Cómo redactar un oficio: datos, ejemplos y formatos
¿Qué es un oficio?
El oficio es un tipo de documento que se realiza para hacer llegar un comunicado oficial a un destinatario en particular y que puede ser emitido tanto por entidades de carácter privado como público.
Hace un tiempo solo las instituciones públicas eran las que le daban validez oficial a esta clase de documento, pero actualmente también lo hacen las empresas particulares.
El oficio está compuesto generalmente de una o dos páginas, según la información que se quiera mostrar. De igual manera, lo habitual es que el tamaño del papel sea carta (21,59cms x 27,94cms), aunque esto no significa que no se pueda escoger el formato oficio (21,59cms x 35,56cms) o el A4 (21cms x 29,7cms).
De acuerdo a esto, una carta de oficio se redacta con el objeto de comunicar o avisar, pero partiendo de una escritura o redacción de carácter rigurosamente formal.
Es decir, conociendo esto será más fácil entender que la respuesta a cómo redactar un oficio se refiere principalmente a cumplir las condiciones determinadas en la formalidad de escritura del documento.
Tipos de oficio
Para aprender cómo redactar un oficio resulta clave conocer esta clase de sistema de categorización, ya que así podrá ser mucho más fácil formar una relación entre el organismo desde donde se expide el documento y el destinatario.
Oficios por procedencia y destino institucional
Oficio interior
Resulta cuando el oficio es de uso interno, siendo movilizado dentro de cualquier oficina gubernamental. Para el caso corporativo se moviliza solo dentro de la compañía. Bajo este aspecto, los oficios se pueden denominar
- Oficio interior local: si la emisión y destino del oficio es en el mismo edificio o institución. No sale de las instalaciones.
- Oficio interior foráneo: cuando se gira el oficio para otras instituciones o edificios gubernamentales.
Oficio exterior
Este tipo corresponde a los oficios que expiden los organismos para entidades privadas ajenas al gobierno o para el público en general. Para el caso de empresas es cuando se emite a cualquiera que no sea de la misma compañía o sucursal.
Oficios que están destinados a una o varias personas
Oficio simple o directo
El oficio simple o llamado también oficio directo es el que realiza un comunicado que está dirigido a una sola institución o persona en particular, denominándose esta generalmente titular.
Si lo expide una institución gubernamental tiene validez oficial, y si es emitido por una institución empresarial tendrá entonces validez empresarial.
Ciertos oficios tienen validez oficial, aunque no sean emitidos por instituciones del gobierno, tal como ocurre con los oficios extendidos por las instituciones de crédito o bancos, o los oficios escolares de escuelas privadas, entre otros.
Oficio múltiple
Este oficio posee la misma estructura que un oficio simple. Sin embargo, está dirigido a varias personas a la vez, lo cual hace que sea más universal su redacción, para que así sea comprensible por todos y no por alguien específico.
¿Qué información debe incluir un oficio?
Lugar y fecha
El oficio se comienza con la inclusión de esta información, para que así esté clara la fecha y el lugar de expedición del documento.
Numeración
Consiste en enseñar los datos que van a permitir identificar este documento a través de, por ejemplo, las siglas de la oficina que lo elabora, el número de expedición y el año en curso. De acuerdo con la institución que sea esto puede variar.
Destinatario
Se da como sugerencia que se incluya el nombre completo de la persona, su cargo y el lugar de destino. Lo más recomendable es que esto no ocupe en el documento más de cuatro líneas.
Asunto
Se puede especificar opcionalmente el asunto sobre el que trata el documento, seguido por un resumen del mismo, con el cual se da así una breve explicación del contenido del oficio.
Cuerpo
Cuando se está hablando de cómo redactar un oficio, se debe tener claro que esta parte resulta ser el punto clave del oficio, ya que es donde se da a conocer el mensaje.
Despedida
Se debe recordar hacer la despedida de manera amable, para que la relación se pueda mantener en buenos términos. No se debe olvidar escribir un “Atentamente” al final, con el nombre y la firma del emisor.
Además, lo más recomendable es poder sellar el oficio con el logo del organismo, ya que le da una mayor validez al documento.
Ejemplos de oficios
Oficio de junta de accionistas
México D.F. al día 14 de febrero de 2021.
Oficio Número: 29/2021.
Importadora Ignacio S.A. de C.V.B.
Ciudadano director de despachos.
Atención: Ing. Fernando Hernández Miranda.
Estimable Sr. Hernández, mediante el presente oficio se le notifica la decisión que resolvió la junta de administración en lo que se refiere a la solicitud de su departamento de despachos, principalmente en lo concerniente a la necesidad de vehículos de carga para transporte diario, de lo cual se resolvió lo siguiente:
Se otorga la obtención de una flota de 14 unidades de carga de la marca Mercedes Benz tipo panel, con motor diésel de seis cilindros, que serán facilitados en un plazo no mayor a 30 días.
Estas unidades nuevas deberán ser cambiadas por las unidades que están actualmente en servicio, las cuales irán a licitación para ser rematadas al público en general y así poder rescatar una porción de lo invertido.
De esta manera fue resuelto por la junta de accionistas, que es presidida por el Ing. Rodolfo Pérez González, apoyado de la secretaria general Lic. Luisa Flores Guzmán.
Atentamente,
_________________________
Ing. Rodolfo Pérez González
Presidente de la junta de accionistas
Oficio de entrega de vehículo
México D.F. al día 18 de junio de 2021.
Oficio Número: 395-2021/6.
Auto transporte Alemán S.A.
Sra. Carla Valdez Contreras.
Asunto: Notificación de entrega de vehículo.
Sirva el presente oficio para avisarle que su auto nuevo lo podrá venir a buscar a nuestro concesionario, que se encuentra situado en la Av. Agustín de Iturbide Número 5116.
Podrá venir a recogerlo a partir del día 20 de junio del presente año. De igual manera, se le hace saber que su vehículo ya cuenta con los primeros engomados y con placas.
Atentamente,
__________________________
Lic. Julián Torsillo Méndez
Gerente del concesionario
Formato de oficio para descargar
De petición
A continuación, se presenta un formato/modelo de oficio de petición para México a ser entregada:
De entrega de documentos
A continuación, se presenta un formato/modelo de oficio de entrega de documentos para México:
De extrañamiento laboral
A continuación, se presenta un formato/modelo de oficio de extrañamiento laboral para México:
De comisión
A continuación, se presenta un formato/modelo redactado de oficio de comisión para México: