Informe: qué es, características, estructura, tipos, ejemplos
¿Qué es un informe?
Un informe es un documento, una comunicación escrita u oral, que expone diferentes aspectos de un tema tratado, características, contexto, recomendaciones, etc., de una manera ordenada, objetiva y analítica.
El objetivo del informe es transmitir información sobre un tema en particular, ya sean los resultados de un trabajo de investigación (de cualquier índole) o comunicar hechos específicos y ordenados para recomendar una línea de acción.
De este modo, un informe contendrá un relato informativo y expositivo sobre un tema con el fin de exponer los hechos, dar a conocer los procesos de investigación y presentar, en ocasiones, recomendaciones del autor (aunque no siempre se incluyen).
Características de un informe
Lenguaje claro
Un lenguaje claro evita expresiones enrevesadas, por eso el empleado en un informe es directo y simple para lograr la comprensión del público.
Documento estructurado
Se escribe siguiendo un orden concreto, una secuencia narrativa que debería ser respetada: introducción, desarrollo y conclusión.
Carácter objetivo
El informe está basado en sucesos que pueden comprobarse, información verificable. No incluye las opiniones del autor.
Periodicidad
Los informes suelen tener una periodicidad específica: mensual, trimestral, semestral, anual, precisamente para poder advertir los avances o retrocesos de una investigación dada. La periodicidad la dicta el tema y la institución a quien haya que presentar el informe.
Tema específico
Un informe está referido siempre a un tema en particular y está enfocado en la resolución o análisis de algún aspecto de la investigación de que se trate.
Partes: estructura de un informe
Cuando ya se tienen los datos, hay que organizarlos según una estructura concreta:
Portada
La portada incluye los datos del autor, el título del informe, nombre de la institución que lo encargó (estos datos no son estrictamente necesarios para la elaboración del informe, pueden agregarse al final del proceso de escritura).
Introducción
Es una explicación breve y concisa sobre el tema que se tratará, así como los objetivos –generales y específicos– del informe.
Cuerpo del informe
Explica con detalle la información adelantada en la introducción. Esta parte, si lo necesita, incluirá subtítulos y otros elementos que ayudan al autor a presentar de una forma organizada la información.
También explica los pasos que se siguieron para ejecutar la investigación, así como los antecedentes, su argumentación y la metodología que se utilizó.
Conclusión
Destaca aquellos resultados más relevantes de la investigación, y si fuese necesario, se incluyen recomendaciones.
Anexos
No siempre existen, pero en este apartado se colocan tablas, infografías, fotografías, planos, información adicional que amplía la comprensión del tema.
Bibliografía
La bibliografía contiene las fuentes en que se basó el autor para redactar el informe, ordenadas alfabéticamente.
Tipos de informe
Según el contenido o tema
- Informe de divulgación: presenta los hechos con un lenguaje comprensible, que pueda ser entendido por personas de cultura media.
- Informe científico: los temas son de ciencia, usan un lenguaje riguroso y están basados en investigaciones verificables y reproducibles. Este tipo de informes ayudan a analizar resultados.
- Informe técnico: tiene que ver con las investigaciones en el ámbito de lo social, como la antropología, la psicología social, la sociología, etc. Si bien es riguroso en la investigación, el lenguaje es más accesible al público.
- Informe mixto: es el informe que se destina tanto a público en general como a instituciones, con un lenguaje adaptado.
Según su estructura
- Informe expositivo: es el que contiene una descripción del tema, lo expone con claridad y objetividad. No son necesarias las conclusiones.
- Informe analítico: es el que incluye un estudio sobre las causas de un fenómeno y justifica las posibles decisiones que se tomen, de seguir las recomendaciones indicadas. También se llaman proyecto o propuesta.
- Informe persuasivo: es aquel cuyo objetivo es convencer al lector (al destinatario) para que tome una decisión. Por lo general incluye un plan de acción, y son los más usuales en consultoría.
Cómo hacer un informe paso a paso
Paso 1. Define el tema
Aquí tienes que establecer el objetivo de tu informe y por qué lo haces, si lo que quieres es presentar datos acumulados u ofrecer una solución a un determinado problema.
Paso 2. Define la audiencia y escoge el tipo de informe
Según quiénes sean tus destinatarios, el informe será expositivo, analítico o persuasivo. No es lo mismo presentar un informe al profesor de física que al director de marketing digital de una marca deportiva.
En este sentido, deberás saber si incluyes recomendaciones o un plan de acción.
Paso 3. Recopilar información y leer todo lo que corresponda
Esto significa empezar a definir la bibliografía disponible sobre el tema, y si es necesario consultar a personas calificadas (científicos, investigadores, etc.).
Paso 4. Define la estructura
Solo teniendo toda la información y ordenándola será posible saber cómo la vas a distribuir en el informe.
Paso 5. Apóyate en otros materiales
Puedes usar imágenes, gráficos o fotografías para aclarar conceptos o cifras.
Paso 6. Escribe
Cuando ya tienes toda la información disponible y procesada, lo que queda es vaciarla en la estructura: introducción, cuerpo y conclusión. Es importante que no pierdas de vista el objetivo del informe, y así sabrás qué información es más relevante que otra.
Organiza la información en secciones y por temas, te será más sencillo abordar la redacción. Y sobre todo, el resultado será el esperado: claridad y sencillez, para que el informe sea comprendido incluso por quienes no saben nada del tema.
Ejemplos de informes
Informe de daños
Un informe de daños cumple con el objetivo de reportar al departamento, sección o persona correspondiente desperfectos o daños que las maquinarias y herramientas presenten con el fin de evitar accidentes y pérdidas en dinero. Veamos un ejemplo:
“Sr. Supervisor
Presente.-
El presente informe es para comunicar que el pasado 27 de marzo de 2021 se presentaron fallas en la maquinaria de doblaje de cajas de cartón, lo que significa que el proceso se ralentiza, ya que hay que doblar las cajas manualmente.
La falla radica en que la máquina no prensa el cartón correctamente y este se desliza, provocando asimismo que la línea de suministro se atore. Se recurrió al técnico asignado y este advirtió que unos pequeños ganchos al interior de la máquina estaban sueltos.
Esto puede deberse a un desperfecto de fábrica, ya que la máquina en cuestión tiene pocos días de instalada, por lo que habría que realizar una revisión más exhaustiva y comunicarse con la central a fin de poder solventar este problema, cambiando la máquina o reparándola.
En Ciudad de México, a 03 de abril de 2021.
Ing. María Luisa Colmenares”.
Informe laboral
Los informes laborales dan cuenta de una situación específica que se presenta en el trabajo y que hay que explicar o justificar presentando los hechos de manera objetiva. Veamos un ejemplo:
“Comité Ejecutivo de Editorial Deltas
Teniendo en cuenta que el año 2020 tuvimos un incremento en la recepción de manuscritos originales para ser editados en 2021, y que este incremento fue de alrededor del 15%, nos hemos visto en la necesidad de contratar personal freelance con el objeto de acelerar los procesos de lectura de los mencionados manuscritos.
Contratamos a tres lectores externos, luego de estudiar la capacidad de nuestro departamento de Gerencia Editorial para analizar aquellos manuscritos que están en sintonía con nuestra línea de publicaciones.
El cálculo arrojó que estos tres lectores externos serían suficientes para mantener el nivel de respuesta que hasta ahora nos ha caracterizado (alrededor de un mes nos toma proporcionar un pequeño análisis literario de diez obras que justifica la aceptación o el rechazo de las mismas).
Esta es la razón de la solicitud que en días pasados nuestra gerente presentó ante el Comité, pidiendo la liberación de recursos adicionales para hacer frente a estos nuevos gastos.
Atentamente,
Alfonso Reverón
Director editorial adscrito a la Gerencia.
En CDMX, el 14 de marzo de 2021”.
Informe financiero
El informe financiero se hace con el objetivo de llevar el control económico de una compañía o empresa, para que los directivos entiendan en qué se han gastado los recursos y en qué es necesario invertir. Veamos un ejemplo:
“Informe financiero del Grupo La Cosecha, ONG de carácter social para promover el desarrollo en comunidades vulnerables”.
Introducción
El presente informe quiere facilitar el entendimiento de los estados financieros 2020 presentados el 31 de enero 2021.
Objetivos
- Analizar los ingresos obtenidos por la empresa en razón de los aportes efectuados por organizaciones internacionales con el fin de contribuir al desarrollo de las zonas indígenas y rurales del sur de Venezuela.
- Recomendar acciones para mejorar la situación financiera de la empresa.
Análisis
De acuerdo con las cifras obtenidas de los balances económicos de la empresa, los gastos han sido mayores a los aportes. Principalmente por la situación presentada por el Covid-19, ya que se debieron emplear más recursos para llegar a comunidades alejadas.
Por otra parte, se incrementó el número de familias beneficiadas, lo que por un lado es un éxito de la ONG, pero por otro significa un desembolso mayor para poder incluirlas. Ciertamente el objetivo de la empresa (contribuir con el desarrollo de comunidades vulnerables) se ha cumplido a cabalidad, y prueba de ello son los pequeños emprendimientos comerciales de las zonas afectadas, que según los balances se han mantenido equilibrados.
Conclusiones y recomendaciones
Se recomienda ajustar los gastos emanados de rubros no esenciales y dirigirlos a transporte. Asimismo, justificar los costos de todo el proceso para que las organizaciones internacionales comprendan en qué se gasta el dinero. Esto ayudaría a que los montos de los aportes sean mayores”.