Proveedores: características, funciones, tipos, ejemplos reales
Los proveedores son personas, organizaciones u otra entidad que suministran bienes o servicios que necesita otra persona, organización o entidad. Un proveedor puede distinguirse de un contratista o subcontratista, ya que este comúnmente da aportes especializados a los entregables.
Son la parte que suministran bienes o servicios en una transacción comercial a cambio de una compensación acordada. Como tales, los proveedores generalmente no interactúan con los consumidores directamente, dejando esa tarea a los vendedores o propietarios de las tiendas.
Normalmente se utiliza el término “proveedor” con el mismo significado que el de “vendedor”. Es usual que un proveedor ofrezca descuentos por volumen a los vendedores minoristas cuando aceptan firmar contratos a largo plazo, o realizar pedidos por grandes cantidades.
No se necesitan comprar los productos de docenas de proveedores. Solo se necesitan unos pocos buenos proveedores con los que se pueda contar. Las órdenes de compra generalmente se usan como un acuerdo contractual con los proveedores para comprar bienes o servicios.
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En cualquier comercio, debe haber al menos dos partes. Uno de ellos es el proveedor, que proporciona o suministra productos o servicios, mientras que el otro es el comprador o cliente, que los recibe.
El término “comercio” se refiere a la actividad de comprar y vender bienes y servicios. En otras palabras, intercambiarlos por dinero. Por ejemplo, en los negocios cada empresa tiene al menos un proveedor. Los proveedores suministran o proporcionan a la empresa materiales, productos y servicios.
– Un proveedor debe ser confiable y enviar la orden solicitada correctamente, a tiempo y sin daños.
– Con un proveedor se pueden negociar los precios. Esta es una de las principales razones por las que se debe formar una relación con el proveedor.
– Un proveedor primero debe cumplir con el presupuesto de la empresa. Hay que asegurarse que el precio que se acuerde satisfaga tanto a la empresa como al proveedor.
– Se debe buscar comprar a un proveedor estable, que tenga poca posibilidad de cerrar en un futuro cercano.
Un proveedor es parte de una cadena de suministro. Entre el momento en que se fabrica un producto y cuando un cliente lo compra, el producto viaja a través de personas y empresas que conforman la cadena de suministro.
Básicamente, esta es una red que traslada los productos de la fábrica al piso de ventas. Algunas redes son simples, mientras que otras son complejas. A pesar que cada cadena de suministro es diferente, la mayoría será algo así:
– Un fabricante produce un bien y lo vende a una persona o empresa. El precio del producto es el más bajo en esta etapa.
– Un distribuidor mueve el producto del fabricante a un mayorista o minorista.
– Un mayorista compra el producto al fabricante o al distribuidor y lo vende a un minorista. El precio del producto aumenta con respecto al precio del fabricante.
– Un minorista compra el producto al mayorista y lo vende al público consumidor. El precio del producto vuelve a subir.
– Un cliente compra el producto a un minorista.
Desarrollar relaciones duraderas
Si una empresa pretende utilizar un proveedor más de una vez, debe esforzarse por construir una relación duradera, donde se pueda negociar con el proveedor fácilmente.
Esta relación asegurará que se comprenda la capacidad del proveedor, para así saber cuándo se le está pidiendo demasiado.
También garantizará que el proveedor se ocupe de las necesidades futuras de la empresa antes que otros.
Invertir en tecnología
Actualmente es fácil encontrar el software adecuado de administración de proveedores, que se adapte a las necesidades específicas de una empresa.
Con esta tecnología las compañías pueden indagar los proveedores, descubriendo rápidamente los puntos débiles mediante datos de fácil lectura.
Pagar a tiempo
Esta es una excelente manera de mantener una buena relación con los proveedores. Algunas empresas hacen un seguimiento deficiente de los pedidos, lo que significa que los pagos pueden hacerse tarde.
Esto deja al proveedor en mala posición, ya que su flujo de efectivo no es seguro. Posiblemente no confíen en este cliente tanto como en un nuevo cliente que consigan.
Acuerdos simplificados
Esto significa que todos los proveedores reciben el mismo tratamiento, independientemente del servicio que prestan.
La función de un proveedor en una empresa es proporcionar productos de alta calidad de un fabricante, a un buen precio, a un distribuidor o minorista para su reventa.
Un proveedor en una empresa es el ente que opera como mediador entre el productor y el minorista, garantizando que se pueda realizar una comunicación eficaz y que el inventario sea de suficiente calidad.
Los proveedores tienen un papel muy importante en cada etapa del ciclo de vida del producto. Desde la adquisición de los materiales hasta el incremento de la producción, además de la exploración de opciones mejores para las materias primas en la medida que el mercado comienza a saturarse.
Las compañías deben trabajar con sus proveedores de forma estrecha para así poder adquirir lo mejor de sus bienes.
El papel de un proveedor en una compañía puede ser exigente, porque los minoristas esperan recibir un cierto nivel de calidad, y los fabricantes esperan que los proveedores vendan una gran cantidad de productos.
Debido a esto, los proveedores deben ser flexibles y entender cómo gestionar las relaciones. Otros elementos importantes del rol de un proveedor incluyen:
Los proveedores deben cumplir con todas las leyes y normas relevantes, incluida la protección de los derechos humanos y el trabajo infantil.
Los proveedores deben brindar igualdad de oportunidades para que todos los minoristas puedan hacer negocios con ellos. Un minorista no debe ser rechazado debido a su ubicación o por cualquier otra razón.
Los proveedores deben garantizar el mejor precio y la mejor calidad a los minoristas para mantener la confianza entre ellos. Esto ayudará a asegurar la repetición de negocios en el futuro.
Los proveedores no deben hacer negocios con aquellos con quienes puedan tener un conflicto de intereses. Esto incluiría miembros de la familia, amigos y colegas nuevos o viejos. Esto es para disminuir la probabilidad de un trato injusto entre otros clientes.
Con los proveedores fabricantes se está trabajando con la fuente de la cadena de suministro. Estos investigan, desarrollan y fabrican el producto terminado que se compra.
Efectivamente, el suministro de materiales por parte del fabricante significa que no se pagará a ninguna empresa más por el manejo y almacenamiento del producto.
Muchos fabricantes producen los materiales después de haber sido ordenados. Esto puede crear un tiempo de espera más largo que el que se recibirá con mayoristas y distribuidores.
Sin embargo, si lo que se necesita no es algo fácilmente disponible o producido en serie, los fabricantes pueden cumplir con las especificaciones exactas requeridas.
Los mayoristas y distribuidores son conocidos por comprar los suministros a granel, almacenarlos y venderlos en pequeñas cantidades a empresas y minoristas.
Dado que el producto ya está creado, es posible que se tengan opciones limitadas, pero los tiempos de entrega de los pedidos serán más cortos.
Los artesanos que crean sus propias piezas a menudo venden su trabajo de forma independiente o se asocian con agentes, que ayudan a vender su producto final.
Los materiales provenientes de un artesano independiente son típicamente ideales para proyectos que involucran compras de bajo volumen, donde el tiempo de entrega tiene menos prioridad.
Generalmente venden directamente a minoristas o al consumidor final a través de agentes o ferias comerciales.
Los proveedores que importan y venden esos productos manufacturados en el extranjero se conocen como importadores.
Cuando se obtienen materiales a través de los importadores, se encontrará el mayor beneficio en los pedidos de alto volumen.
El alto volumen ayuda a compensar los costos incurridos por el envío y el transporte de los materiales. Es frecuente comprar a un mayorista o distribuidor que también resulta ser importador.
Supongamos que ABC es un fabricante de muebles. Algunos de sus proveedores podrían ser una empresa maderera, una compañía eléctrica y un fabricante de herramientas. Estos suministran la madera, la electricidad y las herramientas para hacer los muebles.
Sin embargo, algunos libros de contabilidad solo catalogan como proveedores a los proveedores de materias primas (como granos, madera, minerales en bruto como el cobre, etc.).
No se refieren a proveedores de servicios como electricidad, agua, reparaciones, etc., sino solo los proveedores de materiales.
Se tiende a pensar en los proveedores como personas o empresas. Sin embargo, también se utiliza el término para países.
Por ejemplo, Japón importa prácticamente todo su petróleo y gas. El mayor proveedor de petróleo de Japón es Arabia Saudita, seguido por los Emiratos Árabes Unidos y luego Qatar. Kuwait, Rusia, Irak, México y Kazajstán también son proveedores de Japón.
Estados Unidos es uno de los principales proveedores de soja de China. Dado que China elevó los aranceles a la soja estadounidense, sus compras de soja a Brasil y Argentina aumentaron.
Los grandes eventos corporativos son buenos ejemplos de las ocasiones en que se necesitan proveedores.
Si, por ejemplo, el departamento de recursos humanos de una empresa planea una fiesta de vacaciones para sus empleados, buscará contratar proveedores para suministrar los bienes y servicios para el evento.
Primero, se debe elegir una ubicación, en cuyo caso el propietario del espacio del evento se convierte en proveedor cuando se reserva la fecha y se firma el contrato.
Posteriormente, el departamento se acerca a los decoradores, que se convierten en proveedores cuando son contratados para transformar el espacio del evento en una fiesta temática.
Luego que se implementa el tema, se contrata una empresa de catering para que provea alimentos y bebidas para la fiesta. Cuando la compañía entrega su servicio, se convierte en un proveedor para la compañía.
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