Unidad de correspondencia: funciones, estructura, importancia
La unidad de correspondencia es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones. Su objetivo es el de garantizar que sean entregados a su destinatario de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones.
Las entidades o corporaciones privadas y públicas implementan este programa de gestión de documentos para agilizar procesos de control de la correspondencia. Se trata de un proceso que se integra a la dinámica organizacional y permite la consecución de los objetivos de la empresa.
Desde los archivos antiguos hasta la era digital, el método de organización de este departamento tiene la finalidad de permitir el fácil acceso a la información documental de interés y resguardar los registros de control, los expedientes, los manuales de procedimientos y todo el histórico de la empresa en formato físico y/o digital.
Actualmente existen softwares desarrollados para acelerar la gestión documental, lo que ha impactado de manera positiva en el entorno ambiental, ya que el archivo físico tiende a desaparecer y se evita el consumo de papel.
Así mismo, se hace más dinámica y expedita la entrega o recepción de correspondencia a través de la intranet y la extranet.
Índice del artículo
La unidad de correspondencia tiene funciones específicas destinadas a documentar, organizar y distribuir de manera eficiente las correspondencias que contienen información inherente al negocio o servicio que se presta, así como toda la documentación vital para el respaldo de la actividad administrativa y organizacional.
Entre las funciones específicas de la unidad de correspondencia destacan las siguientes:
– Controlar el ingreso y salida de documentos.
– Distribuir las comunicaciones a las áreas correspondientes.
– Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y externamente.
– Digitalizar documentos.
– Ordenar, clasificar y describir los documentos del fondo documental de la empresa.
– Conservar y controlar la producción documental.
– Asignar números consecutivos a la correspondencia que se produce o se recibe (radicación).
– Seleccionar los documentos y comunicaciones que deben ser conservados y trasladarlos al archivo central.
La unidad de correspondencia se organiza en función del tamaño y las características de la empresa o institución. Generalmente depende de una jefatura que se divide en dos subunidades: una de entrada y otra de salida.
Cada subunidad tiene funciones específicas orientadas a la administración y control de todo lo que tiene que ver con la correspondencia tanto interna como externa. Este tipo de unidades de estructuran de la siguiente manera:
Define los reglamentos y políticas que racionalizan, normalizan y regulan la producción de documentos, los métodos de distribución, el envío y recepción de la correspondencia y las asignaciones de los miembros del departamento. Es decir, de manera coordinada engranan el proceso de gestión de documentos y archivo y su sistematización eficaz.
Es la encargada de implementar los métodos de distribución y control en el área de gestión de documentos sobre la base de las políticas y reglamentos establecidos por la empresa. Esta se divide en:
Correspondencia de entrada
Son los documentos que llegan y van dirigidos a los diferentes departamentos de la institución. En este área se reciben los documentos. Antes de sellar la conformidad de la recepción se debe verificar que:
– Efectivamente estén destinados a la institución o empresa.
– El asunto sea inherente a la institución o empresa.
– Estén debidamente sellados y firmados.
– Los anexos, de existir, estén completos. Si no lo están, se debe hacer el reclamo de inmediato al emisor de forma escrita o verbal.
– Se coloque el sello de la subunidad con fecha y hora de recepción.
Control y entrega
Luego se procede a la clasificación de los documentos colocando el símbolo correspondiente al departamento a donde debe ser enviado. Se realiza el registro de acuerdo con los principales datos de control, como fecha de recepción, departamento al que va destinado, numero de control de registro y los datos del remitente original.
Posterior a esta etapa de documentación y clasificación se procede a la distribución, que consiste en hacer llegar a cada departamento o dependencia la correspondencia. Dicho departamento procederá a poner el sello de acuse de recibido y conforme.
En caso de que se determine que un documento no está dirigido a la institución o no sea de su competencia, se procederá a su devolución al remitente de origen con la debida explicación.
Esta área es la encargada de recibir correspondencia y documentos de cada una de los departamentos de la empresa o institución y organizarlos en función de su destino. Hará el despacho por las vías pertinentes una vez que validen lo siguiente:
– Los documentos deben estar redactados en papel institucional.
– Los documentos deben estar firmados (tanto el original como la copia).
– Los anexos deben estar adjuntados.
– Los datos del destinatario y dirección deben ser los correctos.
– Debe aparecer el control y registro de salida con fecha y código.
Luego de haber revisado y aprobado los datos y características establecidas para el envío, se procede a otorgar constancia de recepción.
Esta área asume la responsabilidad de despacho y entrega a los destinos luego de clasificarlos según la vía (por correo, de forma personal o directa, a través de un intercambio, entre otras).
Los sobres serán rotulados y se identificarán los documentos que estos contengan en los controles de entrega o facturas según la vía por la cual se despachen. Debe volver una copia de los documentos sellados y firmados como acuse de recibo.
Finalmente se archivan en orden alfabético, numérico, temático o cronológico para realizar el registro de salida y establecer el control.
La unidad de correspondencia es un área sensible y de alta confidencialidad. De esta depende que las relaciones y comunicaciones dentro y fuera de la institución se lleven a cabo de manera efectiva y oportuna.
La importancia de la unidad de correspondencia descansa sobre el hecho de que es esta la que debe garantizar la preservación, custodia y conservación de los documentos que constituyen la memoria de la institución o empresa.
El objetivo principal es brindar acceso de manera oportuna a la información escrita que se maneja dentro de la entidad.
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