Técnicas de control administrativo: características y ejemplos
Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos organizativos, como los humanos, físicos, financieros y también la organización en su conjunto, a la luz de las estrategias organizativas perseguidas.
La gestión es tanto un arte como una ciencia. La administración y sus funciones siguen evolucionando para mantenerse al día con los tiempos. La función de control administrativo también avanza con el paso del tiempo, por lo que no dejan de surgir nuevas técnicas.
El control es una función administrativa fundamental. Sirve para regular las actividades organizativas, y compara el desempeño real con los estándares y objetivos organizacionales esperados.
Las técnicas de control brindan el tipo y la cantidad de información necesaria para medir y supervisar el desempeño. La información de varios controles debe adaptarse a un nivel de administración, departamento, unidad u operación específicos.
Para garantizar una información completa y coherente, las empresas suelen utilizar reportes estandarizados, como los informes financieros, de estado y de proyectos. Sin embargo, cada área dentro de una organización utiliza sus propias técnicas de control específicas.
Índice del artículo
Son técnicas que han sido utilizadas en el ámbito de la organización empresarial durante un largo período de tiempo y que todavía están en uso.
Observación personal
Esta es la técnica de control más tradicional. Permite a un gerente recopilar información de primera mano sobre el desempeño de los empleados.
También crea una presión psicológica sobre los empleados para que se desempeñen mejor y así consigan alcanzar bien sus objetivos, ya que son conscientes de que están siendo observados personalmente en su trabajo.
Sin embargo, es un ejercicio que consume mucho tiempo y no se puede usar efectivamente para todo tipo de trabajos.
Informes estadísticos
Es el análisis general de informes y datos, que se utilizan en forma de promedios, porcentajes, indicadores, correlaciones, etc. en diferentes aspectos. Presentan información sobre el desempeño de la organización en las diversas áreas.
Este tipo de información es útil cuando se presenta en distintas formas, como cuadros, gráficos, tablas, etc. Permite a los gerentes leerlos más fácilmente y facilita las comparaciones de desempeño con los estándares establecidos y con el de períodos anteriores.
Análisis de punto de equilibrio
Se utiliza para estudiar la relación entre costos, volumen y ganancias. Determina el marco general de ganancias y pérdidas probables para diferentes niveles de actividad al analizar la posición general.
El volumen de ventas en el que no hay ganancias ni pérdidas se conoce como punto de equilibrio. Este se puede calcular con la ayuda de la siguiente fórmula:
Punto de equilibrio = Costos fijos / (Precio de venta por unidad – costos variables por unidad).
A través de este análisis, una empresa puede controlar su costo variable y también puede determinar el nivel de actividad en el que puede obtener su objetivo de ganancias.
Control presupuestario
Bajo esta técnica se preparan diferentes presupuestos para las diferentes operaciones que se deben realizar en una organización.
Estos presupuestos actúan como estándares para compararlos con los resultados reales y así tomar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
Por tanto, el presupuesto puede definirse como un estado cuantitativo del resultado esperado, preparado para un período definido de tiempo futuro, con el fin de obtener un objetivo determinado. También es una declaración que refleja la política para ese período en particular.
Ayuda a establecer la coordinación e interdependencia entre varios departamentos. Por ejemplo, el presupuesto de compras no se puede preparar sin conocer la cantidad de materiales requeridos. Esa información proviene del presupuesto de producción. Este último a su vez se basa en el presupuesto de ventas.
El presupuesto debe ser flexible para que más tarde se puedan hacer fácilmente los cambios necesarios en el mismo, de acuerdo con los requerimientos del entorno prevaleciente.
Tipos de presupuestos
– Presupuesto de ventas: es una declaración de lo que una organización espera vender en términos de cantidad y de valor.
– Presupuesto de producción: es una declaración de lo que una organización planea producir en el período presupuestado. Se hace a partir del presupuesto de ventas.
– Presupuesto de materiales: es una declaración de la cantidad estimada y el costo de los materiales necesarios para la producción.
– Presupuesto de caja: son las entradas y salidas de efectivo pronosticadas para el período presupuestado. Corresponde al flujo de caja proyectado.
– Presupuesto de capital: es el gasto estimado en los principales activos a largo plazo, como una nueva fábrica o un equipo importante.
– Presupuesto de investigación y desarrollo: son los gastos estimados para el desarrollo o refinamiento de productos y procesos.
Estas técnicas proporcionan una nueva forma de pensar y otorgan nuevas maneras de poder controlar los diversos aspectos de una organización.
Retorno de la inversión (ROI)
Proporciona los conceptos básicos para determinar si el capital invertido en el negocio se ha utilizado de manera efectiva o no para generar un rendimiento razonable.
El ROI actúa como un dispositivo de control eficaz para medir el desempeño general de una organización, o de sus departamentos o divisiones individuales. También ayuda a los gerentes departamentales a descubrir los problemas que afectan negativamente el ROI.
La fórmula utilizada para su cálculo es: Retorno de la inversión = (Ingreso neto / Inversión total) x 100.
Se puede utilizar el ingreso neto antes o después de impuestos para calcular el ROI. La inversión total incluye la inversión en activos fijos, así como capital de trabajo invertido en el negocio.
Análisis de indicadores
Es una técnica utilizada para analizar los estados financieros de una empresa comercial mediante el cálculo de diferentes indicadores.
Los indicadores más utilizados por las organizaciones se pueden clasificar en las siguientes categorías:
Indicadores de liquidez
Se calculan para conocer la posición financiera a corto plazo del negocio y su capacidad para pagar pasivos a corto plazo. Incluye el indicador corriente y el indicador rápido:
– Indicador corriente = Activos corrientes / Pasivos corrientes.
– Indicador rápido = Efectivo + Facturas por cobrar / Pasivos corrientes.
Indicadores de solvencia
Se calculan para conocer la solvencia a largo plazo del negocio y su capacidad para pagar las deudas a largo plazo. Incluye el indicador de deuda, el indicador de propiedad, el indicador de cobertura de intereses, etc.
– Indicador de deuda = Deuda a acreedores / Fondo de accionistas.
– Indicador de propiedad = Fondo de accionistas / Activos totales.
Indicadores de rentabilidad
Ayudan a analizar la posición de rentabilidad de un negocio. Por ejemplo, el indicador de ganancia bruta, el indicador de ganancia neta, el indicador de operación, etc.
– Indicador de ganancia bruta = Ganancia bruta / Ventas netas × 100.
– Indicador de ganancia neta = Ganancia neta / Ventas netas x 100.
Indicadores de rotación
Ayudan a saber si los recursos se utilizan efectivamente para aumentar la eficiencia de las operaciones de negocios. Por ejemplo, indicador de rotación de inventario, indicador de rotación de deudores, indicador de rotación de activos fijos, etc. Una mayor rotación indica una mejor utilización de los recursos.
– Indicador de rotación de inventario = Costo de mercancía vendida / Inventario promedio.
– Indicador de rotación de deudores = Ventas netas de crédito / Cuentas por cobrar promedio.
Contabilidad de responsabilidad
Es un sistema de contabilidad en el que la participación general de las diferentes secciones, divisiones y departamentos de una organización se configura como “centros de responsabilidad”.
El jefe de cada centro es responsable de lograr el objetivo establecido para su centro. Los centros de responsabilidad pueden ser de los siguientes tipos.
Centro de costos
Se refiere al departamento de una organización cuyo gerente es responsable del costo incurrido en el centro, pero no de los ingresos.
Por ejemplo, el departamento de producción de una organización puede ser clasificado como centro de costos.
Centro de ingresos
Se refiere a un departamento que es responsable de generar ingresos. Por ejemplo, el departamento de marketing.
Centro de ganancias
Se refiere a un departamento cuyo gerente es responsable tanto de los costos como de los ingresos. Por ejemplo, el departamento de reparaciones y mantenimiento.
Centro de inversiones
Es responsable de las ganancias, así como de las inversiones realizadas en forma de activos. Para juzgar el desempeño del centro de inversión, se calcula el retorno de la inversión y se compara con datos similares de años anteriores para el propio centro y para otras empresas similares.
Auditoría de gestión
Se refiere a una evaluación sistemática del desempeño general de la administración de una organización. El objetivo es revisar la eficiencia y efectividad de la administración y mejorar su desempeño en períodos futuros.
Juzga el rendimiento general de la gestión de una organización. Su propósito básico es identificar las deficiencias en el desempeño de las funciones de administración. También garantiza la actualización de las políticas de gestión existentes.
Asegura la modificación requerida en las políticas y técnicas de gestión existentes, según los cambios del entorno.
La supervisión continua del desempeño de la administración ayuda a mejorar el sistema de control.
Pert y CPM
PERT (técnica de evaluación y revisión programada) y CPM (método de ruta crítica) son importantes técnicas de red, útiles para la planificación y el control.
Estas técnicas ayudan a realizar diversas funciones de gestión como la planificación, programación e implementación de proyectos de una duración determinada, que impliquen la realización de una variedad de actividades complejas, diversas e interrelacionadas.
Se utilizan para calcular el tiempo total esperado necesario para completar un proyecto, y pueden identificar las actividades de cuello de botella que tienen un efecto crítico en la fecha de finalización del proyecto.
Por consiguiente, estas técnicas están bastante interrelacionadas y tratan factores tales como la programación del tiempo y la asignación de recursos para estas actividades.
Sistema de información de gestión
Brinda información precisa, oportuna y actualizada para tomar diversas decisiones de gestión. Por tanto, es una herramienta de comunicación importante, así como una técnica de control muy útil.
Esta herramienta proporciona información a los gerentes para que así puedan tomar las medidas correctivas adecuadas en caso de desviaciones de las normas.
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