Formularios: características, estructura, tipos, ejemplos
¿Qué son los formularios?
Los formularios son instrumentos o herramientas que permiten recolectar información, la cual posteriormente es utilizada para cumplir una gran variedad de objetivos. Pueden servir, por ejemplo, para conocer los síntomas de un paciente, para registrar los datos de un alumno, para recordar las características de un entrevistado, entre otras aplicaciones.
Por lo general, un formulario se trata de un documento que se estructura a partir de preguntas, las cuales permiten recolectar los datos de las personas. Por esta razón, la selección y diseño de las preguntas o variables que componen el formulario es un paso esencial para lograr la calidad del mismo.
Es decir, el éxito de un formulario depende de la manera en la que sean organizadas y estructuradas las preguntas; es por ello que estas herramientas suelen ser diseñadas por expertos en el área donde se aplicará dicho formulario. Por ejemplo, los formularios de las clínicas fueron diseñados por el personal de salud.
En un principio los formularios se realizaban en hojas de papel, pero hoy en día −con el avance de las tecnologías− las empresas e instituciones diseñan y utilizan formularios en formato digital; esto facilita su utilización, llenado y posterior análisis.
Características de un formulario
Un formulario reúne las siguientes características:
Las preguntas están relacionadas con los objetivos de cada área
La finalidad de dichas preguntas es obtener información sobre las personas, por lo que están diseñadas para responder ciertos elementos relacionados con el objetivo del área o disciplina donde se aplica el formulario.
Véase el siguiente ejemplo: las preguntas que contiene un formulario clínico tienen como objetivo − además de registrar al paciente− conocer algunas características del paciente relacionadas con su enfermedad.
Las preguntas son redactadas de forma sencilla
En los formularios las preguntas son concretas y fáciles de entender, como por ejemplo: el sexo de los individuos, la edad, el peso o la dirección de habitación.
Generalmente se colocan de esta forma: edad: ____años; peso: ____ kilos
Siguen una secuencia
Los formularios se inician con la identificación de la persona (nombre, sexo, edad, entre otros) y luego realizan preguntas más complejas que permiten cumplir con los objetivos planteados.
Es por ello que se afirma que los formularios siguen una secuencia, es decir, un orden que se inicia con las preguntas más simples y culmina con las preguntas más complejas.
Por ejemplo: un formulario para solicitar empleo comienza con los datos básicos del solicitante, tales como nombre y edad. Luego se puede preguntar sobre la formación académica y se finaliza solicitando el tipo de empleo que busca el solicitante, junto con el salario deseado y las horas disponibles.
Poseen el espacio necesario para colocar la información solicitada
Los formularios son diseñados de tal forma que la disposición horizontal de las preguntas permite responderlas fácilmente a mano o en una computadora. Por lo general, el espacio disponible para responder es representado con una línea “____” o simplemente con un área en blanco.
¿Para qué sirve un formulario?
La función principal de un formulario es recopilar información de una persona, lo que servirá a la organización que la recibe para procesar una petición de un servicio o producto. Dependiendo de la situación se proporcionará una información u otra.
Por ejemplo, si se requiere pedir un crédito a un banco, la información dada será especialmente sobre la situación económica del solicitante. Si el formulario es para comprar un seguro médico, se proporcionará información médica.
Tipos de formularios
La utilidad básica de un formulario es recopilar la información necesaria para realizar alguna acción; por este motivo son aplicados en muchas áreas y con distintos fines. Teniendo esto en cuenta, sus funciones pueden variar de acuerdo a la disciplina donde se use:
Formularios administrativos
En esta área los formularios son utilizados para establecer, por ejemplo, cómo han sido los ingresos en una línea de producción determinada.
Además, a través de un formulario, un administrador puede realizar comparaciones entre los gastos que tuvo la empresa el año pasado y los gastos proyectados para este año.
Formularios de pedido o alquiler de productos/servicios
Los formularios también son utilizados por muchos negocios y empresas para que sus clientes realicen los pedidos de productos. Además, estos formularios permiten reunir información del cliente.
Un formulario común es el que tienen que rellenar los clientes que alquilan automóviles o motocicletas. En esta categoría se incluyen también los formularios de los bancos para ofrecer créditos y otros servicios.
Formularios médicos
En los servicios de salud se utilizan una gran variedad de formularios, los cuales pueden ser tan sencillos como los que se emplean para registrar a los pacientes que ingresan a un servicio, o más elaborados como los utilizados en el área clínica.
Por ejemplo: en las consultas médicas, los pacientes −antes de ser examinados por el clínico− llenan un formulario donde responden preguntas sobre los síntomas, patologías o enfermedades que sufren, alergias a medicamentos y las enfermedades de los parientes cercanos, entre otras.
De esta manera, toda la información recaudada en un formulario clínico es utilizada por el médico para iniciar la consulta y llevar un registro de sus pacientes.
Formularios de acceso a organizaciones
Los colegios utilizan los formularios para registrar a sus estudiantes en el momento que ingresan al plantel educativo. En estos formularios se solicitan varios datos del alumno, como por ejemplo: su nombre y apellido, sexo, fecha de nacimiento, lugar donde vive, número de teléfono y deportes que practica.
Las universidades también utilizan una gran variedad de formularios, como los empleados para registrar las inscripciones de los estudiantes en los distintos cursos académicos y seminarios.
Hoy día muchos de los formularios utilizados por las universidades son diseñados para que los estudiantes se registren en línea, e incluso realicen los pagos de las clases directamente a través del formulario.
Formulario de búsqueda de empleo
Son los que se dan en las oficinas de empleo de los estados para recopilar información de las personas que buscan trabajo.
Formularios de quejas o de opinión del servicio
Las organizaciones o empresas también usan los formularios para conocer la opinión de las personas de su entorno. De esta forma, en base a la información recopilada, logran aplicar medidas para mejorar el ambiente de trabajo e incrementar la eficiencia de sus servicios.
Estructura de un formulario
Los formularios están estructurados fundamentalmente en tres partes: el encabezado, la parte central o cuerpo, y el extremo final.
El encabezado
En esta parte del formulario se coloca el logo de la institución o empresa, el título del formulario, la fecha y −si lo amerita− algunas instrucciones, como por ejemplo cómo responder el formulario y dónde entregarlo una vez llenado.
En el encabezado se colocan también algunas imágenes o la etiqueta de la institución que lo realiza.
Parte central
Esta parte contiene la mayoría de las preguntas, es decir, en esta sección se recoge toda la información necesaria para cumplir con los objetivos para los cuales se creó el formulario.
Extremo final
Esta sección del formulario por lo general contiene los espacios para las firmas y sellos, los cuales ratifican o validad la información suministrada. También se coloca la dirección, correos y teléfonos de la institución que realizó las preguntas.
Ejemplos de formularios
Formulario de acceso a universidad
Formulario administrativo
Formulario médico
