Caja general: funciones, políticas y manejo
La caja general es un libro auxiliar en el que se almacenan todas las transacciones de recibos y pagos en efectivo, incluidos depósitos y retiros bancarios. Es el almacén principal de información relacionada con el efectivo de una empresa.
Las empresas dividen la caja general en dos segmentos: el diario de desembolso de efectivo, donde se registran todos los pagos en efectivo, como gastos operativos y cuentas por pagar, y el diario de cobros en efectivo, donde se registran todos los ingresos de efectivo, como ventas en efectivo y cuentas por cobrar.
Una empresa utiliza la caja general para realizar un seguimiento de los diferentes recibos y pagos de efectivo que viajan a través de una empresa.
La información en la caja general se registra periódicamente en el libro mayor. Se compara rutinariamente con los registros del banco a través de una conciliación bancaria, para garantizar que la información en el libro sea correcta.
Si no es correcta, se hace una entrada de ajuste para poner la caja general en conformidad con la información del banco.
Índice del artículo
Las actividades económicas de cualquier negocio implican una entrada y salida regular de efectivo y equivalentes de efectivo. La caja general ayuda al liderazgo de una empresa a determinar cuánto dinero tiene el negocio en un momento dado.
Con esta información, la empresa puede mostrar su estado de flujo de efectivo a los prestamistas y así garantizar que está enfrentando efectivamente el reto competitivo.
El flujo de efectivo se enfoca en el dinero que gasta la empresa en las actividades de inversión, operación y financiamiento.
En las compañías que manejan una gran cantidad de transacciones de débito y crédito en efectivo, la caja general sustituye a una cuenta de efectivo separada en el libro mayor de la compañía.
Las empresas con menos pagos en efectivo y recibos pueden no requerir una caja general y optar por usar solo una cuenta de efectivo.
La caja general se utiliza para registrar recibos y pagos en efectivo. Funciona como un libro auxiliar.
Las entradas relacionadas con la recepción y el pago en efectivo se registran primero en la caja general y luego se contabilizan en las cuentas del libro mayor correspondiente.
Además, la caja general es un sustituto de la cuenta de efectivo en el libro de contabilidad. Si una caja general se mantiene adecuadamente, no se necesita abrir una cuenta de efectivo en el libro de contabilidad.
Hay muchos motivos por los que una compañía puede registrar transacciones usando una caja general en vez de una cuenta de efectivo.
– Son fáciles de acceder los saldos diarios de efectivo.
– Se pueden detectar fácilmente los errores a través de la verificación.
– Se mantienen actualizadas las entradas, porque se verifica el saldo diariamente.
En el contexto empresarial, se adoptan políticas de efectivo seguras, especialmente aquellas relacionadas con el chequeo de la caja general, para fomentar informes precisos y prevenir el robo de activos.
Nunca debe ponerse el dinero recibido en la caja chica. Causará errores y confusiones en los registros contables.
Todo el dinero que ingresa a la empresa debe depositarse rápidamente al banco e ingresarse en los registros antes que se vuelva a pagar. De lo contrario, puede ser confuso al conciliar el saldo de efectivo.
La emisión adecuada de recibos ayuda a proteger a la empresa que alguien se embolse el efectivo en lugar de depositarlo. Los recibos deben estar pre-numerados con duplicado.
A veces, puede no ser posible obtener recibos. Por ejemplo, al comprar artículos en un mercado.
En este caso, debe anotarse de inmediato el costo de cada transacción para no olvidar los montos. Luego, pueden transferirse a un recibo de caja para que un gerente los autorice.
Tener dinero en la oficina resulta tentador. Muchas veces un fraude comienza de esta manera.
Se debe depositar el efectivo rápidamente en el banco. Como máximo, en los tres días siguientes a su recepción.
Para proteger a las personas que manejan dinero, siempre debería haber dos personas presentes al abrir cajas de efectivo, sobres y otras fuentes de dinero. Ambas personas deben contar el efectivo y también firmar el recibo.
La caja solo debe usarse para hacer pagos cuando los otros métodos sean imposibles. Lo ideal es configurar las cuentas de los proveedores para pagar las facturas con cheque o transferencias bancarias.
La ventaja de pagar con cheques es que se produce un conjunto de registros adicionales en forma de estado bancario. Además, garantiza que solo las personas autorizadas realicen pagos, reduciendo la posibilidad de robo o fraude.
La caja general se subdivide generalmente en un diario de recibos de efectivo y un diario de desembolsos de efectivo cuando hay gran cantidad de transacciones.
En una empresa pequeña, con menos volumen transaccional relacionado con el efectivo, todas las transacciones en efectivo se registran en una sola caja general.
Las transacciones en efectivo transitan por diferentes fases antes de terminar en un reporte de liquidez. En general, se registran las entradas y salidas de dinero mediante el débito y la acreditación de la cuenta de efectivo.
Por ejemplo, los cobros a los clientes se contabilizan debitando en la cuenta de efectivo y acreditando en la cuenta del cliente de cuentas por cobrar. La información en la caja general se ingresa en orden cronológico, para así facilitar la búsqueda de transacciones.
Luego, las entradas de efectivo ingresan en el balance de prueba, el cual ayuda a los contadores a verificar que el total de créditos sea igual a los débitos totales.
El tercer paso en el proceso de información financiera lleva a divulgar el efectivo en el balance corporativo.
La primera entrada de la caja general es el saldo inicial al comienzo de un período contable. Cada entrada debe contener una fecha, una nota sobre el gasto o recibo, y el monto total de la transacción.
Las transacciones de la caja general también deben transferirse a las cuentas o títulos correspondientes dentro del libro mayor.
Por ejemplo, los pagos recibidos en efectivo por los servicios prestados se enumeran en la sección “Activos” del libro mayor.
Los gastos en efectivo para suministros y otros materiales del negocio se enumeran como gastos.
Una empresa debe conciliar la caja general con los estados de cuenta bancarios mensuales recibidos de la institución financiera, y tomar en cuenta discrepancias en los fondos.
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