Instructivo: qué es, características, partes, tipos, ejemplos
¿Qué es un instructivo?
Un instructivo es una herramienta que describe de manera ordenada y clara los pasos a seguir para realizar una determinada acción o tarea. En otras palabras, los instructivos son guías que sirven para que una persona logre cumplir correctamente un objetivo determinado.
Ejemplos de instructivos son indicaciones para lavarse las manos correctamente, usar la mascarilla en tiempos de coronavirus, hacer funcionar un equipo electrónico, realizar evaluaciones, elaborar mapas, realizar pruebas diagnósticas en los laboratorios, seguir instrucciones médicas, entre otros fines.
Además, dependiendo de los objetivos para los cuales fueron creados y como serán utilizados, los instructivos pueden tomar diferentes formas, como folletos, manuales o carteles.
Características de los instructivos
Existe una gran variedad de tipos y formas para los instructivos; pueden ser tan simples como una receta de cocina o tan complejos como los grandes manuales de mantenimiento. No obstante, todos presentan ciertas características en común, las cuales facilitan su manejo por parte del usuario:
Tienen un propósito u objetivo
Los instructivos son diseñados para conseguir un fin, el cual constituye su propósito u objetivo principal. Definir este objetivo y detallar los pasos para conseguirlo es determinante para el éxito del instructivo.
Siguen un orden
En los instructivos los pasos para cumplir el objetivo principal siguen un orden estricto. Este orden −en la mayoría de ellos− se enumera.
Utiliza un lenguaje sencillo
La utilización de un lenguaje sencillo favorece la comprensión de cada una de los pasos que se describen en el instructivo; además, en el caso de utilizar alguna palabra técnica se incluye una definición clara y sencilla del término utilizado.
Son explicativos
Los instructivos explican cuáles son las funciones de los productos, de los equipos o sus partes.
Presentan la lista de elementos necesarios o de elementos suministrados
En algunos instructivos, como por ejemplo en las recetas de cocina o en los juegos donde se enseña la elaboración de figuras de papel, se incluye una lista de los materiales que son necesarios.
Incluyen gráficos o imágenes
En muchas ocasiones los instructivos utilizan imágenes o gráficos para describir de una forma esquemática los procesos y pasos a seguir. Por ejemplo, en el caso de los instructivos para la instalación de equipos electrónicos, se incluyen imágenes que muestran la localización de los elementos en el equipo.
Utilizan llamadas de alerta
En los instructivos se muestran las consecuencias en caso de que las etapas o pasos se realicen de forma incorrecta o incompleta. Por ejemplo: “advertencia: para reducir el riesgo de descarga eléctrica, no exponga el equipo a la humedad.”
Partes de un instructivo (estructura)
La portada
Muchos instructivos tienen una portada con la imagen de lo que se quiere conseguir o construir.
La introducción o indicaciones generales
En la introducción se realiza una pequeña exposición del objetivo que se persigue. Un ejemplo podría ser: “este instructivo se ha preparado con el fin de que usted logre, según su preferencia, ajustar la imagen de su televisor.”
En el caso de una receta de cocina, el instructivo comienza listando los ingredientes necesarios para elaborar el plato.
En la introducción, los instructivos también pueden incluir algunas observaciones generales de importancia. Podría indicarse, por ejemplo: “lea atentamente este instructivo antes de utilizar el electrodoméstico y registre el número de modelo y de serie en el aparato.”
En esta sección también se pueden incluir las medidas de seguridad más importantes y el índice.
En algunos casos la introducción tiene indicaciones generales que se dan con ilustraciones.
Cuerpo del instructivo
El cuerpo está constituido por las distintas etapas que hay que cumplir para conseguir el objetivo principal del instructivo.
De esta forma, puede ser una lista simple y ordenada de actividades o una serie de pautas ordenadas que a su vez se dividen en otras. El cuerpo del instructivo también puede incluir argumentos, consejos y condiciones para lograr los objetivos.
Materiales necesarios o requerimientos técnicos
Cuando se trata de un instructivo para fabricar o hacer un producto, bien sea a nivel doméstico o industrial, este debe señalar cuáles son los materiales o ingredientes necesarios para la elaboración de dicho producto.
En cuanto a los requerimientos técnicos, algunos tipos de instructivos mencionan la necesidad de ciertas condiciones para que el equipo pueda funcionar.
Por ejemplo, los electrodomésticos (licuadoras, microondas, etc.) y en general, todos los aparatos eléctricos, indican el tipo de corriente con el que trabajan, así como el voltaje (110V o 220V).
Normas o recomendaciones de uso
Los instructivos de juegos indican lo que está permitido y lo que no y cómo se penaliza. En el caso de los manuales de uso de equipos electrónicos, suelen incluirse recomendaciones para que el dispositivo no sufra algún daño por una manipulación inadecuada o exposición a condiciones no apropiadas.
Advertencias
En las advertencias se indica lo que no se debe hacer.
Mantenimiento
En esta sección se incluyen los procedimientos para mantener al sistema o el producto funcionando correctamente.
Errores
Esta sección debe atender a cualquier mensaje de error que podría aparecer en el sistema o cualquier posible mal funcionamiento del equipo.
¿Para qué sirve un instructivo?
Los instructivos tienen distintas funciones:
Para realizar un proceso
La estructura y orden de un instructivo permite que se logre con éxito la ejecución de un proceso.
Por ejemplo: el usuario, al seguir los pasos indicados en un instructivo o manual, logra armar o instalar de forma correcta un equipo. De igual forma, puede preparar alimentos o armar juegos.
Para prevenir daños y peligros probables
Los instructivos logran prevenir daños y peligros mediante instrucciones de seguridad, las cuales se dividen en dos tipos: “advertencia” y “precaución”.
Las advertencias se realizan para evitar que ocurran accidentes serios. Un ejemplo de advertencia sería: “no ponga sus manos en la parte inferior del equipo, las partes torneadas debajo de la máquina le pueden causar daño.”
Mientras que, las precauciones se incluyen para evitar el daño del equipo o que ocurra algún accidente menos importante. Por ejemplo: “no trate de desarmar usted el equipo, solo debe hacerlo un técnico calificado.”
Para ordenar los pasos o actividades
Mediante los instructivos, el individuo o cualquier entidad (como por ejemplo una empresa o una institución) logran sistematizar todas sus actividades y recursos.
Por ejemplo: los laboratorios clínicos, mediante la utilización de un instructivo, normalizan los pasos a seguir para la realización de una prueba biológica o química determinada. Tal es el caso de los instructivos para realizar un examen de sangre o hematología.
Para disminuir el tiempo empleado en los procesos
Debido a sus características, los instructivos consiguen disminuir el tiempo utilizado para lograr los objetivos. Esto sucede porque facilitan o agilizan los pasos que hay que seguir.
Por ejemplo: mediante un instructivo, una empresa logra que los empleados conozcan los procesos rápidamente; esto ahorra considerablemente el tiempo invertido en su formación.
Tipos de instructivos
Los instructivos se clasifican dependiendo del tipo de actividad o acción para lo cual son diseñados:
Instructivos de direcciones
Son aquellos que muestran los pasos para llegar a un lugar o zona determinada. Estas instrucciones son muy específicas e incluyen los nombres de las avenidas y calles. Además, estos instructivos incluyen mapas o diagramas que permiten entender mejor las direcciones.
Instructivo o manual de procedimiento
Los manuales de procedimiento suministran la información necesaria para instalar o utilizar un determinado producto. Por estos motivos, son muy utilizados en la instalación de equipos electrónicos, además, la mayoría de estos manuales están escritos en varios idiomas.
Instructivos de reglamentos
Muestran de una forma ordenada las normas o reglamentos a seguir en una determinada situación o en una institución, como por ejemplo en una escuela.
Instructivos de reglas para los juegos
Son aquellos que muestran las reglas y pasos necesarios para jugar un determinado juego. En estos instructivos, la forma en que son escritos y las imágenes utilizadas dependen de la población a la cual son dirigidos (adultos o niños).
Instructivos clínicos
Son aquellos que dan las pautas, de una forma ordenada y esquemática, sobre cómo realizar un proceso en el área clínica. Por ejemplo: cómo llenar la historia clínica de un paciente o como tomar las distintas muestras para los análisis en los laboratorios.
Ejemplos de instructivos
Ejemplo de un manual de procedimiento
Ejemplo de un instructivo clínico
Ejemplo de un instructivo para hacer un barco de papel
