Registro patronal: concepto, características, importancia, ejemplo
¿Qué es un registro patronal?
El registro patronal es el proceso a través del cual una persona natural o persona jurídica legal registra ante el ente gubernamental correspondiente la intención que tiene de emplear para trabajar a una o más personas determinadas durante una parte específica del día.
El patrón o empleador es la persona jurídica o natural que en su propio nombre tiene a cargo una compañía, una explotación, un establecimiento o una faena, de cualquier importancia o naturaleza, que emplea trabajadores, cualquiera sea su cantidad.
El representante del patrono es quien, por cuenta y en nombre del mismo, ejecute puestos jerárquicos administrativos o directivos. Los administradores, gerentes, directores, jefes de personal o de relaciones industriales, capitanes de aeronaves o buques, y otras personas con funciones administrativas o de dirección son representantes del patrono.
Si se contrata a alguien, las obligaciones claves del patrón incluyen la retención del impuesto sobre la renta del empleado y calcular la contribución a realizar al seguro social de salud, el cual varía de acuerdo con el salario total.
Características del registro patronal
El registro patronal debe hacerse antes del primer día de pago. Por lo general, puede tomar hasta 5 días obtener el número de referencia del registro patronal; no se puede registrar con más de 2 meses de antelación de comenzar a pagar a las personas.
Se debe hacer el registro patronal incluso si una persona solo se está empleando a sí misma; por ejemplo, como el único director de una sociedad de responsabilidad limitada.
Tipos de patrones o empleadores
Los patrones pueden pertenecer a una de las siguientes categorías: personas o grupos que manejan un negocio, o personas que emplean a trabajadores domésticos.
Se puede clasificar a las empresas por:
- El origen de su patrimonio (públicas o privadas).
- Actividad (comerciales, de servicios o industriales).
- Forma jurídica (cooperativa, sociedad limitada o sociedad anónima).
- Tamaño (grande, mediana o pequeña).
- Propietarios únicos.
- Entes sin fines de lucro y caritativos.
Las personas que emplean a trabajadores del hogar pueden ser:
- Hogares privados.
- Capítulos locales de la universidad.
- Clubes universitarios locales.
- Fraternidades o hermandades.
¿Cuándo se debe hacer el registro patronal?
- Cuando se comience a contratar personal o se vaya a pagar a cualquier empleado, incluyendo a los directores de la compañía.
- Cuando se va a emplear a cualquier persona que haya obtenido una pensión o ya tenga otro trabajo.
- Al cubrir los gastos o brindarle beneficios a los empleados, incluyendo a los directores de la empresa.
- Al utilizar subcontratistas bajo el esquema de la industria de la construcción, o reclamar deducciones tomadas de esos pagos.
Cambios en el registro patronal
El patrono o representante legal de cualquier empresa tiene el deber de inscribirse en el registro patronal. Además, debe comunicar todo cambio relativo a:
- Representantes legales.
- Actividad a la cual se dedican.
- Dirección de la empresa.
- Cambios de salarios.
- Cantidad de empleados.
- Accidentes laborales.
- Declaración de familiares.
Registro del empleado
Toda empresa empleadora debe mantener un registro mensual con los siguientes datos para cada empleado:
- Nombre completo.
- Número de tarjeta de identidad del registro nacional.
- Ocupación o cargo en la organización.
- Detalles de contribución.
- Salarios mensuales.
- Asignaciones.
Aporte patronal
El aporte patronal se refiere al aporte monetario que deben realizar los patronos o empleadores para la seguridad social de los trabajadores.
En el sistema de seguridad social que se financia a través de las contribuciones laborales, esta financiación suele estar combinada de dos partes primordiales.
Por un lado se encuentra el aporte dado por los trabajadores, el cual es deducido de sus respectivos salarios; y por el otro está el aporte patronal, que es el aporte que le corresponde dar al patrono.
Es posible determinar la participación en el financiamiento correspondiente al factor capital y al factor trabajo, según sea la tasa del aporte patronal con respecto a la contribución dada por los trabajadores.
En algunos sistemas de contribución existe el financiamiento de una tercera parte, correspondiente al Estado, el cual se designa como financiamiento presupuestario.
¿Por qué es importante?
Los gobiernos de las diferentes naciones están obligados a proteger el bienestar de los empleados y trabajadores que tienen un empleo formal en el país.
Es por eso que a través de las leyes laborales y de seguridad social, se ordena y se obliga a las empresas y patronos a garantizar que sus empleados contratados estén cubiertos por un servicio de seguridad social viable.
Por lo tanto, si se posee una empresa y se emplean personas para llevar a cabo el negocio, se debe cumplir con la ley y registrar el negocio con el sistema de Seguridad Social del país donde se esté realizando la actividad patronal.
Entre las prestaciones y contingencias cubiertas por la mayoría de los seguros sociales en los diferentes países para los trabajadores se encuentran las siguientes:
- Asistencia médica integral.
- Indemnización diaria por reposos.
- Pensión por vejez.
- Indemnización por pérdida involuntaria del empleo.
- Pensión por incapacidad parcial.
- Pensión por invalidez.
El registro patronal también permite al Estado conocer la tasa de empleo formal del país, tomando como base la población con edad para trabajar, y a partir de las personas empleadas que se encuentran registradas formalmente en el registro patronal de su empleador actual.
Ejemplo
Este ejemplo se tomó con base en el registro patronal que las empresas deben realizar en Venezuela, a través del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), por medio del Sistema de Gestión de Empresas, llamado TIUNA.
La forma de inscribir a una empresa en el seguro social venezolano es a través del enlace: http://registro.ivss.gob.ve:28085/RegistroSolicitudTiuna/home.htm
Información del registro
Antes de comenzar el registro en línea, se debe conocer o tener disponible la siguiente información:
- Tipo de entidad legal (corporación, propietario único, LLC, etc.).
- Nombre de la entidad legal tal como fue registrada en el registro mercantil.
- Nombre comercial, si es diferente al nombre legal.
- Dirección física del negocio.
- Dirección postal (si es diferente de la dirección física).
- Actividad comercial principal realizada por la organización.
Toda empresa que haya empleado como mínimo un trabajador deberá afiliarse al Instituto Venezolano del Seguro Social, ya sea a través del representante legal o por medio de una persona debidamente autorizada.
Se debe tener actualizado mensualmente el formato 13-12, que es el Registro Patronal del Asegurado. Este formato es el siguiente:
A continuación se muestra el instructivo para ser llenado:
