Teoría de la partida doble: qué es, reglas, aplicaciones, ejemplos
La teoría de la partida doble establece que para cada transacción comercial deben registrarse los importes en un mínimo de dos cuentas contables distintas, teniendo un efecto opuesto en estas cuentas.
Además, se necesita que los valores registrados como créditos deben ser iguales a los valores registrados como débitos para todas las transacciones. Se utiliza para satisfacer la ecuación contable: Activos= Pasivos+Patrimonio.
El débito corresponde a un registro en el lado izquierdo del libro mayor de cuentas, y el crédito corresponde a un registro en el lado derecho del libro mayor. Con el sistema de partida doble los créditos se concilian con los débitos en el libro mayor o en una cuenta T.
Por tanto, como el crédito en una cuenta siempre va a ser igual al débito en otra cuenta, el total de los créditos debe ser igual al total de los débitos.
Esta teoría permite que preparar estados financieros formales sea sencillo. Es un concepto fundamental en la contabilidad actual.
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Toda transacción comercial tiene dos efectos. Por ejemplo, si alguien compra una bebida en una tienda local, al pagar en efectivo al comerciante recibirá por este pago una botella de refresco. Esta simple transacción tiene dos efectos, tanto desde la perspectiva del comprador como del vendedor.
Por el lado de quien compra, al comprar la botella de refresco hará que disminuya su monto en efectivo por el costo de la misma. Por el lado del vendedor, tendrá una reducción en su inventario de refrescos, pero aumentará su monto en efectivo por el valor del precio de la bebida.
La contabilidad establece estos efectos de la transacción en los estados financieros de una empresa. Esta es la aplicación de la teoría de partida doble.
Si no se empleara la teoría de partida doble, la contabilidad solo mostraría una perspectiva no completa de las transacciones de la entidad.
Por ejemplo, que una empresa compró un equipo, pero los registros contables no expresen si el equipo fue comprado en efectivo o a crédito.
Quizás la máquina fue comprada a cambio de otra máquina. Dicha información solo puede obtenerse de los registros contables si se tienen en cuenta ambos efectos de la transacción.
Comúnmente, los dos efectos que tiene una entrada contable se denominan como débito y crédito.
En contabilidad solo hay que aprenderse “de memoria” las reglas de la teoría de la partida doble, todo lo demás debe razonarse. Las reglas esenciales son las siguientes:
– Quien entrega es el acreedor y el que recibe es el deudor. Todo lo que se entrega se acredita y lo que se recibe se debita.
– No existe acreedor sin un deudor, ni tampoco deudor sin un acreedor.
– Las partidas que se registran en las cuentas deben ser de una misma naturaleza. Todo concepto acreditado por una cuenta debe ser debitado por la misma cuenta o viceversa.
– Un débito siempre está en el lado izquierdo de una transacción y un crédito en el lado derecho.
– Debe ser igual el total del debe al total del haber.
– Las cuentas que se debitan significan: un incremento del activo, una reducción del pasivo o una reducción del patrimonio neto.
– Las cuentas que se acreditan significan: una reducción del activo, un incremento del pasivo o un incremento del patrimonio neto.
– Las ganancias se acreditan y las pérdidas se debitan.
La teoría de la partida doble es la base para el balance general, ya que el total de activos es igual al total de pasivos más el patrimonio de una empresa.
Por tanto, la ecuación contable Activos= Pasivos+Capital representa la plataforma de la contabilidad de partida doble. Es una forma concisa del concepto expresado en la compleja presentación de múltiples elementos del balance general.
A través de un balance de prueba se podrá detectar si los dos lados de las cuentas son iguales o no, verificando así la precisión aritmética de las cuentas.
Las ganancias o pérdidas de la empresa para un período contable se pueden conocer mediante la preparación de un estado de resultados.
Como todas las cuentas relacionadas con los ingresos y gastos se mantienen adecuadamente en el libro mayor, resulta conveniente extraer el estado de resultados al final de un período contable en particular.
Bajo esta teoría se registran correctamente los activos y pasivos totales de una empresa. Como resultado, al cierre del período contable se prepara el balance general con la ayuda de todos los activos y pasivos.
A través de este balance se puede determinar así la posición financiera de la empresa en cuestión.
Bajo esta teoría es posible presentar de forma confiable los ingresos y también la declaración del IVA. Sobre esta base se fijan y pagan el impuesto sobre la renta y el IVA.
Se puede formular el curso de acción futuro, comparando los ingresos, gastos, activos y pasivos del año actual con los del año anterior. Además, se puede controlar el gasto, reduciendo gastos elevados.
Si una empresa recibe un préstamo de una entidad financiera, el dinero prestado aumentará los activos de la compañía y el pasivo por el préstamo también se incrementará en un monto equivalente.
Si una organización adquiere materia prima y la paga en efectivo, esto generará un incremento en el inventario, que es un activo, y por otro lado reduce el monto en el efectivo, que es otro activo.
Una panadería compra a crédito una flota de camiones de reparto. La compra total a crédito fue de $200.000. El nuevo conjunto de camiones se utilizará en operaciones comerciales y no se venderán durante al menos 10 años, que es su vida útil estimada.
Para contabilizar la compra a crédito deben realizarse los registros en los respectivos libros contables.
Debido a que el negocio ha acumulado más activos, se realizará un cargo en la cuenta del activo fijo por el costo de la compra ($200.000).
Para registrar esta compra a crédito, en las cuentas por pagar se realiza una entrada de crédito por $200.000.
El registro del débito incrementa el valor del activo fijo. Por otro lado, el registro del crédito incrementa con igual monto el valor del pasivo adeudado.
La partida doble también puede ocurrir dentro de una misma categoría. Si la compra de la panadería se hubiera hecho en efectivo, se registraría un crédito a la cuenta de efectivo y un débito al activo fijo, resultando aún en un equilibrio.
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