, un sistema de cálculo de costos del producto ayuda a estimar el valor de cierre del inventario de materiales, el trabajo en proceso y el inventario de productos terminados, con el fin de preparar los estados financieros.
Un sistema de costos típico funciona mediante el seguimiento de las materias primas a medida que pasan por las diferentes etapas de producción y lentamente se van convirtiendo en productos terminados en tiempo real.
Cuando las materias primas se llevan a producción, el sistema registra inmediatamente el uso de estos materiales acreditando la cuenta de materias primas y cargando la cuenta de productos en proceso.
Dado que la mayoría de los productos pasan por muchas etapas antes de que puedan llamarse productos terminados, al cierre de un período existen a menudo varias cuentas diferentes de trabajo en proceso.
En un ambiente de manufactura, varios tipos de costos contribuyen en la fabricación del producto. La contabilización de estos costos en los informes financieros y gerenciales mejora la comprensión de la rentabilidad de la operación de fabricación y permite la toma de decisiones.
Características de los sistemas de costos
El componente de tiempo real del sistema de costos es su característica más valiosa. La gerencia puede tomar decisiones basadas en datos actuales y no tiene que esperar a que se agreguen a los informes al final del período. Esta importante característica no siempre se logra fácilmente.
En un sistema de costos, la asignación de los costos se lleva a cabo sobre la base de un sistema de costos tradicional o un sistema de costos basado en actividades. El sistema tradicional de cálculo de costos calcula una sola tasa de gastos y la aplica a cada trabajo o en cada departamento.
Por otro lado, el cálculo de costos basado en actividades implica el cálculo de la tasa de actividad y la aplicación de los gastos generales a los productos en función del uso respectivo de cada actividad.
Elementos básicos de costo
Materiales
Materiales directos y materiales indirectos.
Mano de obra
Mano de obra directa y mano de obra indirecta.
Gastos generales variables
– Gastos generales de producción, incluyendo el personal de manufactura.
– Los gastos generales de administración, incluyendo el personal de oficina.
– Gastos generales de ventas, incluyendo la producción y el mantenimiento de catálogos, publicidad, exposiciones, personal de ventas, costo del dinero.
– Gastos generales de distribución.
– Mantenimiento y reparación, tanto equipos de oficina como maquinarias de fábrica.
– Suministros.
– Servicios públicos, que incluyen gas, electricidad, agua y evaluaciones municipales.
– Otros gastos variables.
Gastos generales fijos
– Salarios/nómina, incluyendo sueldos, pensiones y deducciones.
– Ocupación (alquiler, hipoteca, impuestos a la propiedad).
– Depreciación (bienes duraderos, incluida maquinaria y equipo de oficina).
– Otros gastos fijos.
Estas categorías son flexibles y a veces se superponen. Por ejemplo, en algunas compañías, el costo de máquina se segrega de los gastos generales y se reporta como un elemento separado por completo, y los costos de nómina a veces se separan de otros costos de producción.
En función de si se cargan o no los gastos generales fijos de fabricación a los productos, los sistemas de costos tienen dos variantes: el costo directo o variable, y el costo por absorción.
Costo directo o variable
En el costo directo o variable, solo los costos de fabricación variables se cargan en el inventario. Los costos fijos de manufactura se cargan como gastos en el período en que se incurran.
Este método brinda algunas ventajas y algunas desventajas para los informes internos. Sin embargo, no proporciona una asignación adecuada del costo, porque los costos fijos actuales asociados con la producción del inventario se cargan a los gastos, independientemente de si la producción se vende o no durante el período.
Por esta razón, los costos directos generalmente no son aceptables para los informes externos.
Costo por absorción
El costo por absorción, también denominado costo total, es un método tradicional donde todos los costos de fabricación, variables y fijos, se cargan en el inventario y se convierten en activos.
Esto significa que estos costos no se convierten en gastos hasta que se venda el inventario. De esta manera, la asignación se aproxima más de cerca a la realidad.
Sin embargo, todos los costos de venta y administrativos se cargan a gastos. Técnicamente, se requiere un costo por absorción para los informes externos. El método por absorción también se usa con frecuencia para los informes internos.
Costo basado en actividades
Es un tipo de procedimiento relativamente nuevo que se puede usar como un método de valoración de inventarios. La técnica fue desarrollada para proporcionar costos de producto más precisos. Esta mayor precisión se logra al rastrear los costos de los productos a través de las actividades.
Los costos se asignan a las actividades (costos de actividad) y luego, en una segunda etapa, se asignan a los productos que utilizan esas actividades. Es decir, las actividades consumen dinero y los productos consumen actividades.
Básicamente, se busca tratar todos los costos como variables, reconociendo que todos los costos varían con algo, ya sea con el volumen de producción o con algún fenómeno no relacionado con esta.
Tanto los costos de fabricación como los costos de venta y administrativos se asignan a los productos.
Diferencia con los sistemas de costos tradicionales
En los sistemas tradicionales de costo por absorción y de costo directo, los costos indirectos de fabricación se asignan a los productos sobre la base de una medición relacionada con el volumen de producción, tal como las horas utilizadas de mano de obra directa.
Por tanto, las diferencias fundamentales entre los sistemas tradicionales y los sistemas basados en actividades son:
– Cómo se asignan los costos indirectos. El costo basado en actividad utiliza tanto el volumen de producción como bases no relacionadas con el volumen de producción.
– Qué costos se asignan a los productos. En el costo basado en actividad se intenta asignar todos los costos a los productos, incluidos los costos de comercialización, distribución y administración.
Tipos de sistemas de costos
Cálculo de costos por orden de trabajo
El cálculo de costos por orden de trabajo es un sistema de costos que acumula los costos de fabricación separadamente, para cada trabajo. Es apropiado para las empresas que se dedican a la producción de productos únicos y pedidos especiales.
Los costos se acumulan por trabajos, pedidos, contratos o lotes. La clave es que el trabajo se realiza según las especificaciones del cliente. Como resultado, cada trabajo tiende a ser diferente.
Por ejemplo, el cálculo del costo por orden de trabajo se utiliza para proyectos de construcción, contratos gubernamentales, construcción naval, reparación de automóviles, impresión de trabajos, libros de texto, juguetes, muebles de madera, máquinas de oficina, ataúdes, herramientas y equipaje.
La acumulación del costo de los servicios profesionales (por ejemplo, abogados, doctores) también entra dentro de esta categoría.
Cálculo de costos por proceso
El cálculo de costos por proceso se define como el método de cálculo de costos aplicable cuando los productos o servicios resultan de una secuencia de operaciones o procesos continuos o repetitivos. Los costos se promedian sobre las unidades producidas durante el período.
Es un sistema de costos que rastrea y acumula los costos de fabricación por separado, para cada proceso. Determina el costo de un producto en cada proceso o etapa de fabricación.
Es apropiado para los productos cuya producción es un proceso que involucra diferentes departamentos y los costos fluyen de un departamento a otro. Conviene a las industrias que producen grandes cantidades de productos homogéneos y donde la producción es un flujo continuo.
El cálculo de costos por proceso acumula los costos directos y asigna los costos indirectos de un proceso de fabricación. Los costos se asignan a los productos, generalmente en un lote grande, que puede incluir la producción de un mes entero. Finalmente, los costos deben asignarse a unidades individuales del producto.
Por ejemplo, es el sistema de costos utilizado por las refinerías de petróleo, los productores de productos químicos o de cemento, etc.
Cálculo de costos híbridos o mixtos
Hay situaciones en las que una empresa utiliza una combinación de las características del cálculo de costos por trabajo y de costos por proceso, en lo que se denomina sistema de costos híbridos.
Los sistemas híbridos o mixtos se usan en situaciones donde se requiere más de un método de acumulación de costos.
Por ejemplo, en algunos casos se usa el cálculo de costos por proceso para los materiales directos y se usa el cálculo del costo por trabajo para los costos de conversión (es decir, mano de obra directa y gastos generales de fábrica).
En otros casos, el cálculo del costo de la orden de trabajo puede usarse para los materiales directos, y el costo por proceso para los costos de conversión. Los diferentes departamentos u operaciones dentro de una empresa pueden requerir diferentes métodos de acumulación de costos.
Por esta razón, los métodos de acumulación de costos mixtos o híbridos a veces se conocen como métodos de costos operativos.
Referencias
- Jan Obaidullah (2013). Cost Accounting Systems. Accounting Explained. Tomado de: accountingexplained.com.
- Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Process costing. Tomado de: en.wikipedia.org.
- James R. Martin (2018). What is a Cost Accounting System? Management And Accounting Web. Tomado de: maaw.info.
- My Accounting Course (2018). What is a Cost Accounting System? Tomado de: myaccountingcourse.com.
- Patricia Woodside (2018). What Are the Two Types of Cost Accounting Systems for Manufacturing Operations? Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.
- Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Cost accounting. Tomado de: en.wikipedia.org.